Czy firma, w której chcemy wdrożyć duży system IT obejmujący większą część jej działalności, zmuszona jest poświęcić elastyczność własnych procesów i przyjąć te zaproponowane przez producenta systemu?

Duże systemy prawie zawsze dysponują większymi lub mniejszymi możliwościami konfiguracji, można je więc dostosować do specyfiki organizacji, ale oczywiście nic za darmo. Często kwota, którą trzeba wyłożyć na modyfikacje i ich utrzymanie w kolejnych latach, jest na tyle wysoka, że podważa opłacalność całego projektu, więc firmy słusznie często dochodzą do wniosku, że lepiej się do "wbudowanych" w narzędzie procesów dostosować. Są też firmy, które nie mają pomysłów na zorganizowanie procesów po swojemu i chciałyby wręcz przyjąć model referencyjny zaproponowany przez producenta systemu, świadomie kupując wraz z systemem informatycznym biznesowe know how. Często dzięki takiemu właśnie podejściu projekt trwa nie rok, ale trzy miesiące. Wdrożenie może być kompromisem, jeśli układ jest fair i klient zdaje sobie sprawę, że pewne rzeczy można zmodyfikować i jedyną przeszkodą jest ogólnie pojęty koszt. Najgorzej jest wówczas, gdy klientowi narzuca się przebieg procesów, wmawiając mu, że inaczej się nie da.

Wiele firm nadal decyduje się na budowanie obsługujących je systemów od zera w imię ochrony przebiegu dopracowywanych latami procesów biznesowych i, co więcej, wydaje się, że taka strategia przynosi im korzyści, sprzyjając zadowoleniu użytkowników i elastyczności organizacji.

Cały czas mamy okazję uczestniczyć w tworzeniu różnej wielkości systemów dedykowanych wybranej firmie. Przewagę konkurencyjną buduje się często na niszowych rozwiązaniach, których zakup na rynku byłby nieopłacalny.

Realizowaliśmy kiedyś projekt dla dużej firmy zatrudniającej kilkadziesiąt tysięcy osób. Zostaliśmy zatrudnieni w celu wyspecyfikowania wymagań w stosunku do systemu CRM. Kiedy pojawiliśmy się w firmie, jej menedżerowie byli przekonani, że ich organizacja jest na tyle rozbudowana, że wymagane będzie wdrożenie systemów CRM z tzw. najwyższej półki. Zaczęliśmy prace od przeformułowania celu projektu na "ujednolicenie i usprawnienie procesów sprzedażowych", dzięki czemu wszyscy zyskali lepsze wyobrażenie o problemie biznesowym, nad którym właściwie pracujemy. Po trzech miesiącach prac analitycznych okazało się, że kluczowych wymagań nie ma wcale tak dużo. Zaskoczeni pracownicy próbowali dodawać od siebie jakieś funkcjonalności, ale nie byli w stanie uzasadnić swoich oczekiwań biznesowo. Firma podjęła decyzję, by napisać system klasy CRM od zera, decydując się tylko na wsparcie kluczowych wymagań. Pierwsza wersja systemu powstała w trzy miesiące (przy zachowaniu wszystkich rygorów modelowania, zarówno na poziomie opisu organizacji, jak i opisu sposobu realizacji systemu), siłami pięciu programistów i trzech analityków. Działał przez kolejne 3 lata, do wymiany wszystkich systemów dziedzinowych. Innymi słowy, dalej jest sens mówienia o budowaniu własnych systemów nawet w tych obszarach, które są szczelnie obłożone systemami dostępnymi na rynku.