Studiując suche formuły umowy licencyjnej "licencji udziela się w powiązaniu z miejscem określonym jako adres nabywcy licencji. Użycie oprogramowania w powiązaniu z inną lokalizacją niż powyższa jest ściśle zabronione." wzrok Czytelnika szybko przemyka się nad jej treścią. Tymczasem należałoby chwilę zatrzymać się nad tymi sformułowaniami i uzmysłowić sobie jak poważne konsekwencje niosą one ze sobą.

W momencie gdy powyższa klauzula ma moc obowiązującego przepisu, firma która go podpisała nie ma prawa przenosić tak licencjonowanego oprogramowania do swoich filii i przedstawicielstw. Pracownicy firmy nie powinni uruchamiać tych programów na swoich komputerach przenośnych a w przypadku zmiany adresu firmy, spowodowanej czy to klęską żywiołową, czy zwykłą zmianą adresu, nie można zainstalować oprogramowania w nowym miejscu.

Zdarzają się tacy sprzedawcy oprogramowania, którzy omawiane sformułowania interpretują nieco łagodniej - są to jednak wyjątki, które tylko potwierdzają surowość przepisów prawa o licencji lokalizacyjnej. Tym bardziej należy liczyć się z możliwościami, że sympatyczne kontakty ze sprzedawcą mogą się kiedyś skończyć, a interesy nabywcy oprogramowania powinny zawsze bronić dobrze wynegocjowane i sformułowane paragrafy zawieranych umów. A oto kilka wskazówek dla negocjatorów umów o licencji lokalizacyjnej:

Zdefiniowanie lokalizacji

Najpierw warto zadać sobie pytanie, czym się różni sposób wykorzystania oprogramowania w waszej firmie? Jeżeli składa się ona z wielu położonych w różnych miejscach biur czy agencji, a przy tym chcemy, aby w każdym z nich można było korzystać z oprogramowania to należy tak zdefiniować lokalizację firmy, aby powołanie się na nią w podpisywanej właśnie umowie uwidoczniało jej złożoność. Można przykładowo określić firmę jako "biura firmy ABC" lub "ośrodki obliczeniowe firmy ABC". Pozwoli to na korzystanie z licencjonowanego oprogramowania we wszystkich miejscach składających się na firmę ABC.

Rozszerzenie uprawnień

Niech kilku przedstawicieli waszej firmy korzysta z coraz bardziej popularnych form prowadzenia sprzedaży w terenie przy wykorzystaniu przenośnych komputerów. Przekazywanie danych o zapotrzebowaniu na towary do centrali jest podstawowym elementem działania i rozwoju firmy, a jednocześnie powinno być zgodne z zawartymi wcześniej porozumieniami licencyjnymi. Dlatego też w tym przypadku powinny się w niej znaleźć dopisane pod koniec treści sformułowania, że "bez pobierania dodatkowych opłat udziela się licencji na wykorzystywane przez sprzedawcę oprogramowanie skopiowane na komputerze przenośnym, o ile nie korzysta on w tym czasie z licencji lokalizacyjnej".

Rekonstrukcja oprogramowania po klęskach żywiołowych

Na wypadek powodzi czy pożaru kopie backupowe powinny być przechowywane poza miejscem pracy oprogramowania. Mogą być one przechowywane albo w specjalnie do tych celów ustalonych miejscach lub np. w domach pracowników firmy. Podpisany kontrakt licencyjny powinien zezwalać na sporządzenie kilku kopii dla celów backupu. Do umowy licencyjnej warto dołączyć uwagę, że "na wypadek klęsk żywiołowych w miejscach pracy oprogramowania zezwala się bez dodatkowych opłat na sporządzenie kopii oprogramowania, które powinny być przechowywane poza terenem firmy. Pozwolą one w razie konieczności na zgodne z warunkami licencyjnymi

wykorzystanie oprogramowania dla kontynuacji pracy firmy".

Planowanie przyszłości

Można sobie łatwo wyobrazić, że trzy lata temu podpisaliśmy długoterminową umowę lokalizacyjną, która nie dopuszcza do stosowania oprogramowania pod kontrolą Windows, wykorzystania go dla notebooków czy jego pracy w sieci. Dzisiaj należałoby renegocjować taką umowę lub stosować się ściśle przez długie lata do paragrafów zawartego porozumienia. Na dodatek, w tym czasie może się całkowicie zmienić sprzęt, z którego będziemy chcieli skorzystać.

W ciągu najbliższych lat komputery przenośne prawdopodobnie będą wyposażone w możliwości zdalnej i bezprzewodowej pracy. Nie należy podpisywać umów lokalizacyjnych, które w przyszłości skutecznie odetną firmę od możliwości zastosowania nowych technologii. Można przecież próbować zaplanować komputeryzację firmy na najbliższe pięć lat. Do negocjowanej umowy można dołączyć następujące sformułowania "Sprzedawca i nabywca uważają, że nabywca może wykorzystywać oprogramowanie w połączeniu z komputerami pracującymi zdalnie i bezprzewodowo. Korzystanie z tych technologii będzie możliwe bez dodatkowych opłat".

Czy można tak prowadzić negocjacje, że powyższe sformułowania zostaną dołączone do umowy licencyjnej? Wszystko zależy od zdolności nabywcy do negocjacji oraz od zapatrywań sprzedawcy. Wielu sprzedawców jest gotowych na to aby zmienić opracowane dla nich i osłaniające przede wszystkim ich interesy projekty umów. Poza tym powinniśmy zdawać sobie sprawę z faktu, że negocjować można z kilkoma sprzedawcami naraz, a wybrać tylko tego, który zgodzi się na nasze warunki i wymagania.