Wiele urzędów nie może zdecydować się na pełne zastąpienie obiegu papierowego obiegiem elektronicznym. Jakie są tego przyczyny?

Z reguły strach przed kontrolerami. Brak odwagi i zdecydowania w działaniu. Kontrolerzy zawsze domagają się papieru.

Jeżeli wprowadza się system elektroniczny, powinno się bardzo szybko zlikwidować obieg papierowy. Inaczej może się pojawić ( i pojawi się!) niespójność informacji. Jeżeli wprowadza się dokumenty jednocześnie do systemu komputerowego i segregatorów, to nie ma możliwości zapewnienia pełnej zgodności danych w obu miejscach. W którymś momencie musi nastąpić rozbieżność między zawartością obu systemów. Koń nie może biec tak szybko jak samochód. W papierowej wersji nie jesteśmy w stanie wyszukiwać potrzebnych dokumentów z taką szybkością jak w wersji elektronicznej. Nigdy też nie mamy pewności, że znaleźliśmy wszystko, co potrzeba. Nie mówiąc o czytelności i aktualności wersji. Poza tym funkcjonowanie równolegle dwóch systemów zwiększa koszty i zniechęca urzędników, bo muszą robić dwa razy te same rzeczy. Jest to podwójnie bezsensowne. Na razie urzędnicy nie mają jeszcze odwagi, by zlikwidować obieg papierowy i zastąpić go wyłącznie elektronicznym. Przepisy już na to pozwalają.

Skąd się biorą opory przed korzystaniem z technik komputerowych? Dlaczego nie wszyscy się na nie decydują? Czy nie wszyscy dostrzegają w ich wprowadzeniu korzyści dla siebie?

To jest trudno zrozumieć. Korzyści są ewidentne. Komputery są dzisiaj tymi narzędziami, które pozwalają nam zachować człowieczeństwo. Odciążają nas od prostych, rutynowych czynności. Człowiek powinien ustanawiać reguły, pracować ma maszynach. My mamy być ludźmi, a nie trybami w wielkiej maszynerii. Człowiek nie powinien być biologicznym transporterem kartek z biurka na biurko. Komputery są niewolnikami XXI wieku, dają ludziom szansę zajęcia się bardziej ambitnymi rzeczami niż przeliczanie wskaźników w tabelach. Ale dają szansę tylko tym, którzy chcą zrozumieć sens ich działania i chcą się uczyć korzystania z osiągnięć techniki. To narzędzia dla inteligentnych.

W naszym urzędzie komputery są stacjami roboczymi, terminalami sieci lokalnych, wzbogaconymi w pakiety biurowe i programy komunikacyjne. Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania swojego stanowiska do własnych potrzeb, by w maksymalnym stopniu wykorzystać posiadane oprogramowanie. Na przykład rejestracja podmiotów gospodarczych, prowadzona dawniej w formie papierowej, obecnie odbywa się komputerowo. W każdej chwili można uzyskać informację, ile firm i jakiego rodzaju (budowlane, handlowe, usługowe, transportowe itd.) jest zarejestrowanych, ile się wyrejestrowało, jaka jest tendencja itp. Urzędnik dokonuje rejestracji, statystykami i prezentacją graficzną zajmuje się komputer. To samo z ustalaniem podatku od nieruchomości - urzędnik wprowadza kryteria wymiaru, system zlicza i szereguje wyniki w zadanej kolejności.

Narzędzi informatycznych trzeba używać głównie do wydobywania danych. Namawiam wszystkich, by mniej korzystali z Worda, a więcej z Excela, z możliwości, jakie dają tabele przestawne, filtry, funkcje wyszukiwania itp. udogodnienia. Bardzo prosta sprawa, a diametralnie zmienia sposób korzystania z komputerów. Staram się także przyzwyczaić wszystkich do elektronicznej formy komunikacji, elektronicznej formy wymiany danych. Każdy ma skrzynkę pocztową, jest intranet. Do mnie nie ma prawa trafić żaden papier. Bronię się przed nim.