Niektóre organizacje zdają sobie sprawę, że ich kultura firmowa nie sprzyja współdzieleniu wiedzy. Zmiana tego stanu rzeczy jest dla nich kwestią priorytetową, jeśli chcą wykorzystać i zatrzymać w firmie wiedzę kluczowych pracowników. Giga Information Group w swoim raporcie na ten temat pisze, że jednym z najtrudniejszych elementów jest upowszechnienie i przyzwyczajenie pracowników do stosowania oprogramowania do pracy grupowej.

Obawa o bezpieczeństwo własnego stanowiska (znajomość swojej dziedziny, procesu czy systemu daje pracownikom poczucie bezpieczeństwa w firmie), dodatkowa praca (zajmowanie się programami pracy grupowej postrzegane jest jako niepotrzebna strata czasu) czy naruszenie prywatności (pracownik ma świadomość, że obserwuje go "Wielki Brat") mogą sprawić, że ludzie nie będą chcieli uczestniczyć w dyskusjach grupowych, umieszczać dokumentów w firmowej sieci, czy współtworzyć bazy danych z najlepszymi praktykami. Jednak jeśli pracownicy nie umieszczają swojej wiedzy czy doświadczeń w zasobach firmy, może mieć to dla całej organizacji negatywne skutki. Jeśli pracownik odchodzi z firmy, jego wiedza znika wraz z nim. Pracownicy tracą mnóstwo czasu na szukanie aktualnej wersji jakiegoś dokumentu czy pliku, czy kogoś, kto ma odpowiednie informacje. Pracownicy wyważają po wielokroć otwarte drzwi, ponieważ nie wiedzą, iż ktoś z firmy już wpadł na ten sam pomysł, rozwiązał problem lub stworzył dokument. Aby zmienić te nawyki, organizacje powinny stworzyć warunki, w których współdzielenie wiedzy jest wspierane i nagradzane, lub wręcz wymagane.

Zobacz również:

• Szyfrowanie plików, a szyfrowanie dysku - jaka jest różnica?
• Spadek sprzedaży pecetów

Giga proponuje zastosowanie następujących metod:

- Należy poświęcić ludziom czas i niezbędną uwagę, aby zaakceptowali zmiany. Giga przytacza przykłady firm, którym wprowadzenie zmian w kulturze organizacyjnej, umożliwiających współdzielenie wiedzy zajęło rok.

- Warto pokazać użytkownikom, co zyskują powierzając swoją wiedzę nowemu systemowi (np. będą odbierali mniej telefonów od innych pracowników z pytaniami o to, gdzie został umieszczony dany plik, będą mogli szybciej zakończyć projekt).

- Zespół powinien zdawać sobie sprawę, że wiedza należy do aktywów firmy, posiadających wartość nie tylko bieżącą ale również przyszłą.

- Należy pracować z liderami nad zmianą kultury firmy – skłonić kadrę menedżerską do zmiany sposobu szkolenia, czy programów wynagradzania, aby zachęcić do nowego podejścia do współdzielenia wiedzy.

- Dobrze jest pokazywać użytkownikom systemu konkretne korzyści, które zostały osiągnięte dzięki jego używaniu (np. poprawa jakości obsługi klienta, wzrost przychodów, redukcja kosztów).