Moskiewskie know-how

Pierwsze wdrożenia systemów ERP były prowadzone w polskich firmach przy udziale specjalistów z Niemiec, Wlk. Brytanii i innych państw zachodnich. Maxmedia jest prawdopodobnie jedyną polską firmą, w której nad wdrożeniem czuwają Rosjanie.

Pierwsze wdrożenia systemów ERP były prowadzone w polskich firmach przy udziale specjalistów z Niemiec, Wlk. Brytanii i innych państw zachodnich. Maxmedia jest prawdopodobnie jedyną polską firmą, w której nad wdrożeniem czuwają Rosjanie.

Udział Rosjan w projektach informatycznych realizowanych przez Maxmedia nie jest przypadkowy. Właścicielem Maxmedia jest rosyjska spółka Eldorado, potentat na rynkach wschodnich. Do niej należy ponad 130 sklepów, oferujących sprzęt RTV i AGD na terenie Rosji i byłych republik radzieckich.

Własnymi siłami

Sklep elektroniczny w podwarszawskich Jankach otwarto w grudniu 2000 r. Początkowo działał w nim jedynie system Market, bydgoskiej firmy Forcom, przeznaczony do obsługi kas sklepowych i faktur dla klientów, oraz system księgowy i kadrowo-płacowy firmy Polsystem II. Raporty z wynikami finansowymi wysyłano do moskiewskiej centrali w postaci plików Excela. Jednak Rosjanie chcieli mieć większą kontrolę nad działalnością w Polsce i zadecydowali o wdrożeniu takiego samego jak u siebie systemu, tzn. SAP R/3. Notabene wdrożenie R/3 w Eldorado należy do największych, przeprowadzonych w Rosji.

W Rosji system R/3 był wdrażany przez zewnętrzną firmę. Podczas projektu pracownicy Eldorado zdobyli jednak tyle umiejętności, że mogli samodzielnie wdrożyć system SAP w polskim oddziale. Jednak początkowo rozważano skorzystanie z usług polskiej firmy wdrożeniowej, zanim zdecydowano się na współpracę polsko-rosyjską. Obawiano się, że przeszkodą nie będzie tylko język, ale również nieznajomość polskich przepisów podatkowych, np. Rosjanie nie znali kodu SWW, który jest wykorzystywany do opisywania towarów sprzedawanych ze stawką VAT inną niż 22%. O skorzystaniu z moskiewskiego know-how przeważyły jednak względy finansowe. Propozycje przedstawione przez polskie firmy były zbyt kosztowne.

Początek wdrożenia to długie rozmowy z rosyjskim informatykiem, który przyjechał do Warszawy. Rozmawiał, korzystając z pomocy tłumacza, z polskimi informatykami i z pracownikami innych działów Maxmedia. Zbierał informacje niezbędne do określenia cech funkcjonalnych systemu, np. jak powinny wyglądać dokumenty tworzone na potrzeby klientów i administracji. Później do Polski przyjechały dwie programistki, które skonfigurowały system. W projekcie uczestniczyło łącznie ok. 10 osób, z których część pracowała w Polsce, część w Moskwie. Obecnie w Polsce przebywa na stałe jeden informatyk z Eldorado.

Kłopotliwe łącza

Serwer, na którym jest zainstalowany R/3, znajduje się w centrum danych Eldorado w Moskwie. W Polsce zainstalowane jest jedynie oprogramowanie klienckie, które umożliwia zdalną pracę na serwerze. Dane ze sklepu w Jankach do centrali w Moskwie są wysyłane w postaci zaszyfrowanej przez Internet.

W przyszłości planowane jest uruchomienie serwera aplikacyjnego w Warszawie. Jego brak to źródło częstych kłopotów. Żaden z operatorów telekomunikacyjnych nie oferuje bezpośredniego łącza do Rosji. Komunikacja odbywa się przez Niemcy lub Szwecję. Firma korzysta z usług Netii. Przepustowość jest gwarantowana wyłącznie do granic Polski, a jakość łączy nie pozwala zestawić połączenia VPN. Utrata łączności lub nawet rekonfiguracja systemu związana z czasowym wyłączeniem bazy danych powoduje np. niemożność wprowadzania do systemu nowych towarów. Uruchomienie serwera w Polsce ma nastąpić dopiero po otwarciu kolejnych sklepów. Firma planuje uruchomienie dwóch nowych jeszcze w tym roku.

Ze względu na słabość łączy w Moskwie zarząd Eldorado rozważa przeniesienie centrum danych poza granice Rosji, prawdopodobnie do Niemiec lub Wielkiej Brytanii. Paradoksalnie wtedy sklepy znajdujące się we wschodniej części Rosji miałyby lepsze połączenie niż z Moskwą.

Pomoc z ICQ

Wdrożenie w Jankach objęło początkowo jedynie logistykę i sprzedaż detaliczną. Konieczne było także zapewnienie współpracy między systemami SAP i Market. Ten pierwszy pobiera dane o sprzedaży, natomiast drugi czerpie z R/3 informacje o towarach. Przykładem współpracy może być proces inwentaryzacji, który odbywa się za pośrednictwem systemu Market, dopiero później arkusz stanów jest przenoszony do R/3. Niemniej korzystanie z dwóch systemów to podwójny kłopot. Wprowadzenie np. obsługi bonów typu Sodex-ho wymusza wprowadzanie modyfikacji w obu systemach. Dokonują ich dwie grupy programistów - Eldorado i Forcomu, producenta Marketu. Kontakty z Rosjanami najczęściej odbywają się za pośrednictwem komunikatora internetowego ICQ. Tą drogą rozwiązywana jest większość bieżących problemów, dotyczących wykorzystywania R/3.

Obecnie trwają prace, mające na celu przeniesienie do systemu SAP obsługi księgowości. Po zakończeniu konfiguracji systemu, przez 3 miesiące firma będzie korzystać z dwóch systemów. W ten sposób mają zostać wyeliminowane ewentualne błędy w księgowaniu. Prowadzone są również prace, zmierzające do przeniesienia do SAP drukowania etykiet zawierających ceny i opisy produktów. Dotychczas odbywało się to przy użyciu bazy danych Access, która nie była powiązana z innymi aplikacjami. Każdy towar trzeba było wprowadzać ręcznie. SAP pozwoli to zautomatyzować.

Eldorado korzysta z systemu R/3. Firma nie planuje migracji do najnowszego rozwiązania mySAP.com. Przez kilka lat stosowania systemu powstało bowiem wiele programów napisanych przez informatyków Eldorado, uzupełniających funkcjonalność R/3. Ich przeniesienie wiązałoby się z koniecznością poniesienia dużych nakładów pracy na ich modyfikowanie.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200