Poszukiwanie nowych rozwiązań informatycznych dla Próchnika rozpoczęto w 1993 r. z inicjatywy zarządu, który uznał dotychczasowe oprogramowanie za niewystarczające do sprawnego zarządzania firmą.

W Próchniku zainstalowany jest system finansowo-księgowy funkcjonujący w sieci Novella oraz system dystrybucyjno-logistyczny własnej produkcji. To za mało, aby podnieść efektywność pracy zarówno zarządu, jak i poszczególnych pracowników.

W firmie zatrudnionych jest czterech informatyków, podlegających dyrektorowi ds. finansowych. W roku 1993 weszli oni w skład zespołu, który otrzymał zadanie znalezienia systemu informatycznego stosownego do potrzeb Próchnika. Ponadto w zespole tym znaleźli się: dyrektor finansowy, główna księgowa, ekonomista. Okazało się, że własnymi siłami nie jesteśmy w stanie przeprowadzić kompleksowej analizy oferowanych na rynku systemów informatycznych ani dokonać oceny proponowanych rozwiązań.

Zatrudniliśmy doradcę, firmę Coopers&Lybrand, która dostarczyła nam narzędzi i metodologii do analizy naszej sytuacji oraz w późniejszym czasie do porządkowania napływających ofert. Następnie rozpoczęła się wspólna praca zespołu, kierownictwa średniego szczebla, mistrzów oraz doradców nad analizą stanu faktycznego naszego przedsiębiorstwa oraz projektowania stanu pożądanego. Efektem tej ogromnej pracy był projekt informatyzacji, który zawierał również plan zakupu systemu wspomagania zarządzania produkcją klasy MRP II. Został on przedstawiony zarządowi i przez niego przyjęty. Potem zespół przygotował dokumentację i procedurę przetargową. Był to przetarg ograniczony. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpłynęło ponad 10 ofert, z tego 8 spełniało wymogi formalne. Ostatecznie zespół wybrał ofertę JBA Polska. Zarząd zatwierdził ten wybór. Kontrakt warty ok. pół miliona USD został zawarty.

Kierownikiem projektu został Andrzej Grandys zatrudniony przez spółkę na czas wdrażania projektu. System jest zaprojektowany na 60 stanowisk. W tej chwili trwa odbiór techniczny sprzętu. Następnie przewidziana jest seria szkoleń, a potem rozpoczęcie wdrożenia. Spodziewamy się, że w lipcu br. funkcjonować będą moduły finansowe. W następnej kolejności wdrożymy moduły związane z dystrybucją i na końcu obsługujące produkcję. Planujemy, że system będzie w pełni działał w kwietniu 1997 r.

Skrupulatność i wyobrażenia

Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego jest jednym z elementów naszej strategii mającej na celu utrzymanie pozycji na najważniejszych rynkach, na których funkcjonujemy, oraz uefektywnianie prowadzonej działalności. System ma pomóc nam zarządzać firmą w czasie rzeczywistym, czyli z dokładnością co do dnia śledzić, co się w niej dzieje i natychmiast reagować. Zyskujemy także precyzyjne narzędzie do planowania oraz monitorowania realizacji planów i przewidywania, co się stanie w firmie, gdy jakiś mały fragment procesu wytwórczego ulegnie zmianie (np. klient zmieni wielkość zamówienia). Ostre warunki konkurencji zmuszają nas do niezwykle sprawnego działania, bez przestojów, strat czy opóźnień w realizacji zamówień. W tej chwili z powodu niedociągnięć w zarządzaniu tracimy ok. 10% zysku. To są miliardy złotych. Spodziewamy się także, że lepsze planowanie zapasów i procesów produkcyjnych poprawi nam obrotowość aktywów. Wobec braku własnych kapitałów finansujących obrót, koszty kredytów bankowych, zaciąganych na realizację sezonowych kolekcji, stanowią bardzo duże obciążenie naszych finansów.

Wiele zatem spodziewamy się po zakupionym oprogramowaniu, jednak z uwagi na stopień rozbudowania systemu na etapie zakupu dokładnie nie wiadomo, jak będzie ono funkcjonowało. Kupujemy więc pewne wyobrażenie o tym. Jest to ogomny stres dla podejmujących decyzję. Uspokaja nas tylko przekonanie, że zrobiliśmy wszystko, aby wybrać dobry system i rzetelnego partnera.

Bogusława Kielan jest wiceprezesem, dyrektorem ds. finansowych Próchnik S.A.