Wyniki badań wyraźnie wskazują na potrzebę obniżania kosztów związanych z wyposażeniem i codzienną "eksploatacją" mobilnego pracownika. Problem staje się poważny, gdy przyjrzymy się kolejnym danym - mobilność w korporacjach rozwija się w tempie wykładniczym, niemal połowa ankietowanych dyrektorów działów IT prognozuje, że w 2010 r. wydatki na ten cel zwiększą się w stosunku do ub.r. 5-10%, co trzeci z respondentów uważa zaś, że wskaźnik 10% zostanie przekroczony.

Na złożoność oszacowania kosztów przypadających na pojedynczego pracownika mobilnego ma wpływ co najmniej kilka czynników. Dużym wyzwaniem są same urządzenia - liczba modeli smartfonów, laptopów, netbooków dostępnych na rynku jest znaczna. Codziennie pojawiają się także nowe aplikacje na telefony komórkowe pracujące pod kontrolą systemów Android, iPhone czy BlackBerry, co wymusza odpowiednie dostosowanie pasma i możliwości urządzeń. Pracownicy mobilni często dostają narzędzia odziedziczone po poprzednikach, które wymagają dostosowania do bieżących potrzeb.

Niezwykle istotnym zadaniem jest wybór sposobu łączenia się z internetem. Według szacunków, od 30 do 50% kart 3G oddanych pracownikom korporacji jest używanych bardzo rzadko (kilka razy w miesiącu) lub w ogóle. Z punktu widzenia pracodawcy opłaty abonamentowe za utrzymanie takich nieaktywnych subskrypcji stanowią dodatkowy, nieuzasadniony biznesowo koszt. Kolejne wydatki generują pracownicy korzystający z międzynarodowych połączeń (roaming). Ceny za 1 MB przesłanych w ten sposób danych wahają się od 3 do 20 USD (w zależności od rejonu i odległości od stałego miejsca pobytu). Jeśli tylko niewielki procent pracowników będzie często korzystać z zagranicznych, szerokopasmowych połączeń 3G, to sumaryczny, miesięczny rachunek, którym zostanie obciążony pracodawca, może wzrosnąć 20-30%.

Prostym i skutecznym rozwiązaniem na obniżenie kosztów połączeń jest zachęcenie pracowników do używania sieci Wi-Fi, tam gdzie jest to możliwe. Hotele, lotniska, restauracje - to miejsca, w których hotspoty są instalowane najczęściej, a jednak ich wykorzystanie przez segment biznesowy nie jest satysfakcjonujące. Specjaliści podkreślają, że główną przeszkodą są tu sami pracownicy, którzy są albo zbyt leniwi, by poświęcić kilka minut na odpowiednią konfigurację urządzenia, albo nie potrafią dokonać potrzebnych zmian.

Odrębną kwestią, aczkolwiek bardzo ważną z punktu widzenia działalności firmy, jest zapewnienie przez dział IT wysokiego poziomu bezpieczeństwa połączeń z siecią wewnętrzną. Analitycy IDC szacują, że już teraz ok. 70% danych korporacyjnych przesyłanych jest przez urządzenia mobilne pracowników. Konieczne staje się zatem wprowadzenie odpowiednich reguł bezpieczeństwa informatycznego, z którymi wiążą się kolejne inwestycje (sprzęt, oprogramowanie, wsparcie techniczne).

W dużych korporacjach warto zainwestować w scentralizowane systemy monitoringu stanu urządzeń mobilnych, liczby zrealizowanych połączeń (przekraczanie nałożonych limitów), niestandardowych usług udostępnionych wybranym pracownikom, zgłaszanych awarii oraz bieżących opłat. Specjaliści zwracają uwagę na konieczność dokładnego sprawdzania comiesięcznych billingów dostarczanych przez operatora. W segmencie "enterprises", przy liczbie abonamentów 2G/3G określanej w tysiącach, nawet niewielkie niezgodności ze stanem faktycznym mogą stanowić wymierny koszt dla pracodawcy.

Zwiększanie liczby pracowników korzystających z urządzeń mobilnych stwarza także okazję do renegocjacji dotychczasowych umów z operatorami czy dostawcami sprzętu. Jest to jeden z najprostszych sposobów szukania oszczędności w firmie i - w zależności od jej wielkości - może czasem przynieść nadspodziewanie dobre rezultaty.