Kto się boi Virginii Woolf?

Pewnie wielu z nas pamięta ten stary film. Jest to historia małżeństwa, z pozoru zgodnego i przyjacielskiego, w którym tli się zarzewie konfliktu. Jego wybuch i gwałtowność zaskakują wszystkich. Film zapada w pamięć nie tylko dzięki doskonałym kreacjom Elizabeth Taylor i Richarda Burtona. Czy częstokroć nie doświadczamy swoistego d?ja` vu, gdy śledzimy w firmach rozgrywki między zarządem a informatykami?

Pewnie wielu z nas pamięta ten stary film. Jest to historia małżeństwa, z pozoru zgodnego i przyjacielskiego, w którym tli się zarzewie konfliktu. Jego wybuch i gwałtowność zaskakują wszystkich. Film zapada w pamięć nie tylko dzięki doskonałym kreacjom Elizabeth Taylor i Richarda Burtona. Czy częstokroć nie doświadczamy swoistego dja` vu, gdy śledzimy w firmach rozgrywki między zarządem a informatykami?

Kogóż to miałyby dręczyć utajone lęki przed in- formatykami? Oczywiście - zarząd. Informatycy są, zdaniem dyrektorów, ludźmi, dysponującymi tajemną wiedzą, która może być obrócona przeciwko firmie. Pracują opętani zamiarem zawładnięcia nią i postawienia zarządu pod ścianą. A gdy zauważą niepowodzenie swoich niecnych knowań, odchodzą z firmy, instalując w niej magiczny program niszczący wszystkie jej zasoby informacyjne.

Styl a lęk

Niestety, w ten właśnie sposób myśli wielu menedżerów i prezesów. Czy lęki te są uzasadnione? Patrząc na losy wielu przedsięwzięć informatycznych i analizując wiele różnych przypadków z własnej kariery zawodowej, muszę przyznać, że coś w tym jest. Jednakże źródeł tych opinii i lęków nie upatrywałbym w postawie informatyków. Należy ich raczej szukać w stylu zarządzania firmą. Z punktu widzenia informatyki, a także pewnie innych dziedzin, wyróżnić możemy trzy podstawowe style kierowania firmą.

"Otwarty", charakteryzujący się zamierzoną jasnością reguł działania oraz dokładnym zdefiniowaniem celów i ustalonymi procedurami. "Styl spontaniczny", w którym brak aktualnych reguł i procedur jest nie całkiem zamierzony i wynika z braku woli i konsekwencji w porządkowaniu działań firmy. Wreszcie trzeci z nich nazywany przeze mnie umownie "kremlowskim". Ten opiera się na braku jawności, różnym formułowaniu strategii w zależności od adresata i uczestnictwie w zarządzaniu ściśle określonego grona wtajemniczonych.

W powstawaniu lęków przed informatykami niebagatelną rolę odgrywają urazy z przeszłości, a także pewien rodzaj myślenia mitycznego - wiara w istnienie systemu informatycznego, będącego niezawodnym rozwiązaniem wszystkich problemów firmy. Wynika on także z nieznajomości podstawowych zagadnień z zakresu przetwarzania i zarządzania informacją oraz niezrozumienia zastosowań tych procesów. Strategia działania i rozwoju większości firm integralnie związana jest z informacją. Toteż informatyka, jako narzędzie tego przetwarzania, staje się strategicznym zasobem firmy. Niestety, niska świadomość tego faktu powoduje, że zarządy ciągle próbują "wpasować" informatykę w rolę jedynie usprawniającą, zapominając o jej strategicznym znaczeniu.

Nasze kadry menedżerskie nie rozumieją bowiem podstaw operowania informacją i danymi. Częstokroć, przygotowani do posługiwania się różnymi narzędziami, nie rozumieją roli definicji i klasyfikacji danych oraz znaczenia stabilności opisu struktury organizacyjnej firmy w odzwierciedleniu procesów informacyjnych. Pamiętajmy, że menedżer w procesie decyzyjnym w firmie nie ma do czynienia z żadnymi procesami produkcyjnymi i wytwórczymi, a tylko i wyłącznie z towarzyszącymi im procesami informacyjnymi, stanowiącymi tworzywo decyzji. Niestety, często menedżerowie doskonale znają się na tych pierwszych, okazując się ignorantami w zakresie tych drugich.

Możliwy scenariusz

Czy jednak możliwość przejęcia władzy przez informatyków jest realna? Prześledźmy teraz jak może wyglądać ten mechanizm. Bierze on początek z dwóch sprzecznych tendencji, objawiających się w wielu przedsiębiorstwach. Jedna z nich to niechęć do otwartości działania firmy, druga to brak wytrwałości w porządkowaniu reguł jej działania. Staje ona w konflikcie z artykułowanym, co i rusz żądaniem jawności i przejrzystości, oczekiwaniem od informatyków precyzyjnych sprawozdań i dokładnych analiz. Te dwa zwykle wykluczające się trendy prowadzą do wytworzenia specyficznej sytuacji. Zespół informatyków, aby zrealizować stawiane przed nimi zadanie w warunkach daleko posuniętej niespójności i niejasności, zaczyna we własnym zakresie na podstawie różnych wewnętrznych mniej lub bardziej oficjalnych informacji budować na własny użytek systemy definicji i interpretacji danych źródłowych. Zabiera się do porządkowania różnych dziedzin i utrzymania spójności definicji i procesów informacyjnych. Na razie działania te mają jedynie charakter wewnętrzny i dotyczą tylko działu IT.

Z czasem zaczyna on dysponować wiedzą, której nikt w firmie nie posiada. Co więcej, bez działu IT nikt nie jest w stanie dokonać informacyjnej interpretacji różnych zjawisk ani przygotować różnych zestawień. Nawet standardowe raporty kryją definicje i pojęcia, których prawdziwy sens tkwi w dokumentacji albo w głowach informatyków. Jeśli przy tym firma zdecydowała się na zastosowanie niestandardowego lub egzotycznego rozwiązania i nietypowej aplikacji, pojawia się rzeczywisty problem. Władzę w firmie de facto przejmują informatycy. Bez nich nie można właściwie interpretować informacji ani zarządzać najbardziej strategicznymi zasobami firmy. W tym momencie zarządy, dostrzegające grozę sytuacji, zazwyczaj zaczynają wykonywać nieprzyjazne gesty w odniesieniu do IT. Zaczyna się kampania ograniczania wpływu informatyków na działanie firmy. Niestety, sytuacja ta prowadzi jedynie do nakręcania spirali lęków i wzajemnych obaw, które często wyrażają się wzajemnymi złośliwościami czy nawet agresją.

Jak zatrzymać władzę?

Zwróćmy uwagę, że opisany proces jest raczej wynikiem działania zarządu, a nie informatyków. Ci ostatni przejmują władzę w firmie na wyraźne życzenie jej kierownictwa. Proces naprawczy także nie może odbyć się bez wyraźnej woli zarządu. Jeśli mamy pierwsze symptomy opisywanej tu sytuacji, trzeba doprowadzić do serii spotkań, które powoli rozwikłają wszelkie niejasności. Jest to jednak działanie długotrwałe i bolesne. Trudno się rozstać z raz zdobytą władzą. Nawet jeśli szansa na jej zawojowanie pojawiła się mimowolnie.

Najlepszym jednak rozwiązaniem jest niedopuszczanie do powstania takiej sytuacji. By tak się stało, należy zmienić styl zarządzania firmą i zwiększyć zaangażowanie zarządu w informatyzację. Często może to pociągać konieczność wymiany kadry zarządzającej, wymuszającą efektywną współpracę między kadrą kierowniczą a informatykami. Należy wdrożyć procedury, które sprzyjałyby wyklarowaniu procesów w firmie. Dobrym rozwiązaniem może być również częściowy lub całkowity outsourcing systemów informatycznych, a także zastosowanie w zarządzaniu standardów i kanonów inżynierii oprogramowania. Outsourcing powinien doprowadzić do szybkiego wyklarowania sytuacji wewnętrznej. W stosunku do zewnętrznego wykonawcy firma będzie musiała się zdobyć na wysiłek uporządkowania i precyzyjnego określenia swoich potrzeb. Stosowanie reguł inżynierii oprogramowania prowadzi zaś do zdobycia aktualnej i w miarę pełnej dokumentacji oraz wpływa zdecydowanie na jakość pracy i jej rezultaty. Wiedza nie tkwi już wyłącznie w głowach informatyków, ale również poza nimi.

Otwartość jedynym gwarantem

Myśląc o outsourcingu, pamiętajmy jednak, że działa on skutecznie jedynie w przypadku "firmy otwartej". W "firmie spontanicznej" czy tym bardziej "kremlowskiej" sformułowanie kontraktu może okazać się bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Co więcej, outsourcing będzie zapewne oznaczał znacznie większe koszty, wynikające z konieczności uporządkowania działalności firmy. Pamiętajmy również, że w przypadku firmy zamkniętej na tę koncepcję, jeśli sięga ona po outsourcing motywowana modą lub ideą uniezależnienia się od własnych informatyków, oddanie na zewnątrz opieki nad systemami informatycznym może spowodować szok. Będzie to przykre przebudzenie się z błogostanu wydawania istotnych poleceń przez telefon lub w postaci gryzmołów na skrawku papieru, przynoszących poważne prace informatyczne. Jeśli ktoś boi się uzależnienia od informa- tyków, to outsourcing nie jest na to najlepszym lekarstwem. Firma zamknięta pozostanie uzależniona od pracy informatyków niezależnie od tego, czy są oni "swoi" czy "obcy". Różne będą tylko formy uzależnienia.

--------------------------------------------------------------------------------

Tomasz Sobczyk jest dyrektorem pionu nowych technologii w Grupie Antares sp. z o.o. Wcześniej pełnił funkcję dyrektora ds. informatyki w PTE "ego". Prowadził też własną firmę konsultingową, świadczącą usługi w kraju i za granicą.


TOP 200