Rozwiązania kompleksowe

Obecnie na rynku jest kilka firm dostarczających kompleksowe rozwiązania ułatwiające realizację podstawowych aspektów działania firmy. Google ze swoim pakietem Google Apps dla Firm oraz Microsoft z Office 365 to obecnie chyba najbardziej rozbudowane zestawy narzędzi biurowych dostępnych jako zewnętrzna usługa dostępna w chmurze publicznej.

Google Apps dla Firm oferuje pakiet biurowy ułatwiający pracownikom firmy wydajną i sprawną współpracę z każdego miejsca przy użyciu dowolnego urządzenia. Bez problemów i zaawansowanej wiedzy technicznej daje się skonfigurować i zarządzać, a jego obsługa nie powinna sprawić problemów nikomu, kto ma opanowane podstawowe umiejętności obsługi komputera.

W ramach subskrypcji pakietu przedsiębiorca dostaje usługę Gmail obsługującą pocztę elektroniczną, która działa na każdym komputerze i urządzeniu przenośnym z aktywną transmisją danych. Z zawartości skrzynki można również korzystać bez połączenia z internetem dzięki trybowi offline. Razem z obsługą poczty e-mail Google oferuje kalendarz, dzięki któremu można łatwo i bezproblemowo planować swój firmowy harmonogram zajęć, a także dzięki możliwości udostępniania, pokazać innym planowane terminy lub oddelegować zarządzanie kalendarzem innej osobie.

Jak przystało na pakiet firmowy, dostępne są także narzędzia do tworzenia i modyfikowania dokumentów biurowych. Usługa umożliwia tworzenie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji. Możliwy jest również import istniejących już dokumentów. Zaletą korzystania z plików opartych na usłudze Google jest możliwość śledzenia kolejnych wersji dokumentu w ramach wprowadzania modyfikacji, a szczegółowa historia pozwala obejrzeć każdy plik w wersjach sprzed kolejnych zmian.

W odróżnieniu od profesjonalnych pakietów biurowych instalowanych jako aplikacje na lokalnych komputerach, praca na dokumentach Google nie pozwala na użycie zaawansowanych funkcji, a same pliki nie mogą być tak rozbudowane jak ich desktopowe odpowiedniki. Niewątpliwą zaletą usługi jest fakt, iż umożliwia ona łatwą i sprawną pracę grupową za pośrednictwem internetu. Zmiany wprowadzone przez jednego z pracowników są natychmiast widoczne na komputerach pozostałych, bez potrzeby przesyłania i aktualizacji plików.

Google Apps dla firm oferuje także usługę dysku w chmurze. Google Drive umożliwia błyskawiczne tworzenie nowych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji. Pozwala również pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie z innymi osobami. Każda wprowadzona zmiana jest od razu widoczna. Obsługa dysku jest bardzo prosta i intuicyjna, a zarządzanie zawartością możliwe na kilka sposobów, poprzez zalogowanie się przez panel webowy lub aplikację, dzięki której pliki są także synchronizowane z urządzeniem. Z uwagi na to, że Google udostępnił aplikację do obsługi dysku na różne platformy sprzętowe i systemowe (iOS / OS X, Android, Windows) dostęp do plików jest możliwy z dowolnego miejsca o każdej porze. Pliki gromadzone na Google Drive można również udostępniać innym osobom wysyłając odpowiedni dostęp przez e-mail lub generując link do wskazanego katalogu.

Firma Google w ramach usług dla firm udostępnia także możliwość tworzenia witryn zespołów. Spośród wielu możliwych szablonów można bez znajomości kodowania stron internetowych tworzyć witryny projektów, umieszczać w jednym miejscu kalendarze, dokumenty oraz prezentacje i filmy. Tworzone witryny mogą być udostępniane pojedynczym osobom w firmie, całym zespołom, a nawet klientom i partnerom biznesowym. Wygodny panel konfiguracyjny pozwala na ustalenie uprawnień do czytania lub edycji zawartości strony.

Firma kliencka, która chce odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo swojej korespondencji lub po prostu archiwizować wiadomości może za dodatkową opłatą skorzystać z usługi Vault, która umożliwia archiwizację poczty oraz wiadomości czatu. Można także wyeksportować zapisane wiadomości, w celu ich przeglądania lub zablokować e-maile użytkownika przed skasowaniem w przypadku jakiegokolwiek postępowania prawnego.