Narzędzia do masowych wysyłek e-maili

E-mail marketing stał się istotnym elementem marketingu usług i produktów firm. Od dostarczenia setek, tysięcy czy nawet milionów e-maili reklamowych zależą dziś obroty wielu firm. I to nie tylko tych, które określamy mianem spamerów.

Wbrew pozorom dobre narzędzie do wysyłki masowej korespondencji e-mailowej nie jest rozwiązaniem ani kosztownym, ani wymagającym ogromnych nakładów finansowych. Rynkowa oferta oprócz narzędzi dostępnych w modelu SaaS obejmuje także kilka ciekawych narzędzi do instalacji na serwerze lub nawet stacji roboczej. Wśród nich spotkamy zarówno narzędzia płatne, jak i dostępne bezpłatnie w modelu open source.

Elementy rozwiązania

Podstawowym elementem systemu e-mailingowego jest odpowiednio skonfigurowany serwer lub grupa serwerów. System e-mailingowy oprócz samej wysyłki e-maili pełni także funkcje edycji list wysyłkowych oraz prostej edycji wiadomości. Interfejs do takiego narzędzia może być webowy albo może to być aplikacja stand-alone instalowana na stacji roboczej. Ze względu na łatwiejszą dostępność i możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników rozwiązanie webowe jest obecnie przeważającym.

Schemat systemu e-mailingowego

Schemat systemu e-mailingowego

Bardzo istotnym elementem systemu jest narzędzie do importu adresów do list wysyłkowych. Powinno ono zawierać mechanizmy deduplikacji adresów oraz sprawdzania ich poprawności. Import powinien być możliwy zarówno z plików CSV, jak i poprzez przeklejenie adresów do okna przeglądarki.

Dobre narzędzia posiadają także możliwości łączenia ze sobą list wysyłkowych i pozwalają na obsługę i uwzględnianie w zawartości list adresów "odbitych". To takie adresy, które przy wysyłce odsyłają do serwera SMTP informację o niedostępności skrzynki pocztowej lub jej przepełnieniu. Odbicia dzielimy na hard (twarde) oraz miękkie (soft). Odpowiednio konfigurując dopuszczalną liczbę odbić, możemy zarządzać polityką oczyszczania list wysyłkowych, a więc i ich aktualnością.

Rodzaje kampanii

Po stworzeniu odpowiedniej listy i zasileniu jej danymi wysyłkowymi należy zdecydować o rodzaju wysyłki kampanii, którą chcemy przeprowadzić. Oprócz prostej kampanii jednorazowej możemy zdefiniować kampanię powtarzalną o zadanym okresie powtórzeń albo kampanię wyzwalaną datą. Do bardzo skutecznych należą także tzw. autorespondery - mechanizmy pozwalające na wysyłkę zaprogramowanych wiadomości do użytkownika w zadanych okresach - od jego zapisania się na listę. Dość rzadko spotkamy narzędzia pozwalające na start wysyłki po wystąpieniu określonego zdarzenia - np. po uaktualnieniu kanału RSS.

Z punktu widzenia testowania wiadomości i jej tematu bardzo przydatną funkcją może okazać się mechanizm Split testing. Załóżmy że mamy listę wysyłkową składającą się z 50 000 adresów i chcemy przetestować skuteczność dwóch różnych wiadomości najpierw na grupach liczących po tysiąc adresów. Mechanizm split test wysyła więc początkowo po tysiąc sztuk obu wersji i czeka określony czas na pierwsze statystyki kliknięć i otwarć. Na ich podstawie po zadanym czasie - np. po 24 godzinach sam wybiera lepszą wersję i wysyła pozostałe 48 000 e-maili z zawartością, która zwyciężyła w teście. Mechanizm może też tę decyzje pozostawić do wglądu i akceptacji opertatora kampanii.