Pułapka nadmiernych modyfikacji

W pułapkę nadmiernych modyfikacji w systemie ERP wpadło w latach 90. Jeleniogórskie Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne Jelfa. Wówczas było ono jedną z pierwszych polskich firm z tego sektora, które wdrożyły system zintegrowany. W roku 1996 zarząd wybrał system BPCS amerykańskiej firmy SSA. Okazał się on jednak nie w pełni przystosowany do wymogów branży farmaceutycznej i pozbawiony istotnych funkcji związanych chociażby z obsługą sprzedaży eksportowej czy zarządzaniem gospodarką remontową (walidacja i rewalidacja urządzeń remontowanych). Był więc od początku bardzo mocno modyfikowany i dostosowywany do potrzeb.

"W efekcie powstały aplikacje, które śmiało można by określić nazwą Jelfa BPSC. Niestety, ten system nie nadawał się do uaktualnienia do nowszej wersji" - mówi Witold Giletycz, kierownik działu informatyki w Jelfie. To zmuszało Jelfę do pracy na systemie nienadającym się do walidacji (zgodnego z zasadami Dobrej Praktyki Wytwarzania - Good Manufacturing Practices), wbrew przyjętym w branży standardom, zakładającym implementację w pełni elastycznego i nadającego się do modernizacji systemu, pochodzącego z walidowanego źródła.

Dlatego gdy dwa lata temu zarząd podejmował decyzję o zmianie systemu ERP - ze względu na walidację procesów produkcyjnych i zarządzania - wybrał najbezpieczniejszy wariant. Przed ogłoszeniem przetargu specjalny zespół przygotował mapę procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie. Dzięki temu już na wstępie były jasne wymagania stawiane przed nowym rozwiązaniem. W wyniku konfrontacji wymagań i możliwości ich realizacji w oferowanych systemach ERP wybrano system mySAP.com. Równie metodycznie zrealizowano proces wdrożenia łącznie z walidacją systemu. Było to pierwsze tego typu wdrożenie w Polsce. "Uzyskaliśmy certyfikat i możemy się teraz szczycić zwalidowanym systemem z w pełni udokumentowanymi wszystkimi procesami realizowanymi w systemie. To ułatwia przewidywanie skutków, jakie dla systemu mogą przynieść zmiany dokonywane w procesach biznesowych" - wyjaśnia Witold Giletycz.

Zachować strukturę

Przed podobnymi wyzwaniami staje dziś Animex. Firma po raz drugi podchodzi do wdrożenia systemu zintegrowanego. Tym razem będzie to Oracle E-Business Suite, który był drugi na krótkiej liście wyłonionej w ramach pierwszego przetargu. Animex ma strukturę holdingu. Głównym zadaniem spółki-matki jest zarządzanie zakładami wchodzącymi w skład grupy kapitałowej, a także odpowiadanie za marketing, sprzedaż krajową oraz eksport mięsa i przetworów. Tak jak w przypadku Nowego Stylu, zakłady Grupy Animex mają dość zróżnicowaną strukturę i procesy biznesowe. Dlatego też zarząd postanowił, że w pierwszym etapie system obejmie centralę holdingu, gdzie zostaną wdrożone moduły finansowe, kontroling, sprzedaż, dystrybucja i logistyka. "Wprowadzenie nowego zintegrowanego systemu - wyposażonego w scentralizowane narzędzia informatyczne - jest kluczowym elementem strategii poprawy naszej efektywności i uzyskania przewagi konkurencyjnej" - mówi Arletta I. Kaniuka, dyrektor zarządzający ds. informatyki i systemu kosztów Animex.

"Wdrożenie zintegrowanego systemu było podyktowane koniecznością poprawy funkcjonalności systemów informatycznych, usprawnienia raportowania i integracji z pracującymi w Grupie Animex systemami obsługi procesów produkcji" - mówi Agata Kubacka, kierownik projektu w Grupie Animex. Firma oczekuje, że wdrożenie systemu wyeliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania danych poprzez automatyzację procesów księgowych, a dzięki wprowadzeniu wielowarstwowej alokacji kosztów i monitorowania ich realizacji usprawni budżetowanie w firmie.

Nowe otoczenie, stare problemy

Na podstawie tych kilku przykładów widać, że mimo zmian, jakim podlegał rynek MRP II/ERP na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat, problemy, przed którymi stają użytkownicy systemów zintegrowanych, są niemal takie same. Zmienił się też charakter wdrożeń, które są bardziej kompleksowe. Na pewno zmienili się również klienci. Wiedzą trochę więcej o systemach ERP i - co ważniejsze - wiedzą, gdzie tych informacji szukać. Wbrew pozorom jednak zmiana nie jest duża. Jak mówi jeden z doświadczonych wdrożeniowców, klienci stali się "sprytniejsi, choć wcale nie mądrzejsi". Sprytniejsi, gdyż z powodzeniem wykorzystują fakt istnienia ogromnej konkurencji wśród dostawców usług. Niestety, nie stali się mądrzejsi, gdyż nadal nie do końca zdają sobie sprawę z tego, po co wdrażać systemy zintegrowane. "Nadal większość przedsiębiorstw ulega pokusie mechanicznego odwzorowania procesów, bez próby ich usprawnienia czy wdrożenia procedur prognostycznych, które tak naprawdę są najistotniejszą korzyścią płynącą z implementacji systemów ERP" - mówi Andrzej Sakowski, konsultant ds. systemów zintegrowanych. Rosnąca konkurencja między dostawcami ma też negatywne oblicze. Wiele firm jest tak zdeterminowanych, aby zdobyć klienta, że bez słowa przystają na jego nierealne oczekiwania dotyczące terminów realizacji kontraktu.

Pomimo więc zewnętrznych pozorów, zmieniło się niewiele. Nadal kluczową kwestią pozostaje odpowiedź na pytanie, czy dostosowywać system do procedur obowiązujących w firmie, czy też zawierzyć projektantom aplikacji i przykładowym procesom zapisanym w systemie. Ważne jest też odpowiednie zaprojektowanie całego rozwiązania, tak aby zaspokajało nie tylko teraźniejsze potrzeby przedsiębiorstwa, ale w miarę możliwości odpowiadało na przyszłe wyzwania, przed którymi stanie firma, albo przynajmniej nie ograniczało rozwoju przedsiębiorstwa. Wiele firm nadal popełnia błąd polegający na tym, że wdrożony system ERP obrasta kolejnymi podsystemami i nakładkami umożliwiającymi realizację zmieniających się procesów biznesowych.