Na wszystkich polach

IT w firmie Synthos pozwala na sprawną realizację strategii biznesowej, pełniąc rolę krwiobiegu informacyjnego między różnymi obszarami działalności.

"Chcemy być blisko biznesu i rozumieć jego potrzeby. Staramy się być pomocnymi ekspertami. Bierzemy na siebie odpowiedzialność za dostarczanie rozwiązań wspierających biznes oraz znajomość nowych technologii".

Marek Niziołek, dyrektor ds. informatyki

Na Grupę Synthos składają się dwa główne zakłady produkcyjne - w Oświęcimiu oraz czeskich Kralupach - oraz szereg spółek wspomagających. Główną rolę w strukturach Grupy Synthos pełni polska spółka. Przewodzi m.in. w planowaniu strategii znesowej i działalności operacyjnej większości pionów biznesowych. Zdecydowana większość decyzji w kontekście podejmowana jest w Polsce, stąd też nadzorowane są projekty po stronie czeskiej.

Bezpośrednim inicjatorem części projektów związanych z optymalizacją kapitału i usprawnieniem zarządzania relacjami z klientami jest zarząd firmy. "W pewnym sensie IT pełni rolę zarządczą - wspiera procesy zarządzania firmą, pomaga odchudzić i przyspieszyć organizację. Moim ideałem i marzeniem jest, aby w ciągu kilku lat wszystkie pola działalności były odzwierciedlone w IT" - mówi Tomasz Kalwat, prezes zarządu firmy Synthos. Według niego, zarząd ogranicza swoją ingerencję w zakres kompetencji IT do wyznaczania celów oraz rozliczania efektów zrealizowanych projektów.

Inicjatywy z zakresu IT są traktowane jak projekty inwestycyjne i prowadzone w reżimie projektowym. Dbając o optymalną strukturę portfela planowanych inwestycji, dział IT działa niczym biuro projektów innowacyjnych w zakresie rozwiązań informatycznych. "IT pełni rolę krwiobiegu informacyjnego. Z pewnością jest to rola usługowa, ale bez niego biznes nie mógłby funkcjonować. Dbamy o koszty, więc wodotrysków raczej unikamy. Chętnie sięgamy jednak po nowe rozwiązania usprawniające biznes" - mówi Zbigniew Lange, wiceprezes ds. finansów w firmie Synthos.

Przede wszystkim biznes

Ostatnie lata to szereg zmian w zakresie IT. Wdrożeniu narzędzi wspierających najważniejsze obszary działalności oraz usług outsourcingu towarzyszyły optymalizacja kompetencji i redukcja zatrudnienia. O ile jednak w strategii rozwoju IT firmy Synthos na lata 2010-2012 zapisano głównie działania mające na celu uporządkowanie i optymalizację funkcjonowania środowiska IT, o tyle plany na kolejne lata obejmują przede wszystkim innowacyjny rozwój w istniejących oraz całkiem nowych obszarach.

"Moim ideałem i marzeniem jest, aby w ciągu kilku lat wszystkie pola działalności firmy były odzwierciedlone w IT".

Tomasz Kalwat, prezes zarządu

Tworzenie portfolio projektów informatycznych odbywa się na zasadzie burzy mózgów prowadzonej wspólnie z liderami poszczególnych pionów biznesowych. Priorytety są definiowane na bazie oczekiwań i potrzeb biznesu. Wykorzystywane są tu m.in. pomysły szeregowych pracowników. Ostateczna lista inicjatyw do realizacji i harmonogram prac jest zatwierdzany przez zarząd spółki. "Zespołowi IT udało się wciągnąć biznes we własne działania. To istotne, ponieważ od zaangażowania biznesu zależy skala późniejszych korzyści z wdrożonych rozwiązań" - mówi Zbigniew Lange. Większość projektów IT wspierających biznes jest realizowana pod wspólnym kierownictwem menedżerów z działów biznesowych i kierowników projektów z IT.

Na poziomie strategicznym działania IT są często wyprzedzające wobec planów biznesowych. Dział IT przypisuje sobie także zadanie uświadamiania biznesu w zakresie potencjału i poziomu kosztów poszczególnych projektów oraz budowania wiedzy na temat nowych technologii potencjalnie użytecznych w biznesie. "Chcemy być blisko biznesu i rozumieć jego motywacje. Staramy się być pomocnymi ekspertami. Bierzemy na siebie odpowiedzialność za dostarczanie rozwiązań wspierających biznes oraz znajomość nowych technologii" - zapewnia Marek Niziołek, dyrektor ds. informatyki w firmie Synthos.

Informacje i oszczędności

Projektem istotnym dla realizacji strategii firmy okazało się wdrożenie systemu klasy ERP. "Wdrożenie systemu IFS Applications bardzo pomogło w centralizacji zarządzania organizacją. Nie bez znaczenia dla powodzenia projektu było bezpośrednie zaangażowanie prezesów firm Synthos i IFS. Bezpośrednie zaangażowanie zarządu oznacza maksymalne skrócenie ścieżki decyzyjnej" - mówi Marek Niziołek. Wśród projektów, które zostały docenione w szczególny sposób, wymienia on również uruchomienie kompleksowego systemu wspierającego zarządzanie magazynem. "Optymalizacja procesu ważenia, magazynowania i wydawania palet kauczuku przyniosła naprawdę wymierne korzyści. Dość powiedzieć, że projekt, który miał okres zwrotu na poziomie trzech lat, w pełni zwrócił się po roku" - tłumaczy Marek Niziołek.

Obecnie realizowane projekty dotyczą przede wszystkim obszaru informacji zarządczej. Dobiega końca wdrożenie systemu raportowania i analiz opartego na platformie Microstrategy. "Podstawą biznesu jest sprzedaż, więc kładziemy duży nacisk na rozwój wspomagania dla tego obszaru. Nadzwyczaj pomocny jest też system BI. Dziś sprawdzenie wpływu planowanych działań na finanse firmy to kwestia kilku godzin, a nie dni" - mówi Tomasz Kalwat. Docelowo z rozwiązania korzystać ma kilkuset użytkowników - przede wszystkim pracowników działów sprzedaży i księgowości.

W dużym stopniu rozbudowywana jest funkcjonalność systemu IFS. Postępuje modernizacja infrastruktury teleinformatycznej oraz sprzętu komputerowego. Plany zakładają automatyzację prostszych czynności biznesowych. Rozważane jest wdrożenie oferowanych w modelu usługowym systemów wspierających pracę zespołową. Na lata 2012-2014 poważnie rozważamy ponad sto różnej wielkości inicjatyw związanych z IT. Jedynie około 25% rozpatrywanych projektów to działania techniczne. Pozostałe to projekty ukierunkowane bezpośrednio na realizację celów biznesowych.

Rozwój umiejętności

Dział IT w firmie Synthos realizuje swoje zadania przy umiarkowanym wsparciu ze strony zewnętrznych firm. Wewnętrzny zespół IT liczy nieco ponad 20 osób, podzielonych między spółki w Polsce i Czechach - obsługujących ponad 1200 użytkowników systemów komputerowych. "Mamy większość potrzebnych kompetencji, aby świadomie komunikować się z naszymi dostawcami i wspólnie wyszukiwać nowe użyteczne technologie, nie utrzymując rzeszy specjalistów u siebie" - uważa Marek Niziołek.

Rozwój kompetencji w obrębie zespołu IT jest ukierunkowany, oprócz pogłębiania wiedzy technologicznej, przede wszystkim na pozyskiwanie umiejętności analizy biznesowej, wiedzy na temat zarządzania projektami i rozwoju aplikacji. "Rolą szefa IT jest też promowanie osób, które krzewią informatykę w swoich działach. Możemy oddziaływać na biznes, podsuwając technologie pozwalające na dotarcie do nowych grup klientów" - mówi Marek Niziołek.

Dodatkowo, wedle potrzeb, Synthos korzysta ze wsparcia firm zewnętrznych. Ich rola nierzadko wykracza jednak poza typowe utrzymanie - bywa, że ich przedstawiciele pełnią rolę specjalistów w działalności operacyjnej, angażują się w projekty innowacyjne, a w sytuacjach nadzwyczajnych fizycznie zastępują członków zespołu IT firmy Synthos.

Główne korzyści ze stosowanych rozwiązań:

- Integracja informacji zarządczej na poziomie zakładów w Oświęcimiu i czeskich Kralupach

- Optymalizacja wykorzystania zasobów i planowania sprzedaży, produkcji, finansów

- Usprawnienie komunikacji w firmie

- Skrócenie czasu dostępu do informacji


TOP 200