Na każdego przyjdzie kolej

Wzrost razem z systemem

Na każdego przyjdzie kolej

Podczas wyboru systemu najważniejsze jest chyba zaangażowanie kadry odpowiedzialnej za poszczególne działy w firmie. Jednym z podstawowych błędów jakie można popełnić, jest poleganie tylko i wyłącznie na opinii działu IT - mówi ŁUKASZ ANDRZEJEWSKI, szef Działu IT w KAN.

Podejmując decyzję o wyborze oprogramowania do prowadzenia własnej firmy, byliśmy w bardzo uprzywilejowanej pozycji, gdyż znaliśmy większość problemów, jakie zazwyczaj spotykają przedsiębiorców. Jako program najlepiej odpowiadający naszym wymaganiom wybraliśmy WF-MAG firmy WA-PRO w wersji DOS. Był on według nas najłatwiejszy do wdrożenia w małej firmie handlowej i posiadał najbardziej intuicyjny interfejs. Dawał użytkownikom możliwość łatwej realizacji podstawowych potrzeb, takich jak: sprzedaż, kontrola stanów magazynowych, kartoteka kontrahentów czy obsługa płatności.

Nowy system zaczął rozwijać się wraz z nami. W krótkim czasie zaczęliśmy korzystać z dodatkowych modułów: księgowości (na początku uproszczonej, później pełnej) oraz kadr i płac. W 2003 r. wdrożyliśmy wersję Windows stosowanego przez nas pakietu. Jesteśmy w o tyle dobrej sytuacji, że podstawową dziedziną naszej działalności jest informatyka, co prawda zajmujemy się prawie wyłącznie sprzedażą sprzętu, ale staraliśmy się być na bieżąco ze zmianami wprowadzanymi w oprogramowaniu.

W tej chwili wykorzystujemy bardzo wiele z dostępnych w naszym rozwiązaniu funkcjonalności. Jesteśmy na etapie integrowania go z naszym sklepem internetowym. Nie jestem w stanie wyobrazić sobie funkcjonowania naszej firmy bez wspomagającego systemu IT. W takiej spółce jak nasza, zatrudniającej 50 pracowników, zajmującej się działalnością handlowo-usługową, gdzie szybkość działania i przepływ informacji mają decydujący wpływ na konkurencyjność, a co za tym idzie wyniki finansowe, nie ma innego wyjścia.

Budżet - ważna sprawa

Biorąc pod uwagę nasze doświadczenia myślę, że nasz system jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które nie posiadają dużych budżetów wymaganych przy systemach szytych na miarę. Nasz program ma wiele uniwersalnych funkcji, które mogą być wykorzystane w różnych rodzajach działalności. Jest to ważne szczególnie na starcie, kiedy mała firma nie ma zbyt wygórowanych potrzeb, a z reguły też zbyt dużo pieniędzy. Nie ogranicza to możliwości rozwoju, można wraz z powstającymi potrzebami wdrażać kolejne funkcje lub zmieniać wersje, rozszerzając w ten sposób możliwości systemu wspomagającego zarządzanie.

Stosowanie systemów wspomagających zarządzanie w naszej spółce sięga lat 90. Rozpoczęło się od aplikacji DOS, obsługujących fakturowanie i zarządzanie magazynem wyrobów gotowych. Następnie pojawił się system finansowo-księgowy. Później, w 1996 r. nadszedł czas na systemy MRP obejmujące - zintegrowane ze sobą - sprzedaż, finanse, kadry i płace.

AMBRA zajmuje się produkcją napojów alkoholowych, co wiąże się ze specyficznymi wymogami raportowania. W 1996 r. odpowiedniego oprogramowania nie było i dostawca napisał moduł na zamówienie, co zajęło mu półtora roku. W 1999 r. mieliśmy już jednak pełne ERP. W 2002 r. nadszedł czas gruntownej reorganizacji, uruchomienia działu sprzedaży i biura obsługi klienta w Warszawie. Zakład produkcyjny znajduje się w Biłgoraju. Używane aplikacje DOS nie obsługiwały pracy zdalnej. Konieczność unowocześnienia platformy była przyczynkiem do dalszych zmian. W 2004 r. nadszedł czas na integrację.

Przetargu na zintegrowany system do zarządzania firmą nie organizowaliśmy. Bazując na własnej wiedzy i informacjach pozyskanych z Internetu, zaprosiliśmy kilka firm do rozmów. Bardzo istotnym dla nas elementem były referencje dostawców w obszarach dystrybucji i sprzedaży - naszego core biznesu. Wybór padł na SAFO. Podczas negocjacji i wdrożeń staraliśmy się jak najbardziej wykorzystywać nasze doświadczenie i interaktywnie uczestniczyć we wdrożeniach. Zadaniem działu IT było przetłumaczyć potrzeby biznesu na język technologii.

Dyskusje z dostawcą były zażarte, na tematy i techniczne, i biznesowe. Jakość relacji z nim nie jest bez znaczenia, a wymagający klient, oczekujący rozwiązań szytych na miarę powinien być dla niego cenniejszy. Przy wdrażaniu systemów dedykowanych - najgorsza jest bierność klienta - może otrzymać system inny niż oczekiwał, gdyż w trakcie prac niewystarczająco aktywnie współpracował z dostawcą. Podczas prowadzenia projektu, choć to oczywiste, ze strony firmy powinien występować lider biznesowy wspierany przez IT, po stronie dostawcy również mile widziana jest osoba oddelegowana do konkretnego klienta.

Firma KAN jest producentem wodnych i grzewczych systemów instalacyjnych. Decyzja o wdrożeniu kompleksowego systemu wspomagającego zarządzanie podyktowana była koniecznością wykorzystania rosnących mocy produkcyjnych i zwiększenia dynamiki rozwoju firmy. Chcieliśmy też sprostać wyzwaniom rynku i utrzymać pozycję lidera. Szybki rozwój firmy spowodował, że zwiększyły się potrzeby związane z raportowaniem finansowym, zarządzaniem produkcją i logistyką. System ERP umożliwił nam scalenie wspomnianych elementów kluczowych firmy w jeden, wspólny organizm umożliwiający precyzyjne planowanie i zarządzanie w firmie.

Decyzja o wyborze systemu wspomagającego zarządzanie jest jedną z kluczowych w zakresie sprawnego funkcjonowania firmy, dlatego też wybór konkretnego systemu poprzedziły szeroko zakrojone poszukiwania rozwiązania dostosowanego do naszego profilu. Informacje pozyskiwaliśmy z Internetu, materiałów oferowanych przez producentów systemów oraz w toku spotkań z przedstawicielami firm wykorzystujących rozpatrywane systemy.

Determinantem wyboru konkretnego rozwiązania było założenie, że nowy system musi nadążać za szybkim przepływem informacji. Przy wyborze niezbędne było również uwzględnienie specyfiki funkcjonowania firmy na rynkach międzynarodowych. Nie bez znaczenia było doświadczenie i kompetencje firmy oferującej rozwiązanie ERP. Poszukiwania systemu trwały bardzo długo, spotykaliśmy się z wieloma firmami oferującymi tej klasy rozwiązania. Musieliśmy jednak zdecydować się na wybór systemu, który powinien pokrywać nasze wymaganie prawie w 100%. O wyborze zdecydowała więc przede wszystkim funkcjonalność i szeroki wachlarz możliwości jakie on oferuje.

Wdrożenie systemu trwało blisko rok i wymagało zaangażowania interdysplinarnego zespołu złożonego z pracowników działu IT, finansowo-księgowego, logistyki i produkcji, wspomaganych przez konsultantów dostawcy. Bez pełnego zaangażowania działów firmy wdrożenie nie przebiegłoby po naszej myśli. Owszem, w trakcie projektu pojawiały się problemy techniczne - chyba nie ma wdrożenia, podczas którego one nie występują - ale wspólnie z konsultantami udawało się je rozwiązać w zadowalającym dla obu stron terminie.

Podejmując decyzję o wyborze systemu ERP należy mieć przede wszystkim na uwadze odzwierciedlenie potrzeb firmy w jego funkcjonalności oraz możliwości dostosowywania go do zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. Podczas wyboru systemu najważniejsze jest zaś chyba zaangażowanie kadry odpowiedzialnej za poszczególne działy w firmie. Jednym z podstawowych błędów jakie można popełnić, jest poleganie tylko i wyłącznie na opinii działu informatyki.


TOP 200