Jednym z kluczowych elementów jest więc konieczność podjęcia przez przedsiębiorcę "niezbędnych działań w celu zachowania poufności". Doświadczenia praktyczne pokazują, że rzadko kiedy takie działania zostają podjęte na wystarczającym poziomie. Można zadać sobie pytanie, czy fakt - nieważne czy wynikający z zaniedbania pracodawcy, czy np. z braku funduszy - przechowywania kluczowej dokumentacji firmy w niezamykanej szafie świadczy o tym, że pracodawca nie podjął "niezbędnych działań" i nie traktuje on tej dokumentacji jako informacji stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa? Czy umiejscowienie na korytarzu szaf, które nie mieszczą się już w pomieszczeniu archiwum, będzie oznaczało, że zawarte w nich dokumenty są jawne? Zgodnie z brzmieniem Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, informacje te nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa. Rozumowanie to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 października 2000 r. W rozpatrywanej sprawie przypomniał on, że jeżeli przedsiębiorca (pracodawca) nie podejmie niezbędnych działań w celu zachowania poufności informacji, informacje te należy traktować jako wiedzę powszechną. W takim przypadku, przedsiębiorca nie ma w stosunku do niej żadnych ustawowych uprawnień.

Czy wystarczy informatyk?

Ocena przedstawionych powyżej przypadków wydaje się być oczywista. Rozważmy jednak również przykład, który w ocenie już tak oczywisty nie jest. Częstą praktyką jest przechowywanie dokumentacji na serwerach firmowych. Administratorzy, często po przegranej walce z kierownikami jednostek administracyjnych, zazwyczaj nadają użytkownikom dostęp do wszystkich katalogów. Niewykluczone, że osoba zatrudniona w kadrach będzie miała dostęp do aktualnych dokumentów przetargowych. Ustawa nie określa - skądinąd słusznie - katalogu "niezbędnych działań". Czy właściciel przedsiębiorstwa, zatrudniając informatyka, podjął takie działania, czy nie? A co wówczas, gdy informatyk ten skonfigurował dostęp do serwerów w sposób ukazany powyżej?

W przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa w takiej sytuacji, każdy prawnik wskaże odpowiednie artykuły, pod które każdy z uczestników tego "łańcuchu zdarzeń" podpada. Niemniej jednak, chodzi o to, by zapobiegać, a nie próbować później dochodzić odszkodowania za poniesione straty. Odpowiednio zdefiniowana klauzula o zachowaniu poufności, szczególnie taka, która odsyła do obowiązujących w przedsiębiorstwie regulacji wewnętrznych, może bardzo precyzyjnie określać zakres informacji podlegających ochronie. Warto zauważyć, że takie klauzule mogą być wymagane w regulaminie pracy, który pracodawcy są zobowiązani przestrzegać na mocy przepisów Kodeksu pracy.