Reebok Poland zbudował internetowy system obsługi zamówień na sezonowe kolekcje odzieży. Fundamentem systemu jest Linux.

Sprzedaż sezonowych kolekcji odzieży oznacza konieczność składania zamówień z półrocznym, a nawet dłuższym wyprzedzeniem. Zamówienia muszą być szczegółowe - z rozbiciem na poszczególne miesiące i terminy dostaw. Wstępne zamówienia stanowią punkt wyjścia do planu produkcji. Oprócz zadeklarowanej przez odbiorców ilości, plan musi uwzględniać pewien zapas, po to aby w trakcie sezonu było możliwe składanie zamówień uzupełniających.

Niebanalnym zadaniem jest również zarządzanie realizacją zamówień w trakcie sezonu. Sztuka polega na ciągłym aktualizowaniu informacji dotyczących ilości dostępnych konkretnych towarów dla poszczególnych odbiorców w określonym czasie. Podczas przygotowywania takich zestawień stale trzeba mieć na uwadze, że część asortymentu jest przypisana "na sztywno" konkretnym klientom (zgodnie z ich zamówieniami wstępnymi), część stanowi zapas na zamówienia uzupełniające. Oprócz tego w obliczeniach trzeba uwzględnić, że część towarów nie dotarła jeszcze do magazynów i klient może je odebrać np. za kilka tygodni.

Proces obliczania dostępnych stanów magazynowych (w odróżnieniu od fizycznej zawartości magazynu) dodatkowo jest komplikowany faktem, że w trakcie sezonu klienci rezygnują z realizacji części zamówień wstępnych, zamawiając jednocześnie inne towary w trybie uzupełniającym. W ten sposób powstają nie planowane zapasy, które mogą, choć nie muszą, zasilić ogólnodostępną pulę towarów. Firma może bowiem chcieć zarezerwować "uwolniony" towar dla ważnych klientów, np. na potrzeby specjalnej promocji lub w celu utrzymania w sklepach pełnej kolekcji.

Problematyczna "rozmiarówka"

Opisane problemy to tylko wierzchołek góry lodowej. Wydawałoby się, że przedsiębiorstwa branży odzieżowej nie mogą się obyć bez specjalistycznego oprogramowania i choćby z tego powodu dostawcy IT już dawno powinni dostrzec tę niszę. Niestety, jest inaczej. Wielcy zachodni dostawcy oprogramowania mają wprawdzie w swojej ofercie systemy dedykowane branży tekstylnej, ale jeszcze żadnemu z nich nie udało się przekonać do ich wdrożenia firmy polskiej. Z kolei polscy producenci systemów wspomagających zarządzanie - jak się wydaje - nie są tym rynkiem zainteresowani (pewne próby podejmował w przeszłości krakowski Digitland). W efekcie firmy sprzedające w Polsce kolekcje odzieży są zmuszone do budowania unikalnych rozwiązań, łączących standardowe pakiety z samodzielnie tworzonym oprogramowaniem oraz arkuszami kalkulacyjnymi.

Jeszcze do niedawna właśnie w taki sposób radził sobie także Reebok Poland, importujący markowe obuwie i odzież sportową. Firma ta nie mogła znaleźć dostawcy, który chciałby dostosować swój system do nietypowych wymogów branży, np. poprzez wprowadzenie we własnych produktach tzw. rozmiarówki, czyli uwzględniania faktu, że pojedynczy towar może być oferowany w różnych rozmiarach, co ma bezpośrednie przełożenie zarówno na system finansowo-księgowy, jak i magazynowy. Reebok zdecydował się zlecić warszawskiej firmie Cavern stworzenie systemu obsługi zamówień według własnej receptury, a potem oddał go w outsourcing.

Głównym powodem rozpoczęcia projektu była konieczność obniżenia kosztów obsługi detalistów. Reebok chciał zbudować internetowy system przyjmowania zamówień, dzięki któremu firma mogłaby odciążyć dział handlowy i finansowy od czasochłonnego udzielania kontrahentom informacji o dostępności towaru czy stanie wzajemnych rozliczeń. Mały od strony informatycznej projekt szybko przerodził się w trwające ponad półtora roku przedsięwzięcie. Zmieniły się również założenia biznesowe, a projekt stał się okazją do zdefiniowania długofalowej wizji prowadzenia biznesu i sprecyzowania oczekiwań wobec informatyki.