Od arkusza do pakietu finansowego

Najbardziej podstawowym, a jednocześnie zawsze użytecznym i notorycznie niedocenianym narzędziem dla CFO jest zwykły arkusz kalkulacyjny. Jest on używany praktycznie do wszystkiego: począwszy od wyliczania prostych wskaźników finansowych, aż po zaawansowane funkcje biznesplanów przedsięwzięć, z wyliczaniem wewnętrznej stopy zwrotu, ważonego kosztu kapitału, wartości bieżącej netto itd. Wizualizacyjne funkcje arkusza kalkulacyjnego są trudne do przeceniania w sytuacji, gdy dyrektor finansowy musi coś szybko spostrzec albo zilustrować podczas prezentacji.

Każdy poważny system ERP posiada specjalną część przeznaczoną dla dyrektora finansowego i jego podwładnych. Dzięki zintegrowaniu z pozostałymi częściami pakietu bieżące informacje o przepływach finansowych wewnątrz organizacji, gotówce, należnościach, zobowiązaniach itd. są tak dobre i aktualne, jak tylko dobre i aktualne są dane źródłowe pochodzące z innych części pakietu: księgowej, płacowej, produkcyjnej, handlowej, logistycznej itp. Takie narzędzie to dla CFO nieoceniony atut, pod warunkiem wszakże że pamięta o ograniczonym zaufaniu. Na przykład zgłoszenie "prawie sfinalizowanej", dużej transakcji przez handlowca przed zbliżającym się terminem premii może być mu wybaczone przez dyrektora handlowego, ale jeżeli na tej podstawie dyrektor finansowy wypłaci dywidendę z nie istniejących pieniędzy, najlepszy nawet system nie pomoże mu zachować płynności.

Dużo bardziej zaawansowanych funkcji możemy spodziewać się od hurtowni danych. W przedsiębiorstwach, gdzie wiele danych z systemów transakcyjnych może mieć wpływ na kluczowe parametry finansowe (np. przy bardzo rozproszonej sprzedaży prowadzonej w wielu kanałach albo przy długotrwałej i złożonej produkcji), zastosowanie hurtowni danych pozwala z jednej strony zintegrować dane pochodzące z wielu źródeł, z drugiej zaś - stworzyć przekroje i widoki, które pozwolą szybko sięgać do informacji analitycznych.

Dla współczesnych środowisk hurtowni danych wyławianie informacji niezbędnych dla CFO jest jedną z podstawowych funkcji. Należy jednak dodać, że wdrożenie tego typu systemu to przede wszystkim praca organizacyjna i konsultingowa, a w dalszej mierze typowo informatyczna.

Najbardziej zaawansowane narzędzia znajdujące się na rynku pomagają poradzić sobie z najtrudniejszą częścią pracy dyrektora finansowego: symulacją i prognozowaniem. Obok pytania: "jak poradzić sobie z aktualną sytuacją", równie ważne jest dla niego pytanie następujące: "jakie konsekwencje dzisiejsze decyzje będą miały w przyszłości". Co się stanie, jeżeli rabaty zastąpimy wydłużonymi terminami płatności? Czy lepiej zaciągnąć większy kredyt czy finansować się zobowiązaniami? Co stanie się, jeżeli kurs euro spadnie, a stopy NBP wzrosną? Jaką stopę zwrotu musimy osiągać, aby utrzymać zdrowy poziom zadłużenia? Jakie ryzyko finansowe wiąże się z niepowodzeniem danej inwestycji? W swojej codziennej pracy dyrektor finansowy odpowiada na nie codziennie. Ale by mógł podjąć racjonalną i właściwą decyzję, musi mieć narzędzie do przewidywania konsekwencji swoich decyzji.

Lepszy pieniądz w ręku niż system na dachu

Scott McNealy, dyrektor firmy Sun, na ubiegłorocznej konferencji SunNetwork powiedział: "Naszym głównym konkurentem nie jest ani IBM, ani Microsoft. Zmagamy się przede wszystkim z dyrektorem finansowym przedsiębiorstwa, który musi mieć racjonalne uzasadnienie dla każdego dolara wydawanego na informatykę".

Być może łatwiej byłoby toczyć tę walkę, gdyby CFO widzieli więcej korzyści z zastosowania narzędzi informatycznych w swojej pracy. Dziś mogą czuć się nieco zakłopotani zarówno mnogością narzędzi, jak i ich ograniczoną przydatnością. Tam, gdzie są pieniądze, pakiet zintegrowany z częścią finansową przyda się na pewno, ale nie zastąpi ołówka, zdrowego rozsądku i dobrych kontaktów z bankami.