Mity i prawda o intranecie

Widziałem wiele intranetów. Wszystkie miały jedną wspólną cechę: dużo kosztowały i nikt ich nie używał.

Widziałem wiele intranetów. Wszystkie miały jedną wspólną cechę: dużo kosztowały i nikt ich nie używał.

O intranecie pisze się dużo, mówi jeszcze więcej, a tak naprawdę niewiele jest dobrze funkcjonujących intranetów. Jaki więc powinien on być? Tu łatwiej jest odpowiedzieć negacją: źle funkcjonujący intranet to taki, który jest, a nikt go nie używa albo używa go tylko jego administrator (o ile w ogóle jest administrowany).

Definiuje się go jako wewnętrzną sieć informacyjną o strukturze i zasadzie funkcjonowania takiej, jak Internet. Wydaje się, że skoro już mamy gotowy wzór, to chyba nic prostszego niż powielić go wewnątrz firmy, by powstał dobry intranet. I tu tkwi błąd, choć w taki właśnie sposób najczęściej jest tworzony i dlatego tak naprawdę nie jest intranetem. Bo błędem jest bezmyślne powielanie czegoś, czego powielić się nie da.

Dlaczego korzystamy z Internetu?

Internetu używamy do szukania tych informacji, których innymi sposobami nie możemy w danej chwili znaleźć.

I to powinno zakończyć ten artykuł, bo to właśnie jest odpowiedź na zadane pytanie. Intranet jest przydatny, pod warunkiem że spełnia ten jeden warunek.

Dlaczego więc jest tak dużo nie używanych intranetów? Bo są źle zrobione. Dlaczego? Bo są w nich informacje, które można zdobyć lub wręcz automatycznie otrzymać w firmie innym (najczęściej wcześniej stosowanym) sposobem. Gdzie więc ten pożytek z intranetu?

Jak stworzyć i wdrożyć dobry intranet?

Właściwie nie da się tego wykonać bez modyfikacji zasad dotychczasowego obiegu dokumentów i informacji. Nie dotyczy to jednak ścieżek, tylko metod. Tu na uwagę zasługuje uściślenie pojęć często mylonych: wiadomość i informacja. Moi rozmówcy często pytają, czym się one różnią. Wiadomość jest tylko stwierdzeniem faktu, komunikatem o zaistnieniu zdarzenia. Informacja jest natomiast miarą wartości tej wiadomości. Od strony matematycznej (tak, nawet tu dotarła królowa nauk) ilość informacji, jaką zawiera dana wiadomość, jest odwrotnie proporcjonalna do prawdopodobieństwa zaistnienia zdarzenia opisanego tą wiadomością. Mówiąc potocznym językiem, im zdarzenie jest mniej prawdopodobne, tym więcej informacji niesie wiadomość o tym zdarzeniu.

Przykładowo, wiadomość o zaistnieniu zachodu słońca o typowej, wieczornej porze nie niesie żadnej informacji, bo wiemy o tym i bez tej wiadomości (nie zmienia to stanu naszej świadomości). Natomiast wiadomość o miejscu, dacie i godzinie pełnego zaćmienia słońca w środku dnia zawiera dużo informacji.

Dlaczego o tym tak dokładnie piszę? Bo w wielu intranetach publikuje się właśnie wiadomości (bez informacji) o zdarzeniach, które są wszystkim znane lub łatwo je przewidzieć, a taki intranet nie stanowi źródła informacji. Jakie ma to konsekwencje? Nikt z niego nie korzysta.

Pierwsze kroki

Porada nr 1

Zinwentaryzować przekazywane dane i wydzielić z nich te, które z powodów np. administracyjnych muszą być przedstawiane w postaci papierowej.

Porada nr 2

Dokumenty przeznaczone do publikowania w intranecie należy przestać publikować na papierze czy jakikolwiek inny sposób niż w intranecie.

Porada nr 3

Musimy mieć po swojej stronie najwyższe władze w firmie.

Porada nr 4

Powinniśmy poprosić o pomoc lub zlecić konsultacje i wdrożenie firmie zewnętrznej. Powodem są czysto mentalne opory wewnątrz firmy. Znacznie łatwiej będzie nam kierować wdrożeniem, występując jako jeden z uciśnionych niż jako źródło tego ucisku. Pamiętajmy: naszym zadaniem jest bycie skutecznym!

A czy opłaci się mieć dobry intranet? Tak samo, jak opłaci się mieć dobry dostęp do Internetu!

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200