Do tej pory w Office Web Apps możliwa była praca grupowa - ale w dość ograniczonym zakresie. Wielu użytkowników mogło w tym samym czasie edytować dokumenty utworzone w webowym Excelu oraz OneNote, ale do pracy nad dokumentami MS Word lub PowerPoint niezbędne posiadanie standardowych, dekstopowych wersji tych aplikacji. Teraz się to zmieniało - wszystkie dokumenty można bez ograniczeń współedytować online.

Microsoft pochwalił się, że wykorzystał do tego celu swoją autorską technologię koordynowania i kolejkowania pracy nad tym samym plikiem - dzięki temu użytkownicy będą mogli w czasie rzeczywistym śledzić zmiany wprowadzane przez innych (o ile ci się na to zgodzą), ale jednocześnie nie będzie możliwe przypadkowe skasowanie czyichś danych (np. poprzez ich nadpisanie).

"Większość ludzi nie chce, by inni przeglądali ich dokumenty, dopóki nie są one ostatecznie dopracowane. Z drugiej strony - autor dokumentu, do którego inni nanoszą zmiany, chce mieć do nich wgląd i móc reagować na komentarze i uwagi. Wzięliśmy to pod uwagę projektując system zatwierdzania zmian w Office Web Apps. Jeśli jesteś współautorem dokumentu, możesz śledzić zmiany w czasie rzeczywistym, a jeśli zaczniesz pisać w jakiejś sekcji, zostaje ona automatycznie zablokowana do edycji dla innych użytkowników, a oni są natychmiast o tym informowani" - tłumaczą autorzy Office Web Apps w firmowym blogu.

Pliki edytowane jednocześnie przez wielu użytkowników zapisywane są w SkyDrive - usłudze hostowania danych oferowanej przez Microsoft. A to znaczy, że nowe usługi w darmowej wersji Office Web Apps wprowadzane są raczej z myślą o użytkownikach domowych (firmy używają raczej Office 365 - korporacyjnego, webowego Office'a współpracującego z serwerem SharePoint i pocztą Exchange).

Rozbudowanie narzędzi do pracy grupowej znacząco poprawia pozycję Microsoftu wobec Google - warto jednak zaznaczyć, że Google Docs wciąż mają jedną istotną przewagę nad produktem koncernu z Redmond. Produkt Google znakomicie działa również w mobilnych przeglądarkach - użytkownicy mogą bez problemów edytować dokumenty. W przypadku mobilnej wersji Office Web Apps jest inaczej - tam możliwe jest tylko przeglądanie dokumentów, do ich edycji niezbędne jest zaopatrzenie się w odpowiednie oprogramowanie firm trzecich.