Poczta Polska przygotowuje się do restrukturyzacji. Zmiany wymagają wdrożenia nowego, wspólnego systemu finansowo-księgowego.

W maju br. w Dyrekcji Okręgu Poczty Polskiej w Olsztynie i podległych jej rejonowych urzędach pocztowych (RUP) zostanie wdrożony nowy system finansowo-księgowy. Opracował go - należący do tej instytucji - Zakład Transportu Samochodowego w Olsztynie wspólnie z tamtejszą firmą informatyczną Ready. Wstępnie nadano mu nazwę "Mrówka".

Urzędy okręgowe...

"W przyszłym roku rozpocznie się restrukturyzacja poczty. Będzie się to wiązało ze zmianą sposobu liczenia kosztów. Ma się to odbyć osobno dla każdej z usług. Inaczej np. dla listów, w inny sposób dla paczek. Wprowadzona zostanie także księgowość zarządcza. W związku z tym potrzebne jest nam nowe narzędzie, które pozwalałoby osiągnąć te zamierzenia" - mówi Krzysztof Miksza, dyrektor biura informatyki w Centralnym Zarządzie Poczty Polskiej. Nowy sposób liczenia kosztów ma być zgodny z wymogami stawianymi przez Unię Europejską i Światowy Związek Pocztowy.

Jak twierdzą przedstawiciele firmy, system został opracowany na potrzeby zakładów transportu z uwagi na to, że już teraz funkcjonują one w strukturze, do której dąży cała instytucja. "Liczą koszt usługi, rozliczając osobno każdy z jego składników, takich jak np. paliwo czy części" - tłumaczą przedstawiciele Poczty Polskiej. Obecnie wymaga on dostosowania do potrzeb firmy. "Musimy nie tylko wprowadzić do systemu nasze usługi, ale także uzyskać informacje o tym, co wpływa na ich cenę i wmontować» te informacje w jego strukturę. Ponadto w systemie należy również określić, kto i jakie dane będzie otrzymywał. Samo oprogramowanie to jeszcze nie system" - dodają.

Na przełomie 1998/99 roku "Mrówka" ma objąć także pozostałe główne jednostki organizacyjne poczty - Centralny Zarząd Poczty Polskiej, pozostałe dyrekcje okręgowe, Centralny Ośrodek Rozliczeniowy w Bydgoszczy i urzędy rejonowe. Wcześniej muszą one jednak być połączone siecią rozległą. Nastąpi to pod koniec tego roku. "Właśnie ze względu na fakt, że w okręgu olsztyńskim nasza sieć już funkcjonuje, postanowiliśmy rozpocząć wdrożenie oprogramowania finansowo-księgowego właśnie od tego regionu" - stwierdza Krzysztof Miksza.

...i małe oddziały

Plany na ten rok obejmują także zinformatyzowanie kolejnych 500 urzędów pocztowych, które zostaną wyposażone w System Obsługi Urzędu Pocztowego - Poczta Gdańsk. Dotychczas zainstalowano go w 1,5 tys. oddziałów Poczty Polskiej. "Za ok. trzy lata powinniśmy zakończyć informatyzowanie naszych placówek. Oprogramowanie Poczta Gdańsk będzie wtedy mieć ok. 3 tys. spośród ponad 7 tys. istniejących urzędów. Na tym poprzestaniemy, ponieważ nie zamierzamy informatyzować małych, wiejskich placówek" - opowiada dyrektor biura informatyki w Centralnym Zarządzie Poczty.

Dzięki temu oprogramowaniu codziennie spływają dane do rejonowych urzędów pocztowych, a nie raz w miesiącu, jak to ma miejsce w przypadku nie zinformatyzowanych urzędów. Jeśli nawet nie są one podłączone do sieci liniami dzierżawionymi, co w większości przypadków się nie opłaca, ani za pośrednictwem modemów, samochód codziennie odbierający listy zabiera jednocześnie dyskietkę z danymi. Informacje otrzymywane z każdego z urzędów służą m.in. do rozliczania pracowników, jak również planowania, ile w danym urzędzie powinno być gotówki i kiedy jej "zapas" należy uzupełnić. Dotyczy to także znaczków, kopert i innych produktów kupowanych w okienkach. "Wielu naszych klientów realizuje u nas czeki, zwłaszcza podczas wakacji, i musimy być na to przygotowani" - stwierdzają przedstawiciele poczty.

Za trzy lata powinien zakończyć się również proces wdrażania systemu śledzenia przesyłek krajowych. Funkcjonuje już podobny dla przesyłek zagranicznych. W marcu br. Ministerstwo Łączności podpisało umowę z Unisys Polska Sp. z o.o. na dostarczenie i wdrożenie pilotażowego systemu w pięciu ośrodkach na terenie Polski. Projekt realizowany jest z funduszy PHARE. Powinien on działać do końca roku. "Nie jesteśmy stroną tej umowy, a jedynie jej beneficjantem. Na ponad 7 tys. placówek, które mamy, 5 to kropla w morzu potrzeb. Nie sądzę jednak, abyśmy docelowo instalowali system w każdej z nich, lecz jedynie w tych, które są lub zostaną skomputeryzowane. Pozostałe, mniejsze urzędy, być może po restrukturyzacji będą stanowić quasi-filie większych, zbiorczych, które będą zbierać z nich niezbędne informacje" - mówi Krzysztof Miksza.