Niektóre organizacje IT blokują się, prowadząc konwersację na temat kosztów z top menedżmentem. CEO i CFO chcą wiedzieć, czemu IT tak dużo kosztuje, czemu koszty rosną tak szybko i czemu biznes nie widzi żadnych zwrotów w swoje znaczące inwestycje w IT.

CEO, CFO i większość liderów biznesowych chce mieć pewność, że ich inwestycje generują przyzwoity zwrot. Gdy nie mogą znaleźć powiązania między wydatkami a efektami, dialog przechodzi na temat kontroli kosztów i redukcji kosztów. Innymi słowy, nie mówią, że IT kosztuje zbyt dużo, ale że nie widzą wartości i korzyści, które są generowane dzięki poczynionym inwestycjom.

Oczywiście, my w IT wiemy, że pieniądze zainwestowane w IT przynoszą realną wartość i korzyści. To, co musimy zrobić to zmienić rozmowę i skierować jej temat na wartość a nie koszt. Jak sądzisz, co robią przedstawiciele zespołów rozwijania produktu gdy pod ich adresem padają pytania o koszty? Omawiają wszystkie produkty, które stworzyli, przychody i zyski, które wygenerowali. Innymi słowy, zmieniają rozmowę o kosztach na dyskusję o wartości. Pokazują bezpośredni związek między inwestycją i zwrotem. To samo powinniśmy robić w IT.

Podczas dyskusji o budżecie czy koniecznych środkach na IT, warto pokazać w jaki sposób koszty IT są równoważone przez wartość, którą te rozwiązania tworzą dla firmy. Oto kilka przykładów w jaki sposób zmienić rozmowę o kosztach w rozmowę o wartości:

Dyskusja o kosztach: Nasz całkowity koszt utrzymania oprogramowania to 500 tys. USD, tylko o 10 tys. USD więcej niż rok temu.

Dyskusja o wartościach: Nowy system zarządzania dokumentami, który został wdrożony w ubiegłym roku, zredukował koszty papieru i przechowywania dokumentów o 15%, co przyniosło roczne oszczędności na poziomie 100 tys. USD. Roczny koszt utrzymania oprogramowania wspierającego tę aplikację to jedynie jedna dziesiąta tej kwoty, czyli 10 tys. USD rocznie.

Dyskusja o kosztach: koszt wsparcia naszego centrum danych nie wzrósł rok do roku.

Dyskusja o wartościach: poprzez renegocjowanie kontraktów i implementowanie nowych technologii, jesteśmy w stanie zapewnić hosting trzem dodatkowym centrom dystrybucji i pięciu systemom korporacyjnym, bez zwiększania kosztów.

Dyskusja o kosztach: nasze koszty związane z wynajmem profesjonalnych usług wzrosły o 300 tys. USD w tym roku. Musieliśmy zatrudnić konsultantów, aby pomogli w kilku kluczowych projektach.

Dyskusja o wartościach: nowy system CRM, który został wdrożony w ubiegłym roku, przyczynił się do zwiększenia wartości naszej produkcji o 50% do 1 mln USD i zwiększył przychody o 3 mln USD. Skorzystaliśmy z usług zewnętrznych ekspertów aby pomogli nam zaimplementować ten system, co zagwarantowało, że projekt został wykonany na czas i osiągnął zamierzone rezultaty biznesowe.

W każdym przypadku, koszty są przedstawiane w kontekście tworzonej wartości. Pamiętaj jednak, że wartość nie zawsze musi oznaczać konkretne kwoty. IT tworzy udokumentowaną wartość także na inne sposoby:

- redukcja ryzyka biznesowego

- zapewnienie zgodności z przepisami

- poprawa relacji z klientami

- zaangażowanie pracowników.

Jeśli nie możesz powiązać kosztu projektu czy wydatku z wynikiem, który generuje wartość, musisz poważnie zakwestionować potrzebę tego wydatku. Później przyznaj top menedżerom, że koszt nie może być usprawiedliwiony jeśli oni mogą ten związek zakwestionować. To powinno pomóc przekonać CEO i CFO, że IT poważnie podchodzi do tworzenia wartości dla biznesu.

Allen Hackman jest dyrektorem IT w Tyco International.