Magazyn po transformacji

Koszt budowy magazynu wysokiego składowania może z łatwością przekroczyć wartość potencjalnych korzyści. Chyba że - jak pokazuje przykład Pronox Technology SA - firma jest w stanie równolegle przekształcić swój model biznesowy i uelastycznić wewnętrzną organizację.

Koszt budowy magazynu wysokiego składowania może z łatwością przekroczyć wartość potencjalnych korzyści. Chyba że - jak pokazuje przykład Pronox Technology SA - firma jest w stanie równolegle przekształcić swój model biznesowy i uelastycznić wewnętrzną organizację.

Historia branży dystrybucyjnej to nieprzerwane pasmo drobnych optymalizacji pomiędzy dwoma wzajemnie przeciwstawnymi celami: dostępnością towaru i kosztami tej dostępności. Na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat dokonał się w tej dziedzinie ogromny postęp - zoptymalizowano praktycznie wszystko, m.in. topologie sieci dystrybucyjnych, logistykę i transport, zakupy i uzupełnianie zapasów w sieci, prognozowanie popytu z uwzględnieniem sezonowości, serwis posprzedażowy oraz kontrolę należności i zobowiązań.

W rezultacie wszystkich tych zmian, możliwych w dużej mierze dzięki informatyce, firmy dystrybucyjne są w stanie działać efektywnie na rynku z minimalnymi marżami. Konkurencja wciąż jednak jest ostra i presja na optymalizację nie ustaje. Co jeszcze można zoptymalizować, gdy praktycznie wszystko jest zoptymalizowane? Okazuje się, że można, jednak nie mogą to być optymalizacje drobne - trzeba określić ambitne cele i kreatywnie podejść do ich realizacji.

Zrzucić ograniczenia

Magazyn po transformacji

Piotr Ginter, analityk biznesowy w Pronox Technology SA w Katowicach

Dystrybutor sprzętu i akcesoriów komputerowych Pronox Technology SA z siedzibą w Katowicach postanowił dokonać skokowej optymalizacji poprzez budowę magazynu wysokiego składowania. Wbrew pozorom podłożem zmian nie była chęć obniżenia rachunków za wynajem powierzchni magazynowej, bowiem na obecnym etapie rozwoju rynku koszty całej operacji łatwo przewyższyłyby korzyści. Budowa magazynu wysokiego składowania przez Pronox była elementem przebudowy modelu biznesowego, polegającej na rozszerzeniu dotychczasowej działalności o outsourcing logistyczny dla dużych producentów.

Taka działalność wymaga zasadniczej poprawy zarządzania magazynem, ale także ścisłej koordynacji między zarządzaniem magazynem a zarządzaniem całą firmą. "Badaliśmy dokładnie kilka produktów polskich, a później także kilka wiodących rozwiązań światowej klasy, takich jak Qguar czy Prolag, włącznie z zagranicznymi wizytami referencyjnymi. Okazało się, że na rynku nie było gotowego systemu zdolnego zrealizować taki model biznesowy. Nie widzieliśmy też systemu dla magazynu wysokiego składowania, który byłby ściśle zintegrowany z systemem ERP, dlatego ostatecznie zdecydowaliśmy się stworzyć rozwiązanie «szyte na miarę» wspólnie z naszym wieloletnim partnerem - firmą Digitland" - mówi Piotr Ginter, analityk biznesowy w Pronox Technology SA w Katowicach.

Zanim w Pronoxie podjęto decyzję o budowie magazynu wysokiego składowania, firma wykorzystywała "płaski" magazyn z prostym podziałem na strefy gabarytowe. W ramach stref funkcjonowały obszary odpowiadające towarom określonego rodzaju lub marki, np. drukarki firmy X, drukarki firmy Y. Obszary z kolei dzieliły się na podstawowe i nadmiarowe. "Ten w sumie prosty podział był bardzo długo wystarczający i nie generował nadmiernych kosztów" - mówi Piotr Ginter. "Z biegiem czasu, a dokładniej wraz ze wzrostem liczby asortymentów oraz liczby sztuk towaru prostota przestała być sprzymierzeńcem i ukazała kres swoich możliwości" - dodaje.

Najpoważniejszym ograniczeniem stało się zapewnienie efektywnej realizacji zasady FIFO, bowiem spora część towarów, takich jak tusze do drukarek, napędy optyczne, mają daty ważności. "Utrzymanie zasady FIFO stawało się coraz ważniejsze także dlatego, że w przypadku części towarów dystrybuowanych przez Pronox gwarancja biegnie nie od daty sprzedaży w detalu, lecz od daty produkcji, stąd zaniedbanie FIFO mogłoby wiązać się z całkiem sporymi stratami" - wyjaśnia Piotr Ginter.

Pogodzić dwa światy

Magazyn po transformacji

Jarosław Borkiewicz, analityk biznesowy w Digitland SJ w Krakowie

Oddzielną kwestią było bieżące zarządzanie magazynem, który będąc magazynem dystrybucyjnym spełniał jednocześnie rolę magazynu handlowego, wydającego towar bezpośrednio dystrybutorom i sklepom detalicznym. W praktyce jest to bardzo trudne, bo zarządzanie magazynem dystrybucyjnym odbywa się w innym rytmie niż zarządzanie magazynem handlowym. "W dystrybucji liczy się długookresowa optymalizacja. W magazynie handlowym ważne są dwie rzeczy: czas realizacji zamówienia oraz bezwzględne trzymanie się procedur - każde odstępstwo rodzi lawinę kosztów i opóźnień" - tłumaczy Piotr Ginter.

Aby pogodzić te dwa światy, Pronox i spędziły wspólnie ponad trzy miesiące na studiowaniu możliwych wariantów wspólnego funkcjonowania magazynu logistycznego i handlowego w jednym systemie. "Sztuka polegała na tym, aby wybór konkretnej koncepcji funkcjonowania systemu zarządzającego magazynem nie ograniczał klienta w przyszłości. Chcieliśmy zachować ich rozdzielność, by można nimi było niezależnie zarządzać i skalować je, a z drugiej strony zachować wysoką spójność i automatyczną współpracę między nimi" - tłumaczy dylematy Jarosław Borkiewicz, analityk biznesowy w Digitland SJ w Krakowie.

Równolegle Pronox podlega silnym presjom rynkowym i konkurencyjnym, w rezultacie których marże sukcesywnie spadają, ograniczając firmie pole manewru. Jednym ze sposobów na zaradzenie temu niekorzystnemu dla firmy obrotowi spraw było wejście firmy na rynek usług logistycznych, a w zasadzie outsourcingu dystrybucyjno-logistycznego na rzecz firm, które wchodziły na polski rynek i chciały szybko zdobyć w nim udziały.

"Zaczęło się od jednej umowy, ale wkrótce potem przyszły do nas kolejne firmy zainteresowane outsourcingiem. Działalność dobrze rokowała, a tymczasem magazyn stawał się powoli niewydolny. Równocześnie pojawiła się kwestia zarządzania relacjami z klientami w sensie rozliczeniowym, bo gdy podpisuje się umowy SLA, to obie strony muszą mieć precyzyjne dane o tym, jak sytuacja wygląda w rzeczywistości" - tłumaczy tło decyzji o budowie magazynu wysokiego składowania i systemu do zarządzania nim Piotr Ginter.

W tak ścisłych relacjach biznesowych pomyłki są nie do przyjęcia. Planując rozwijanie działalności w kierunku outsourcingu logistycznego, Pronox chciał mieć pewność, że zasada działania rozwiązania informatycznego obsługującego tę działalność będzie nie do podważenia. "W praktyce działa to w ten sposób, że każda grupa asortymentów jest powiązana z kontem księgowym, zaś plan kont uwzględnia istniejące w systemie magazyny logiczne. Każde przeniesienie towaru w magazynie jest więc widoczne w systemie księgowym - trudno o większą przejrzystość i spójność" - mówi Jarosław Borkiewicz.


TOP 200