Jak widać, opis wymagań do systemu daje się zapisać w trzech kategoriach:

Informacje wychodzące z systemu potrzebne użytkownikowi

Źródła informacji

Sposób transformacji źródeł na informacje wychodzące

Wygodnym sposobem zapisu takich wymagań jest diagram przepływu danych (data flow). Określa on podmioty zewnętrzne (odbiorców i dostawców informacji), miejsca przechowywania danych oraz strumienie informacji między nimi. (Uwaga, nie interesują nas przepływy informacji między podmiotami zewnętrznymi odbywające się poza naszym systemem.) Diagram pozwala w wygodny sposób przedstawić nasze wyobrażenie o systemie, jest to swego rodzaju pomost między światem człowieka a światem komputera. Pomost taki daje się przerzucić tylko wtedy, gdy można zalgorytmizować metodę przetwarzania informacji. Wtedy cały proces przetwarzania informacji między dostawcami a odbiorcami można zautomatyzować za pomocą komputera.

Czasami nie można tego zrobić. Prawnicy twierdzą np. że nie da się zalgorytmizować prawa - stąd prawo precedensowe w krajach anglosaskich i różne wykładnie paragrafów u nas. W takich przypadkach niektóre ogniwa w diagramie przepływu danych muszą bazować na umyśle ludzkim. Człowiek jako ogniwo pośredniczące na podstawie docierających do niego z systemu informacji zwraca do systemu inną tworzoną informację tak naprawdę tylko w jemu wiadomy sposób. Można wówczas mówić o ogólniejszym niż data flow sposobie przepływu informacji, o tzw. przepływie pracy (work flow). W istocie jeżeli damy grupie osób pewne zadanie i pozostawimy ją samą sobie, to stworzy ona spontanicznie swego rodzaju work flow, którą to zdolność zawdzięczamy długiej i trudnej ewolucji naszego gatunku. Każdy z członków grupy, starając się racjonalizować swoje działanie, wyrobi sobie ścieżki kontaktowe z innymi, będzie wiedział w jakiej sprawie i do kogo zwracać się po informacje. Przypominać to może ścieżki wydeptane na nowym osiedlu, gdzie zapomniano o chodnikach. Muszę przyznać, że spotykałem się ze zwolennikami takiego rozwiązania komunikacji pieszej na osiedlu, nie spotkałem natomiast nikogo, kto proponowałby to w odniesieniu do dróg kołowych. Spontaniczna organizacja wystarcza przy prostych zadaniach, gdzie prędkość komunikacji jest niewielka (taka jak przy poruszaniu się pieszo), nie zdaje natomiast egzaminu, kiedy ważna jest prędkość i unikanie kolizji. Zależy nam wówczas na racjonalizacji działań całej organizacji w odróżnieniu od racjonalizacji działań jednostek, co jest podstawą organizacji spontanicznej. Właśnie tam wkracza inżynieria, drogi powstają wg precyzyjnych założeń, poparte są szczegółowymi projektami, a następnie przy wykorzystaniu możliwości technicznych zbudowane solidniej niż wydeptane ścieżki - umożliwiają znacznie większe nasilenie ruchu.

Nie widać przeszkód, aby taką analogię przenieść do systemów komunikacji informacyjnej, tam gdzie organizacja spontaniczna przestaje wystarczać. Można tu dostrzec jednak typową pułapkę, w którą często wpadają zamawiający i projektanci systemów informatycznych. Zdarza się, że wykształcił się spontaniczny work flow, ale po okresie wzrostu (wzrostu zadań) organizacji widać, że zaczyna się on zatykać - gońcy biegający po wydeptanych ścieżkach dostają zadyszki, w firmie nikt już nie wie, co się dzieje. Zapada decyzja, aby wesprzeć ich pracę techniką. Nikt nie miałby wątpliwości, że nie wystarczy wyposażyć gońców w samochody i "puścić" ich po wydeptanych ścieżkach. Jeżeli zdecydujemy się dodatkowo na budowę asfaltowych dróg, to na pewno nie poprowadzimy też ich według sieci ścieżek, raczej cały układ sieci drogowej jeszcze raz przemyślimy i zaprojektujemy od początku, mając na uwadze, gdzie będzie największe natężenie ruchu. W odniesieniu do systemów informatycznych bardzo często próbujemy jednak ścieżki pokryć asfaltem i na nie skierować ciężarówki, oprzeć work flow systemu informatycznego na powstałych spontanicznie ścieżkach komunikacyjnych. Efekty można łatwo przewidzieć - wydolność całej organizacji, mimo sporych nakładów, nie wzrasta. Krytycznym elementem stają się konflikty między sprzecznymi strumieniami informacji - kolizje i ogólny szum informacyjny - odpowiednik korków ulicznych.