Zobaczyć koszty

Zintegrowany system informatyczny jest potrzebny STAKO po to, aby dynamikę średniej firmy z dobrym pomysłem na biznes połączyć z gruntowną wiedzą biznesową, która będzie stabilizowała dotychczasowe osiągnięcia. Wybrano Baan, ponieważ ma wiele dobrych referencji w branży metalowej, a ponadto dyrektor Jacek Staniuk widział jego zastosowanie w konkretnych fabrykach, które odwiedzał jako konsultant i audytor. "Bardzo mi się podobały raporty, które można było uzyskać dzięki temu systemowi" - mówi.

Firma chce dokładnie wiedzieć, jakie ma koszty na poszczególnych produktach, rynkach, klientach. Chce znać swoją pozycję na rynku. Z tą wiedzą będzie mogła podejmować odpowiednie działania, mogące zapewnić jej bezpieczną odległość od konkurentów i zyski wystarczające do rozwoju. Trzeba też pamiętać o tym, że firma szybko rośnie i rozwój trzeba sfinansować.

"Dla mnie, jako dyrektora finansowego, możliwość uzyskania praktycznie od ręki różnych wskaźników finansowych i analiz jest wprost bezcenna. Gdy rozmawiam z bankami, to nie mogę im powiedzieć, że przyjdę za trzy dni. Muszę dać im od razu żądane raporty, wtedy coś załatwię" - twierdzi Jacek Staniuk. On również ubolewa, że mniejsze systemy, choć są wystarczające do prowadzenia nawet rozbudowanej księgowości, nie mają łatwo dostępnej i przejrzystej analityki. Do sporządzenia raportów potrzeba pomocy specjalisty informatyka i finansisty jednocześnie. A dla menedżerów do zaakceptowania są tylko takie programy, które mogą oni samodzielnie obsługiwać, samodzielnie sporządzać odpowiednie analizy, otrzymywać dane i obliczać wskaźniki. Kontroling Baana wdrożono w pełnym zakresie, natomiast księgowość jest obsługiwana równolegle przez stary i nowy system. Trochę ze względów bezpieczeństwa, trochę z braku konieczności zmiany tej części obsługi informatycznej.

W STAKO brakowało dobrych narzędzi do planowania. "Większość produktów, które schodzą z linii produkcyjnych, od razu jest wysyłana do klientów" - mówi Piotr Stypa. A zatem produkuje się głównie ilości zamówione. Dopóki firma była mniejsza, można tym było sterować ręcznie. Ale biznes rośnie szybko. "W pewnym momencie uświadomiliśmy sobie, że potrzebujemy narzędzia, które pozwoli nam zapanować na tym procesem. Stwierdziliśmy, że trzeba je kupić, zanim pojawią się kłopoty, kiedy jeszcze wszystko przebiega płynnie. System informatyczny nie jest bowiem lekarstwem na kłopoty. Jego zadaniem jest zapobieganie im" - wspomina Piotr Stypa. System informatyczny usprawnia przepływy materiałowe, planowanie i kontrolę zdolności produkcyjnych. Dzięki temu, że kontroluje obciążenia, wiadomo dokładnie, ile jeszcze można przyjąć zamówień. "Ważne, aby klienta od razu, gdy telefonuje, poinformować o stanie realizacji jego zamówień albo o możliwości przyjęcia nowych. Jeśli musiałby ponownie zadzwonić w tej sprawie, bardzo możliwe, że nie zobaczylibyśmy go więcej" - zauważa dyrektor Jacek Staniuk.

W firmie usprawnianie procesów produkcyjnych i logistycznych jest ważne nie tylko ze względu na konieczność kontroli kosztów i odpowiedniej obsługi klientów, ale również z powodu certyfikatów jakościowych na pojemniki. "Oznacza to, że każdy pojemnik ma numer ewidencyjny, a dane o tym, kto, kiedy i z jakich składników go wyprodukował, są archiwizowane. Po 10 latach można odtworzyć historię każdego produktu" - mówi Jacek Wytrążek z Singular Software. Wymagania jakościowe są bardzo surowe. Produkt musi być niezawodny i powtarzalny. Obecnie firma pracuje nad systemem jakości ISO 9001. Poprzednie wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania bardzo ułatwiło tę pracę.

Lepsza organizacja

Piotr Stypa uważa, że nowoczesne technologie w organizacji tworzą jej przewagę konkurencyjną. Wybrano więc system zintegrowany. "Chcemy, aby jakikolwiek ruch w dowolnej części przedsiębiorstwa był od razu widoczny we wszystkich pozostałych. Tylko wtedy można mieć prawdziwy obraz firmy w każdej chwili" - podkreśla Jacek Staniuk. Piotr Stypa natomiast zwraca uwagę na nowe możliwości, np. składania zamówień przez witrynę internetową czy poprzez odległe, ale przyłączone do sieci online, oddziały: "To ma sens tylko wtedy, gdy od razu trafiają one do systemu produkcyjnego. Wszystko musi się dziać w jednym systemie informacyjnym przedsiębiorstwa. Inaczej to są tylko zabawki, które nie tworzą żadnej przewagi konkurencyjnej". W rozumieniu średnich, dynamicznie rozwijających się firm, fakt ujęcia całej działalności firmy w jednym systemie jest zmianą jakościową w biznesie. To nie jest jedynie ewidencjonowanie zdarzeń, lecz wspieranie działań i decyzji.

"Na razie nie wykorzystujemy do końca wszystkich możliwości Baana, lecz intensywnie optymalizujemy system" - twierdzi Piotr Stypa. Jego zdaniem, załoga wspaniale przyjęła i zaadaptowała nowe rozwiązania, mimo że dla niektórych oznaczały one konieczność przyuczenia się, dla innych - większą dyscyplinę i odpowiedzialność. "W naszej firmie dyskusje są krótkie. Wiadomo że wszystko jest podporządkowane interesom firmy. Jest ona największą wartością. Udało nam się stworzyć zespół pozbawiony elementów niezdrowej rywalizacji i dlatego odnieśliśmy sukces" - podsumowuje Jacek Staniuk.