Od strony formalnej zamawiający może całą specyfikację warunków zamówienia, czy też zaproszenie do składania ofert, sformułować w sposób sprowadzający się do zdania: „chcielibyśmy kupić sobie system klasy ERP, złóżcie nam oferty, a potem się zobaczy”. Oczywiście jest to pewna skrajność, ale wbrew pozorom, wcale nie taka absurdalna. Zdarzają się na rynku zapytania, które w rzeczywistości nie niosą ze sobą wiele więcej informacji dla wykonawców. W większości przypadków, tego rodzaju „przetargi” oznaczają jednak zupełnie niepotrzebną, ale za to dużą stratę czasu.

Jak wiadomo, biznesowy sens dobrze przeprowadzonego przetargu polega na tym, że ma on zapewnić konkurencję na swoistym „mikrorynku” jednego zamówienia, czyli ma zmusić wykonawców do bezpośredniej walki ceną i innymi warunkami przy danej transakcji. Zdarzają się też inne motywacje, takie jak np. wola zapewnienia przejrzystości i konkurencyjności przy wydawaniu środków przez dany podmiot, ale to już zupełnie odrębny temat. Skoro więc zasadniczym celem przetargu jest optymalizacja ceny i innych warunków zakupu, to jest w interesie zamawiającego, by jego oczekiwania były bardzo dokładnie sprecyzowane i opisane już na etapie formułowania zaproszenia do składania ofert. Im dokładniejsze i bardziej przemyślane będzie zaproszenie (zwane zwyczajowo „SIWZ” lub „RFP”), tym większa jest pewność, że wykonawcy realnie będą kalkulować cenę oferty i odpowiedzialnie decydować o tym, czy są w stanie wykonać system zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego. Im dokładniej zamawiający opisze swoje wymagania ściśle prawne, jak np. model wdrożenia i zakres odpowiedzialności wykonawcy, tym krócej będą trwały negocjacje z wykonawcami.

Wartą polecenia praktyką jest załączanie do RFP wzoru umowy, która zawarta zostanie ze zwycięzcą przetargu. Oczywiście, wymaga to większego nakładu pracy i odpowiedzialnego podejścia do tematu. Jeżeli, przykładowo, zostanie załączony wzór umowy wdrożeniowej z karami umownymi za opóźnienie w wysokości 5% wartości zamówienia dziennie, bez górnego limitu, to albo nikt nie złoży oferty, albo nikt nie potraktuje poważnie wzoru umowy. Stawianie warunków nadmiarowych nigdy się nie opłaci – albo pociągnie za sobą kosztowne przedłużenie przetargu i negocjacji umowy, albo spowoduje niepotrzebne podniesienie ceny spowodowane koniecznością amortyzacji nieuzasadnionego ryzyka. Kluczem do sukcesu jest więc takie sformułowanie warunków RFP, w tym także wzoru umowy, by były one korzystne dla zamawiającego, ale praktycznie wykonalne.

Dowolnie ale konsekwentnie

Na zakończenie ważna uwaga - trzeba pamiętać o tym, że organizator przetargu „prywatnego” może wprawdzie jego warunki ukształtować niemal dowolnie, ale od chwili sformułowania tych warunków, zarówno zamawiający, jak i oferenci, są nimi związani. Warto więc zainwestować trochę czasu i pieniędzy w przygotowanie warunków przetargu tak, by były one korzystne dla zamawiającego, ale też zgodne z rynkowymi standardami i na tyle elastyczne, by umożliwiały uwzględnienie zmieniających się okoliczności zewnętrznych.

***Marcin Maruta jest wspólnikiem kancelarii radców prawnych Kuczek-Maruta.