Nie była to jedyna zmiana w programie. Opracowano moduł drobnej dystrybucji, rozliczanie tras i kierowców. Dostosowano program do różnorodnego sposobu rozliczenia opakowań, obsługi atestów i łączenia ich z partią towaru. Należało także opracować zestawienia przystosowane do jednostek produkcyjnych - jednostką handlową jest opakowanie o pojemności 0,5 litra, ale produkcyjną - 1 litr mleka.

Niestety, dostosowanie aplikacji dokładnie do potrzeb firmy skutkuje tym, że standardowe poprawki wydawane przez Macrologic nie mogą być zastosowane do "Aplikacji Łowickiej", jak nazywają tę wersję inżynierowie. Wiążą się z tym wyższe koszty utrzymania oprogramowania.

EDI dla kluczowych klientów

Ponieważ OSM Łowicz współpracuje z dużymi klientami, takimi jak sieci handlowe, niezbędne było wdrożenie elektronicznej wymiany danych - EDI. Zamówienia od strategicznych dystrybutorów wpływają drogą elektroniczną w postaci plików XML i są automatycznie rejestrowane w systemie logistycznym. W ten sam sposób klient otrzymuje dokumenty WZ zawierające awizo wysyłki przed dotarciem towaru do odbiorcy. Potwierdzenia odbioru dostarczane są tą samą drogą, a po kontroli i akceptacji, generowana jest faktura elektroniczna.

Obecnie w centrali około 70% zamówień pochodzi z EDI, co wynika ze skali sprzedaży do kluczowych kontrahentów, ale gdyby wliczyć wszystkie oddziały, takie zamówienia stanowiłyby około jednej piątej, gdyż hurtownie obsługują bardzo duży handel lokalny z mniejszymi kontrahentami, którzy nie korzystają z EDI.

"Miesięcznie taki oddział jak Łowicz czy Toruń wystawia od 4 do 6 tysięcy faktur, przy czym standardem bywa 1 lub 2 dokumenty WZ do jednej faktury. W hurtowniach obsługujących drobny handel wystawia się bardzo dużo dokumentów magazynowych, ale powstaje jedna faktura zbiorcza, na przykład tygodniowa zbiorcza dla PSS z wielu sklepów. Dzięki EDI wymiana dokumentów z dużymi klientami odbywa się o wiele sprawniej" - mówi Zbigniew Guzek.

Ważne zamówienia

Oprócz zarządzania sprzedażą i magazynem, nowe oprogramowanie musi obsługiwać śledzenie stanów materiałów u producenta, planowanie zamówień kartoników do mleka i śmietany UHT, rozliczać stany w trasie i magazynie, stany obce oraz porównywanie stanów z krzywą handlową towarów gotowych. Aplikacja musi zatem podpowiadać osobom odpowiedzialnym, kiedy i ile zamówić materiałów. Jest to dość skomplikowana sprawa, bo jeśli materiały są na składzie u producenta, dostarczenie ich do zakładu trwa około 3 dni, ale jeśli producent ich już nie posiada, trzeba czekać aż miesiąc. Aplikacja musi więc przetworzyć wiele informacji brzegowych, by zamówienia były składane w sposób optymalny.