Przy organizowaniu informacji w ramach witryny (dokumenty, multimedia czy strony) - użytkownik jest skazany na konsekwentne stosowanie metadanych. Dla dokumentów, które nie mają wymaganych metadanych, SharePoint 2010 ma inteligentne rozwiązanie w postaci "Rozdzielni dokumentów". Dla sprawdzenia tego mechanizmu - do biblioteki dokumentów SharePoint zaimportowano listę miast i krajów z oddziałami firmy, w formacie CSV (Comma-Separated Variable). Po kilku kolejnych krokach lista ta pokazała się w dialogu właściwości, gdzie dokument poddano edycji. Ta możliwość pozwala na tworzenie standardowych taksonomii (terminów uporządkowanych hierarchicznie, które mogą być stosowane w ramach zawartości na witrynie - pod warunkiem dodania kolumny metadanych do list, bibliotek lub typów zawartości). Użytkownicy mogą teraz filtrować listy dokumentów według metadanych. Biblioteka dokumentów może wskazywać, gdzie można wyświetlać dokumenty, które zostały oznakowane, np. nazwą miasta.

Próbowano także kliku innych ulepszeń w zakresie zarządzania dokumentami. Organizator zawartości pozwala na tworzenie reguł, które zachowują dokument we właściwej bibliotece dokumentów na podstawie typu pliku i właściwości metadanych. Na przykład prezentacja PowerPoint znakowana "Wrocław", może być zachowana w bibliotece dokumentów utworzonej dla województwa dolnośląskiego.

Ponieważ każda biblioteka ma specyficzny okres zachowania i inne zasady polityki, cecha ta sprawia, że SharePoint 2010 jest systemem do zarządzania dokumentami i rekordami o bardzo dużych możliwościach, do zastosowań w przemyśle i agencjach rządowych. Zakładka "Zestaw dokumentów" pozwala na grupowanie powiązanych dokumentów, co znacznie upraszcza tworzenie przepływu dokumentów i zarządzanie ich wersjami.

Facebook dla przedsiębiorstw

Po nowym interfejsie użytkownika, kolejnym znaczącym ulepszeniem są funkcje skupiające się na społecznościach.

W SharePoint 2010 użytkownik ma dużą większą elastyczność w tworzeniu osobistych atrybutów (profili), udostępniania ich zainteresowanym oraz decydowania, która część tej informacji ma mieć status publicznej. Co ważne, SharePoint ujawnia publiczne profile przez system i dlatego może stanowić hub dla usług społecznościowych w przedsiębiorstwie.

Podobnie jak na Facebooku, istnieje w SharePoint możliwość dostarczania wiadomości, które pomagają członkom społeczności śledzić postępy prac swoich kolegów. Kiedy doda się słowa kluczowe lub znakowanie do takich działań, system staje się cennym narzędziem do wykrywania informacji o poszczególnych projektach prowadzonych w ramach organizacji.

Zakładki społecznościowe oferują kolejny sposób budowania zasobów wiedzy w ramach społeczności. Do zbioru zakładek społecznościowych może zostać włączony dowolny fragment zawartości z internetu. Użytkownicy mogą oceniać zawartość, komentować działania innych - podobnie jak poprzez posty w blogach.