Małżeństwo koniecznie z rozsądku

Plan wstępny

Po uzyskaniu spójnej wizji wdrożenia na poziomie zarządu i wprowadzeniu do budżetu pewnych środków na dalsze prace przychodzi czas na opracowanie wstępnego planu rozwoju organizacji i informatyki. Taki plan powinien zawierać odpowiedzi na następujące pytania:

- Co chcemy osiągnąć?

- Jak te cele mieszczą się w ogólnej strategii przedsiębiorstwa?

- W jakim czasie chcemy je osiągnąć?

- Jak?

- Jakie prace organizacyjne i techniczne będą konieczne, aby system informatyczny mógł przynieść znaczące korzyści?

- Kto, w jakim zakresie i w jaki sposób, przy użyciu jakich metod będzie realizował wdrożenie?

- Czy przewiduje się wdrażanie własnymi siłami przy wsparciu konsultantów zewnętrznych, czy raczej specjaliści z zewnątrz przeprowadzą wdrożenie, szkoląc nasz personel?

- W jakim czasie?

- Jaka będzie kolejność prac i ich intensywność?

- Jak przejść od stanu istniejącego do pożądanego? To wymaga m.in. określenia głównych punktów kontrolnych wdrożenia - kamieni milowych prac.

- Ile to będzie kosztować? Tu kłania się wstępne oszacowanie kosztów.

Dość często decydenci uważają takie opracowanie za zbędną mitręgę i stratę czasu. Jednak pomijając ten etap, nikt sensownie nie opracuje wymagań dla systemu informatycznego, czyli praktycznie nie będzie wiadomo, co ma być kupione i wdrożone. Obarczenie własnych informatyków opracowaniem wstępnego planu rozwoju organizacji i informatyki zwykle nie prowadzi do celu. Będzie to praca wykonywana przez nich po raz pierwszy lub po wielu latach przerwy, a przy braku standardów i uznanych metod jej efekty mogą nie być zadawalające. Wynajęcie wyspecjalizowanej firmy konsultingowej kosztuje, ale daje gwarancję profesjonalnego opracowania wymagań dla systemu.

Problemy wyboru

Istotną sprawą w trakcie wyboru systemu jest ocena wielkości naszego przedsiębiorstwa oraz jego charakteru, a w szczególności udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

- Czy firma jest duża, średnia lub mała, biorąc pod uwagę kryterium wielkości obrotów i zatrudnienia? Im mniejsza firma, tym tańszy i mniej skomplikowany może być system informatyczny.

- Jaka jest jej struktura prawna, czy jest to firma jedno-, czy wielozakładowa? Rzutuje to na potrzebę obsługi wielozakładowości finansowej i logistycznej.

- Jak wygląda sieć dystrybucji i zaopatrzenia? Czy istnieje konieczność obsługi zintegrowanego łańcucha dostaw?

- Na ile złożone i rozbudowane są relacje z klientami? Czy konieczne jest stosowanie rozbudowanego systemu CRM?

- Jakie typy produkcji dominują: produkcja na zamówienie, produkcja mało- lub średnioseryjna, czy produkcja powtarzalna?

- Jakie metody, o ile to wchodzi w grę, będą stosowane do usprawniania organizacji w przedsiębiorstwie? Przykładowe metody to Six Sigma, szczupłe zarządzanie (lean management), zarządzanie według teorii ograniczeń (theory of constraints). Czy będzie prowadzony odrębny projekt usprawniania organizacji?

Pułapki braku analizy potrzeb

Jeżeli nie opracowano konkretnych wymagań w stosunku do systemu, to można spodziewać się całego szeregu problemów. Na pierwszy plan wysuwa się brak możliwości oceny merytorycznej oferowanego oprogramowania, czego efektem jest arbitralny wybór systemu przez nie zawsze kompetentne osoby. Bardzo duże prawdopodobieństwo dokonania niewłaściwego wyboru nie wróży dobrze powodzeniu takiego projektu. Taka sytuacja powtarza się nagminnie w dużych przedsiębiorstwach i nagminnie kierownictwo z czasem zaczyna się dziwić, że nic z projektu nie wychodzi. Projekt źle zdefiniowany na początku jest zwykle nie do uratowania. W najlepszym wypadku powstanie kiepska proteza za duże pieniądze.

Przykładem może być zainstalowanie w przedsiębiorstwie produkującym wyroby w wielu wariantach oprogramowania, które nie ma mechanizmu pozwalającego konfigurować wyroby na indywidualne zamówienie bez konieczności tworzenia w bazie danych konkretnej struktury wyrobu. Wyobraźmy sobie tkalnię wytwarzającą tkaniny bawełniane w kilkudziesięciu kolorach, 5 szerokościach i 10 rodzajach wykończenia oraz dodatkowo z nieograniczoną liczbą nadruków. Przy braku konfiguratora informatycy staną w obliczu konieczności przechowywania i zarządzania danymi setek tysięcy poszczególnych wersji tkanin. Zastosowanie konfiguratora pozwala na tworzenie wariantu wyrobu, który "żyje" w bazie danych do momentu zrealizowania i rozliczenia konkretnego zamówienia klienta. Innym przykładem może być zastosowanie oprogramowania przeznaczonego do obsługi produkcji dyskretnej (np. produkcji części maszyn) w przedsiębiorstwie o produkcji ciągłej (np. rozlewnie napojów pracujące na liniach produkcyjnych). Procesy planowania, śledzenia realizacji produkcji, kontroli jakości i liczenia kosztów w obu typach produkcji są drastycznie różne i nic na to nie można poradzić.

Wspólny słownik pojęć

Decyzje finansowe, również te związane z zakupem systemu informatycznego, podejmuje zwykle zarząd firmy, opierając się na opiniach menedżerów niższych szczebli. Istotne jest, aby wszystkie te osoby posługiwały się - przynajmniej w ograniczonym zakresie - tym samym zasobem informacji i słownikiem pojęć związanych z wykorzystaniem informatyki w zarządzaniu. Dlatego przed przystąpieniem do wyboru systemu ERP sensowne jest przeprowadzenie szkolenia menedżerów z zakresu współczesnych metod zarządzania z wykorzystaniem informatyki. Chodzi tu po prostu o standaryzację wiedzy na poziomie niezbędnym do podejmowania świadomych decyzji.