Miękka strona faksu

Coraz częściej firmy zastępują tradycyjne urządzenia faksujące systemami komputerowymi. Za takim rozwiązaniem przemawiają niższe koszty eksploatacji, a także większe możliwości zarządzania korespondencją faksową. Porównujemy trzy popularne programy faksujące.

Coraz częściej firmy zastępują tradycyjne urządzenia faksujące systemami komputerowymi. Za takim rozwiązaniem przemawiają niższe koszty eksploatacji, a także większe możliwości zarządzania korespondencją faksową. Porównujemy trzy popularne programy faksujące.

Szacuje się, że ok. 70% wszystkich międzynarodowych połączeń telefonicznych stanowią transmisje faksowe. W Polsce w ubiegłym roku sprzedano ponad 100 tys. urządzeń faksujących. Według amerykańskich opracowań, samodzielne urządzenia faksujące będą jednak coraz wyraźniej ustępować faksom komputerowym. Zdaniem niektórych specjalistów, przyszłość faksowania należeć będzie do tzw. wielofunkcyjnych kombajnów, łączących funkcje drukarki, kopiarki i faksu. Inni uważają, że do obsługi faksów najlepszy jest wyposażony w odpowiednie oprogramowanie.

Faksowanie z komputera

Wystarczy do jednego z komputerów w firmie dołączyć kartę faksmodemową z oprogramowaniem, żeby można było wysyłany i otrzymany faks obejrzeć na ekranie i wydrukować na drukarce. Faksować można albo z pojedynczego komputera, wyposażonego w faksmodem (karta kosztuje często kilka razy mniej niż wolno stojące, typowe urządzenie faksujące) i oprogramowanie faksowe, albo przy wykorzystaniu sieciowych systemów faksujących, opartych na tzw. faks-serwerach.

Serwer faksowy jest pojedynczym stanowiskiem komputerowym, udostępniającym grupie użytkowników, połączonych siecią lokalną, usługi faksowe. Zwykle faks-serwer składa się z karty (lub kilku) faksowej, instalowanej w komputerze, i programu, który pozwala na zredagowanie dokumentu, wysłanie i jego odbiór, często z możliwością dalszego wysłania go siecią lokalną. Uwzględnione są przy tym kolejność zadań, przydzielanie priorytetów, automatyczne ponawianie operacji wybierania numerów telefonicznych itp.

Może się też zdarzyć, że karty faksmodemowe są dołączone do innego komputera, pełniącego w takim przypadku rolę serwera telekomunikacyjnego, którego praca jest sterowana z serwera faksów.

Wiele firm korzystających z faks-serwerów przesyła faksy w sposób automatyczny nocą, ponieważ wtedy można łatwiej i taniej połączyć się telefonicznie z adresatem. Z tego względu komputer, któremu powierzono pełnienie roli faks-serwera, powinien pracować 24 godziny na dobę.

Faksowanie w sieci LAN

Coraz więcej firm korzysta z oprogramowania wspomagającego pracę grupową. Pozwala ono na sprawne przesyłanie dokumentów między członkami grupy roboczej. Obok systemów "robionych pod klucz" są to zwykle produkty gotowe, łatwe do dostosowania (np. Windows 95/98, NT, Lotus Notes, GroupWise). Wszystkie wymienione produkty zawierają własny system poczty elektronicznej.

Większość systemów poczty elektronicznej pozwala na przesyłanie informacji składającej się ze znaków alfanumerycznych z dołączonymi do tekstu plikami, które w szczególności mogą być także faksami.

Taki rodzaj pracy umożliwia m.in. administratorowi sieci (lub osobie wyznaczonej) ręczne rozsyłanie w sieci lokalnej nadchodzących do serwera faksowego dokumentów faksowych, adresowanych do różnych odbiorców w firmie. Oczywiście, jest to możliwe wtedy, gdy liczba nadchodzących i segregowanych faksów nie przekracza kilkuset dziennie.

Jeśli firma jest na tyle duża, że ręczne segregowanie nadchodzących faksów nie wystarcza, stosuje się systemy automatycznej segregacji faksów. Nadawca faksu wybiera na klawiaturze wewnętrzny numer (odpowiadający numerowi skrzynki faksowej adresata - metoda Direct Inward Dial - DID) lub moduł (Optical Character Recognition - program rozpoznający znaki alfanumeryczne) dekoduje zapisane w nagłówku faksu numery skrzynek faksowych.

Na rynku polskim jest dostępnych kilka programów obsługujących rozsyłanie faksów w sieci LAN. Przykładem faks-serwera do LAN (obsługuje także pocztę elektroniczną, głosową ISDN, intranet) jest FaxWare 5, niemieckiej firmy Tobit. Może on obsłużyć do tysiąca użytkowników i 256 urządzeń (np. modemów). Można go zainstalować na serwerze Novell NetWare, a jego klienci pracują pod kontrolą DOS, Windows 95/98/NT, NetWare. FaxWare dysponuje spolszczonym menu. Firmy kilkudziesięcioosobowe mogą skorzystać z pracującej w sieci Novell NetWare aplikacji FAXserve for NetWare & GroupWise firmy Cheyenne, należącej obecnie do Computer Associates. Może ona korzystać z poczty elektronicznej do przesyłania faksów.

Zetafax to serwer faksowy, stworzony przez firmę Equisys. Pracuje w środowisku Windows 95/98/NT. Oprogramowanie klientów działa w 16 wersjach językowych, w tym także po polsku. Zetafax może obsłużyć firmy o rozproszonej strukturze, tj. przekazywać faksy z jednego serwera do innego za pośrednictwem łączy telefonicznych lub Internetu. Natomiast FAXmaker for Networks firmy GFI Fax & Voice jest przystosowany do pracy w środowisku Windows 95/NT.

Faksowanie z Internetem

Rozwój Internetu i internetowej poczty elektronicznej spowodował upowszechnianie się przesyłania dokumentów, składających się tylko ze znaków alfanumerycznych. Taka forma przekazu jest bardziej praktyczna (choćby ze względu na wydajność systemów kompresji, łatwość sortowania czy możliwości wyszukiwania fraz ze względu na słowa kluczowe) niż przesyłanie "obrazków" faksowych. Dla tych, którzy jednak chcieliby obejrzeć szczegóły dokumentu, np. podpis i pieczątki, do przesyłanego tekstu można dołączyć obiekt graficzny w formie załącznika.

Na rynku pojawiły się nawet urządzenia, które umożliwiają przesyłanie faksów w Internecie (tzw. e-faksów). Przykładem jest jedna z nowszych propozycji Hewlett-Packarda - HP 9100 Digital Sender. Urządzenie wielkości czy niewielkiej kopiarki jest płaskim skanerem z podajnikiem automatycznym, wyposażonym we własną klawiaturę i kartę sieciową LAN (Ethernet, FastEthernet, TokenRing). Obsługa urządzenia jest bardzo prosta - korzystając z klawiatury wystarczy wstukać adres e-mailowy i włożyć wysyłane materiały do podajnika. Przesyłać można obrazy dokumentów czarno-białych i kolorowych, a transmisja odbywa się za pośrednictwem protokołu TCP/IP. Zeskanowane pliki można także przesyłać na drukarkę czy do sieciowego faks-serwera.

Oprogramowanie do faksmodemów

Większość programów do obsługi faksmodemów pozwala na edycję i wysłanie różnych dokumentów, odbiór faksów i zapisanie - przy zastosowaniu kompresji - nadesłanego dokumentu w formie pliku graficznego (bitmapa). Inne funkcje obsługiwane przez współczesne faksmodemy to m.in. zarządzanie książką adresową, zawierającą najczęściej używane numery faksów, możliwość wysłania jednobrzmiącego faksu wielu odbiorcom naraz (tzw. grupie abonentów) i to z góry planując czas nadania każdego z nich. Dzięki oprogramowaniu faksmodemów możemy wysyłać faksy, zawierające wstawione uprzednio pliki graficzne (np. logo firmy), edytować tzw. okładkę lub nagłówek faksu oraz zarządzać przychodzącymi faksami, poprzez obsługę systemu kartotek czy ustalenie dopuszczalnych rozmiarów nadsyłanych plików (filtracje).

Wiele oferowanych w kraju programów do faksmodemów pracuje w angielskiej wersji językowej - tym bardziej należy docenić pojawiające się na rynku produkty oferujące komunikację w języku polskim.

Wybraliśmy do porównań programy polskie (InFAX, Pro-Fax) oraz jeden zachodni w wersji oryginalnej (prezentujemy najnowszą wersję programu WinFAX PRO 9.0 firmy Symantec). Wymienione programy testowaliśmy w konfiguracji jednostanowiskowej. Wszystkie mogą pracować w sieci.

Aby porównać trzy programy do obsługi faksów, zestawiliśmy wybrane, praktyczne właściwości tych pakietów i każdej z nich przypisaliśmy odpowiednią wagę i ocenę działania. Pierwsze miejsce zajął WinFAX. Jego właściwości z nawiązką rekompensują wysoką cenę i to, że jest dostępny tylko w wersji angielskiej. Dwa pozostałe produkty uzyskały dokładnie taką samą ocenę. Świadczy to o bardzo wyrównanej relacji właściwości/cena każdego z obu programów. Tani program InFAX jest produktem mniej złożonym, droższy Pro-Fax oferuje wiele ciekawych i praktycznych właściwości.


TOP 200