Warto mieć archiwum

Jak już wspomnieliśmy, archiwizowanie danych jest zupełnie inną operacją, o celach odmiennych niż w przypadku backupu. Tu zachowujesz informacje nie po to, by móc je szybko odtworzyć w razie jakiejś awarii, lecz po to, by przechowywać je przez dłuższy czas i w razie potrzeby móc po nie sięgnąć.

Decydując się na wdrożenie w firmie takiego rozwiązania, należy również na początku odpowiedzieć sobie na serię pytań, co pozwoli na dokładne zdefiniowanie potrzeb oraz wybranie technologii i rozwiązań odpowiednich do ich realizacji. Przede wszystkim trzeba zdecydować, jakie dane mają podlegać archiwizacji - chodzi tu o informacje, które w jakimś momencie przestają być wykorzystywane w bieżącej pracy firmy, ale do których w pewnych okolicznościach trzeba będzie wracać. Najbardziej oczywistym typem danych wydaje się tu np. poczta elektroniczna, ale również wszelkie inne firmowe dokumenty (np. finansowe, księgowe), które w przyszłości mogą być niezbędne do celów wewnętrznych przedsiębiorstwa lub na potrzebny kontroli przeprowadzanych przez zewnętrzne podmioty (urzędy, audytorów itp.).

Przenoszenie danych do archiwum ma dodatkową zaletę: ułatwia codzienną pracę, poprzez odseparowanie np. dokumentów, które faktycznie są potrzebne na bieżąco, od danych, do których zaglądać będziesz tylko sporadycznie, w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.

Do przeprowadzenia takiej selekcji niezbędne jest przeprowadzenie tzw. warstwowania danych, to znaczy przypisanie wszystkich informacji przetwarzanych w firmie do jednej z trzech kategorii: dane aktywne, nieaktywne i referencyjne. Takie rozróżnienie pozwoli na oszacowanie potrzeb i dopasowanie do nich optymalnej metodologii archiwizowania danych.

W tym przypadku niezbędne jest również określenie, jak często ma być wykonywana archiwizacja, w którym momencie dane przestają być "aktywne" (i zaczynają podlegać archiwizowaniu). Należy również wybrać rozwiązanie sprzętowe - i tu również oferta rynkowa jest przeogromna. Dane mogą być archiwizowane na lokalnych dyskach, napędach USB, nośnikach optycznych, serwerach, dyskach NAS, specjalistycznym sprzęcie storage, a także w usługach chmurowych, oferowanych przez zewnętrznych dostawców.

Przede wszystkim analiza

Przy wyborze rozwiązań i usług od backupu i archiwizacji warto też rozważyć różne scenariusze działania i rozwoju firmy itp. - dobrze będzie, jeśli wybrany system będzie skalowalny i łatwy w rozbudowie o dodatkowe moduły, funkcje itp.

Jaki system backupu czy archiwizacji można nazwać "dobrym"? Przede wszystkim taki, który bez problemów realizuje potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa, jest skuteczny - ale nie jest przy tym przesadnie skomplikowany - i przez większość czasu jest działa bez konieczności jakichkolwiek działań ze strony administratora czy użytkowników.

Systemy archiwizacji i backupu generują koszty nie tylko na etapie wdrożenia, ale również podczas zwykłego funkcjonowania - w dużych organizacjach ilość danych przechowywanych w takich systemach może być ogromna. Bardzo ważne, szczególnie w przypadku backupu, jest również uzyskanie odpowiedzi na pytanie, jak dokładnie przebiega i ile trwa (w różnych scenariuszach) przywracanie danych.

To właśnie dlatego tak ważny jest etap planowania, często nieco lekceważony przez organizacje wdrażające takie rozwiązanie - prawda jest bowiem taka, że im staranniej i uważniej przeprowadzisz analizę potrzeb firmy i dostępnych rozwiązań, tym mniej problemów będziesz miał później z systemem backupu czy archiwizacji danych.