Wspólnie z doradcą przygotowaliśmy listę potencjalnych systemów spełniających nasze wymagania z uwzględnieniem ograniczeń budżetowych. Kwestia architektury rozwiązania była sprawą otwartą. Nie zakładaliśmy, że docelowy system musi pochodzić od jednego dostawcy, ani że wszystkie nasze potrzeby zostaną zaspokojone przez zastosowanie standardowych rozwiązań; dopuściliśmy możliwość tworzenia aplikacji szytych na miarę.

Na naszej liście znalazły się zarówno systemy z wyższej półki, np. Skala i Exact, jak i bardziej "ekonomiczne" rozwiązania. Wybór najlepszego dla nas zajął ok. 6 miesięcy. Ten czas poświęciliśmy na spotkania z dostawcami, negocjacje i wewnętrzne konsultacje z gronem kluczowych pracowników. Element wewnętrznych konsultacji okazał się bardzo ważny, ponieważ w ten sposób zapewniliśmy sobie akceptację wybranego rozwiązania przez szersze grono pracowników. Jestem przekonany, że nie był to czas stracony.

Na miarę, czyli lepiej

Ostatecznie na placu boju zostały: tzw. system z półki - z ograniczoną możliwością dostosowania do naszych potrzeb i system otwarty - opierający się w większej części na rozwiązaniach szytych na miarę, programach pisanych specjalnie dla nas. Decyzja była trudna, ponieważ ocena funkcjonalności tych rozwiązań, kompetencji firmy wdrożeniowej, kosztów wdrożenia i obsługi systemu nie wyłoniła wyraźnego faworyta. Po namyśle i gorących dyskusjach wybraliśmy rozwiązanie szyte na miarę. Decydująca była większa łatwość stosowania takiego rozwiązania oraz możliwość wdrażania etapami. Taki wariant zapewnił nam czas na nauczenie się systemu oraz pozwolił wyłapać, jeszcze na etapie wdrożenia, ewentualne obszary do weryfikacji i zmian.

Wybrany system jest właśnie wdrażany w naszej firmie. Pierwotne założenia odnośnie do czasu przeznaczonego na ten projekt musieliśmy zweryfikować. Wynikało to z nieustannie rosnącej świadomości naszych potrzeb i oczekiwań wobec systemu, co wiązało się z wprowadzeniem dodatkowych modyfikacji. Jednocześnie nadal uważamy, że nasz wybór był słuszny - zarówno rozwiązanie, jak i dostawca, dzięki całemu procesowi, przez który przeszliśmy - okazały się dla naszej organizacji optymalne.

Promar jest producentem maszyn i urządzeń dla przemysłu mięsnego. Charakterystyczną cechą naszej działalności jest jej rozproszenie terytorialne. Funkcjonujemy w siedmiu różnych lokalizacjach w całej Polsce. W naszym przypadku outsourcing systemu ERP jest rozwiązaniem zdecydowanie tańszym w porównaniu z klasycznym modelem, który też rozważaliśmy. Nie musimy inwestować w sprzęt - budować kosztownej infrastruktury w każdym z oddziałów, zatrudniać pracowników, którzy pilnowaliby prawidłowego funkcjonowania systemu i nadzorowali połączenia, prowadzić szkoleń. Cały system jest dostępny dla użytkowników z centralnego serwera umiejscowionego u naszego dostawcy usług - ZETO w Poznaniu, który zapewnia jego prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo danych.

System z zewnątrz

Podjęcie decyzji o wyborze dostawcy usług outsourcingowych było kluczowym elementem w rozpoczętym przez nas projekcie. Nie da się obejrzeć więcej niż kilku wielogodzinnych prezentacji pamiętając, co było na pierwszej i racjonalnie dokonywać wyboru. Dlatego listę dostawców znacznie ograniczyliśmy, stosując stosunkowo proste kryteria selekcji, m.in. szacunkowy budżet projektu, ogólny stopień pokrycia funkcjonalnego naszych potrzeb, czy sprawy techniczne. Staraliśmy się przy tym pamiętać, aby wybierając system ERP na najbliższe lata nie skupiać się wyłącznie na zaspokojeniu bieżących wymagań, ale również pamiętać o tym, że wybrane rozwiązanie ma zagwarantować pokrycie planowanych w dalszej perspektywie czasu potrzeb.

Całkowity czas wdrożenia systemu w naszej spółce wyniósł 18 miesięcy. Był to okres wytężonej pracy całego zespołu - pracownicy oprócz realizowania codziennych obowiązków musieli wygospodarować czas na uczestnictwo w szkoleniach. W takich sytuacjach często pojawiały się utrudnienia opóźniające cały proces. Ważne okazało się wtedy wsparcie firmy ZETO, która metodycznie rozpoczynała wdrażanie kolejnych etapów procesu, tak aby pracownicy nie czuli się zbyt obłożeni pracą.

Zaufanie do nowego rozwiązania wzrastało u nas sukcesywnie, w miarę osiągania kolejnych celów wdrożenia. System ERP przede wszystkim uporządkował procedury działania w zakresie objętym nowym rozwiązaniem. W sposób zauważalny wyeliminował np. konieczność wielokrotnego przetwarzania tych samych danych i przyspieszył procedury związane z obsługą zamówień czy zakupem materiałów.

Doświadczenie i wnioski

Każda firma myśląca o wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie powinna precyzyjnie zdefiniować potrzeby, procedury i wymagania funkcjonalne, tak aby maksymalnie określić kryteria wyboru dostawcy. Dobrze, żeby za proces wdrożenia systemu odpowiadała nie pojedyncza osoba, lecz specjalnie do tego utworzony zespół projektowy, któremu łatwiej będzie podzielić między siebie nowe obowiązki.

Warto też pamiętać, że cały proces wdrożenia systemu ERP zależy od ścisłej współpracy między dostawcą a klientem. Partnerskie stosunki zaowocowały w naszym projekcie tempem i jakością usługi. Mogliśmy pozostawić sobie funkcję określania zadań, natomiast ich realizację powierzyliśmy partnerowi.

Vico zajmuje się sprzedażą sprzętu IT. Spółka na początku zatrudniała tylko dwie osoby. Razem ze wspólnikiem mieliśmy doświadczenie związane z pracą zarówno w firmach państwowych, jak i prywatnych. Poza tym dorywczo zajmowaliśmy się IT. Poznaliśmy dzięki temu potrzeby małych firm dotyczące systemów wspierających zarządzanie, a także mieliśmy okazję zaznajomić się z ofertą aplikacji dostępną na polskim rynku.