Najlepsze i najgorsze praktyki wdrożeń BI

Oprogramowanie klasy Business Intelligence ułatwia organizacjom uzyskanie dostępu do informacji umożliwiających podejmowanie świadomych decyzji biznesowych, a w konsekwencji osiąganie zamierzonych celów. Jednak, tak jak z każdą technologią, wdrożenie, rozwój i praktyki użytkowników odgrywają decydującą rolę w osiągnięciu sukcesu projektu BI lub zaliczeniu porażki.

Firmy wiedzą, jakie korzyści mogą płynąć z systemów BI. Żeby je osiągnąć, trzeba jednak stosować procesy i narzędzia, które umożliwią dostęp do danych i ich analizę w odpowiedni i najbardziej efektywny sposób. Dlatego większość organizacji wciąż zmaga się z osiągnięciem zamierzonych korzyści z inwestycji w BI. Użytkownicy biznesowi często narzekają na ograniczone możliwości dostępu do danych, które są im potrzebne do podejmowania decyzji. Przykłady takich sytuacji, to brak wystarczającej ilości danych czy ich niedostępność, nadmierne lub błędne dane czy zbyt długi czas oczekiwania na otrzymanie raportu. Często występuje również problem niedostosowania funkcji i narzędzi BI do zadań, które stoją przed pracownikami.

Wiele czynników powoduje, że lista skarg użytkowników biznesowych jest tak długa. Prowadzą one do tego, że wiele osób tworzy własne środowiska analityczne, wykorzystując arkusze kalkulacyjne lub tworząc narzędzia do eksploracji danych i ich wizualizacji bez współpracy z działem IT. Brak zarządzania i podporządkowania projektów BI działom biznesowym, zamiast tradycyjnego podejścia informatycznego, a także brak środowiska sprzyjającego współpracy to jedne z głównych powodów.

Zobacz również:

  • Gartner twierdzi, że w 2022 r. wydatki na IT przekroczą 4 bln dolarów
  • Działaj inteligentnie dzięki narzędziom BI
  • Microsoft prezentuje Viva Sales - inteligentny dodatek do CRM

Metodologie, narzędzia i procesy mogą pomóc w przeprowadzeniu projektu BI z sukcesem, lecz same z siebie nie decydują o powodzeniu bądź porażce. Decydującą rolę odgrywa stosowanie dobrych praktyk. Śledząc doniesienia z ostatnich kilku lat o udanych i zakończonych niepowodzeniem wdrożeniach oprogramowania, powszechnie przewija się kilka wątków, które można określić mianem najlepszych i najgorszych praktyk. Te najgorsze praktyki ustawiają firmy na prostej drodze w kierunku zakończenia projektu porażką. Z reguły złe praktyki są efektem chęci wdrożenia najnowszych technologii pod wpływem zainteresowanie, jakie wywołują one na rynku, bez uwzględnienia praktycznej wiedzy i doświadczenia. Okazuje się, że błędy przytrafiają się nawet najlepszym. Dlatego warto przyjrzeć się zestawieniu takich pomyłek, jak również najlepszym praktykom. To zwiększy prawdopodobieństwo zakończenia projektu sukcesem.

Najgorsza praktyka nr 1

Często powtarzanym błędem jest przyjęcie założenia, że przeciętny pracownik biurowy dysponuje wiedzą i czasem potrzebnymi do korzystania z aplikacji analitycznych. Takie narzędzia, jak projektowanie raportów, zapytania ad hoc czy mechanizmy OLAP przynoszą wartościowe korzyści i odgrywają decydującą rolę w kształtowaniu ogólnej strategii BI. Jednakże nie są tym, czego potrzebują użytkownicy biznesowi. Ci potrzebują łatwego dostępu do informacji, które pomogą w podejmowaniu decyzji. Wprawdzie narzędzia BI dają możliwość docierania do nowych informacji, ale jednocześnie są zbyt skomplikowane, a ich nauka zbyt czasochłonna dla przeciętnego użytkownika biznesowego.

Często pierwszą i mającą najbardziej szkodliwe skutki pomyłką organizacji jest pominięcie użytkowników biznesowych przy tworzeniu zespołu mającego oceniać oferowane rozwiązania BI. Jeśli biznes zostanie wykluczony z procesu wyboru oprogramowania, jego potrzeby dotyczące prostoty i łatwości obsługi zapewne zostaną kompletnie pominięte.

W niektórych przypadkach zarząd i kierownictwo mają na tyle umiejętności technicznych, aby używać narzędzi BI. Jednak najczęściej nie mają czasu, aby z nich korzystać i eksplorować hurtownię danych w celu wyszukiwania potrzebnych informacji. Większość osób potrzebuje szybszego i łatwiejszego sposobu docierania do informacji niż te oferowane przez narzędzia BI.

Najgorsza praktyka nr 2

Następny problem to używanie Excela z pakietu Microsoft Office jako podstawowego narzędzia BI. Ta aplikacja ma wiele funkcji przydatnych dla użytkowników biznesowych, ale zupełnie nie sprawdza się w zakresie utrzymania jakości i spójności informacji. Jest to szczególnie niepożądane w branżach silnie regulowanych prawnie, które muszą zachować zgodność z obowiązującymi przepisami.

Twórcy Excela nigdy nie zamierzali uczynić z niego narzędzia BI. Wina nie leży więc po stronie Excela, ale użytkowników, którzy chcą korzystać z niego niezgodnie z przeznaczeniem. Większość danych przetwarzanych w arkuszach trafia do nich w wyniku ręcznych, podatnych na błędy procesów, które nigdy nie powinny być stosowane w BI. W aplikacji analitycznej powinno się przetwarzać dane pochodzące wyłącznie z zaufanego, solidnego źródła.

Z Excelem wiąże się jeszcze jedno unikalne zjawisko. Zdarza się, że pojedynczy użytkownik zaczyna tworzyć w swoim arkuszu kalkulacyjnym zbiór danych, który w pewnym momencie staje się ważnym źródłem informacji w firmie. Jest to nieuporządkowana i niezabezpieczona składnica zarządzana przez użytkownika, który raczej nie ma w zwyczaju tworzenia kopi zapasowych, a w każdej chwili może rozstać się z pracodawcą.

Najgorsza praktyka nr 3

Błędnym podejście jest założenie, że hurtowania danych rozwiązuje wszystkie kwestie związane z dostępem do danych. To zagadnienie jest skomplikowane. Hurtowania danych o bardzo ważna część technologii informacyjnych, w szczególności istotny komponent wielu systemów analitycznych. Dlatego źródło problemu nie tkwi w samej hurtowni danych. Złe praktyki polegają na tym, że hurtowania danych jest, po pierwsze, postrzegana jako rozwiązanie wszystkich problemów związanych z danymi. Po drugie, firmy oczekują, że po wdrożeniu hurtowni danych sam ten fakt zachęci użytkowników do analizowania informacji.

W praktyce nie każda aplikacja BI wymaga działającej hurtowni danych. Wiele z nich funkcjonuje lepiej dzięki wykorzystaniu technologii integracyjnych i portalowych, które umożliwiają przechowywanie danych tam, gdzie są aktualnie potrzebne.

Najgorsza praktyka nr 4

Poważnym błędem jest dokonanie wyboru narzędzi BI bez wcześniejszego zdefiniowania potrzeb biznesowych. Bez konkretnego przeznaczenie oprogramowanie BI będzie miało niewielki wpływ na biznes. Punktem wyjściowym do wdrożenia systemu BI powinien być moment, kiedy firma zidentyfikuje projekt mogący rozwiązać konkretny problem poprzez dostęp do informacji we właściwym czasie i kontekście. “Rozwiązanie problemu” oznacza, że informacje umożliwią przyspieszenie przebiegu procesu, usunięcie wąskich gardeł, redukcję kosztów, a nawet wskażą nowe źródło przychodów. Jeśli zostaną zidentyfikowane takie wymagania dotyczące informacji i posłużą jako pretekst do wdrożenia BI, to projekt ma znacznie większe szanse zakończyć się z sukcesem.

Najlepsza praktyka nr 1

W procesie wyboru systemu BI powinny brać udział również osoby, które później będą z niego bezpośrednio korzystać. Zaangażowanie użytkowników biznesowych da pewność, że wybrane rozwiązanie będzie spełniać pokładane w nim oczekiwania. Z punktu widzenia większości użytkowników chodzi o łatwość obsługi programu, żeby użytkownik nie musiał poświęcać zbyt dużo czasu na poszukiwanie potrzebnych funkcji. Oczywiście nie można zapominać o preferencjach osób mających umiejętności techniczne, które wnoszą inne, głębsze spojrzenie na te aplikacje. Dlatego warto ocenić, czy w firmie są analitycy z wiedzą techniczną i zaangażować ich do stworzenia finalnego rozwiązania BI. Wiedzę o wypracowanym rozwiązaniu należy następnie przekazać mniej technicznym pracownikom, aby również mogli z niej korzystać.

Najlepsza praktyka nr 2

Należy działać elastycznie. Nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie BI nie skończy się osiągnięciem zaplanowanych rezultatów, jeśli wybrana metodologia wdrożeniowa nie będzie dostosowana do specyfiki rozwiązań BI. Jednym ze sposobów maksymalizacji szans na sukces projektu jest stosowanie elastycznego podejścia wszędzie tam, gdzie to możliwe. Proszę zwrócić uwagę, że nie chodzi w dosłownym sensie o stosowanie metodologii Agile. Większość ekspertów wyjaśnia, że należy być elastycznym, stosować stopniowe podejście do rozwiązywania większych zagadnień, dzielić wszystkie elementy projektu na najmniejsze możliwe części, pracować w grupie i regularnie robić przegląd osiągniętych rezultatów.

Najlepsza praktyka nr 3

Podstawą jest solidne zarządzanie. W kontekście BI wyróżniamy dwa kluczowe obszary: zarządzanie danymi oraz zarządzanie samym wdrożeniem systemu. Aby wykorzystać dane do poprawy efektywności operacyjnej i uzyskania przewagi nad konkurencją, firmy muszą najpierw zrozumieć, jakie dane mają dostępne z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł. Muszą też ocenić, jakąś wartość przedstawiają te dane dla ulepszania procesów, podejmowania decyzji czy rozwoju nowych produktów i usług. Należy też wiedzieć, jak definiowany jest każdy obiekt danych i jakie wewnętrzne i zewnętrzne reguły są stosowane w procesach pozyskiwania, przechowywania oraz późniejszego przetwarzania tych danych. Zarządzanie wdrożeniem BI obejmuje reguły i procesy odnoszące się do takich obszarów, jak rozwój systemu, dostarczania go do użytkowników oraz korzystanie z niego. Zaliczamy tu również określanie priorytetów wyboru poszczególnych funkcji (niezbędne, przydatne, niepotrzebne, itd.).

Najlepsza praktyka nr 4

Wdrożenie systemu Business Inteligence najlepiej zacząć od określenia potrzeb biznesowych, które uzasadnią podjęcie realizacji takiego projektu. Warto przeanalizować, jakie korzyści może przynieść wprowadzenie do firmy tej klasy oprogramowania. Nie należy natomiast ruszać z projektem, które ma ogólne przeznaczenie.

Najlepsza praktyka nr 5

Ważnym aspektem jest opracowanie metody migracji danych. Należy ustalić, która metoda migracji umożliwia przygotowanie, uporządkowanie danych w akceptowalnym czasie i po rozsądnych kosztach do postaci zrozumiałem dla aplikacji. Te rozważania mogę jednocześnie przynieść odpowiedź, czy warto wdrożyć hurtowanię danych.

Najlepsza praktyka nr 6

Wybór powinien paść na system, który jest łatwy w obsłudze i integruje się z aplikacjami używanymi w danej firmie. Warto przygotować interfejs webowy, który użytkownik może dostosować do swoich potrzeb, mający funkcję regularnego sprawdzania poczty e-mail oraz funkcje eksportu do różnych formatów, np. HTML, Excel czy PDF. To da użytkownikom elastyczność w posługiwaniu się narzędziem.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200