Modelowanie procesów - potrzeba fanaberia?

W projektach informatyzacji można by uniknąć wielu szkolnych błędów stosując modelery.

W projektach informatyzacji można by uniknąć wielu szkolnych błędów stosując modelery.

Prawie każdy chciałby swe codzienne zadania wykonywać szybko i małym wysiłkiem, a wygospodarowany czas spędzić możliwie przyjemnie. Trudno sobie wyobrazić, aby projektanci systemów informatycznych zarządzania czy specjaliści od wdrożeń odbiegali od tej normy. Próby automatyzacji i uproszczenia przynajmniej rutynowych prac projektowych i wdrożeniowych są prowadzone od dawna, niestety, ze zmiennym i niezbyt dużym szczęściem. Od niedawna włączono do nich narzędzia nazywane modelerami.

Przypadek pierwszy: w przedsiębiorstwie przemysłowym lub handlowym zdecydowana większość procesów może być obsłużona przez istniejący na rynku pakiet oprogramowania poprzez jego parametryzację przy niewielkich uzupełnieniach. Motywacją do posłużenia się przy tej pracy rozwiązaniem typu modeler jest fakt, że stopień komplikacji prac analitycznych, projektowych, a następnie wdrożeniowych jest nadmiernie duży. Trudno jest także o kompetentnych specjalistów. Taka sytuacja powoduje zbyt duże koszty wdrożenia i opracowania dokumentacji eksploatacyjnej. Każda większa zmiana w przedsiębiorstwie wymusza konieczność modyfikacji obsługi conajmniej części procesów, co wymaga zmian w procedurach organizacyjnych, parametrach oprogramowania i w dokumentacji eksploatacyjnej. Nierzadko nakład pracy na wprowadzenie zmian jest tak duży, że przy częstych usprawnieniach nie wprowadza się ich i po pewnym czasie oprogramowanie coraz mniej odpowiada potrzebom. Coraz częściej stanowi to barierę w zastosowaniu dużych systemów ERP. Jedną z możliwości ominięcia tych kłopotów jest wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania do modelowania procesów zarządzania i ich obsługi, np. pakietu ARIS firmy IDS.

Po jednorazowym wprowadzeniu do oprogramowania danych o procesach i procedurach ich obsługi można przygotować parametry oprogramowania oraz indywidualizowane zestawy menu, wydruków i formatek ekranowych niezbędnych do pracy na konkretnych stanowiskach w przedsiębiorstwie. Po wprowadzeniu zmian organizacyjnych wystarczy wprowadzić zmiany do opisu i następnie utworzyć kolejną wersję personalizowanego oprogramowania. Wciąż jednak dużego nakładu pracy wymaga wprowadzenie początkowego opisu organizacji i procedur do oprogramowania. Pewnym rozwiązaniem jest wykorzystanie tzw. modeli referencyjnych. Są to kompleksowe opisy obsługi grup procesów do obsługi różnych obszarów funkcjonalnych w przedsiębiorstwie np. sfery sprzedaży, zaopatrzenia itp.

Coraz częściej jest dostępnych po kilkadziesiąt rozwiązań dla tych samych obszarów funkcjonalnych z różnych branż. Przy projektowaniu własnego rozwiązania można wybrać model referencyjny najbliższy naszym potrzebom w danym obszarze funkcjonalnym i następnie dostosować go do wymagań, włączając do niego elementy z innych modeli referencyjnych lub uzupełnienia własne. Pozwala to nie tylko na znaczne skrócenie i uproszczenie procesu projektowania, lecz także na zastosowanie dobrych i sprawdzonych już rozwiązań.

W pewnych pakietach oprogramowania są wbudowane elementy modelowania funkcjonujące wg nieco innej zasady. Podczas analizy potrzeb przedsiębiorstwa opis istniejących procedur i danych organizacyjnych wprowadza się do oprogramowania, które "podpowiada", jak te procedury można obsłużyć - odwzorować przez pakiet ERP. Pozwala to na przyśpieszenie i uproszczenie prac projektowych. Warto stosować modelowanie przy projektach średnich i dużych, gdyż metody intuicyjne często prowadzą do błędów i niedokładności.

Przypadek drugi: organizacja jest nietypowa i nie należy liczyć na możliwość posłużenia się gotowym pakietem. Wtedy jest konieczne opracowanie indywidualnego systemu informatycznego. Częściowym rozwiązaniem może być stosowanie narzędzi typu CASE, które upraszczają prace programistyczne. Ciągle jednak pozostaje do obsługi - wymagająca wysokich kwalifikacji - sfera projektowania obsługi procesów i przygotowania projektu do oprogramowania z wykorzystaniem bazy danych. Pomocne są do tego narzędzia, które pozwalają na:

  • Przygotowanie nowych lub udoskonalonych procesów (w tym reengineering).

  • Zbudowanie nowej struktury organizacyjnej - opisu przepływu procesów między jednostkami organizacyjnymi.

  • Stworzenie nowych lub usprawnionych procedur obsługi - przepływu prac między jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi podczas obsługi procesów.

  • Opracowanie przepływu czynności jako składowych procedur do obsługi poszczególnych procesów.

  • Modelowanie danych - tworzenie struktury bazy danych.

  • Tworzenie kodu aplikacji.
Racjonalne korzystanie z takich narzędzi - np. z coraz szerzej stosowanego pakietu Cool Products firmy Sterling Software - pozwala na opanowanie procesu projektowania i tworzenia oprogramowania dużych projektów.

Ludwik Maciejec jest konsultantem i właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe.