Kto pyta, nie błądzi, czyli O zapytaniach ofertowych

Podejmując decyzję o wyborze systemu informatycznego, trzeba przeprowadzić selekcję spośród co najmniej kilku oferowanych gotowych produktów lub firm tworzących oprogramowanie. Sztuka, jaką okazuje się obecnie prawidłowe dopasowanie systemu informatycznego do potrzeb i możliwości odbiorcy, w kontekście rosnących wymagań użytkownika, rosnącej podaży i ciągłych zmianach technologicznych, wymaga wykorzystywania mechanizmów, które jeszcze niedawno były ledwie zauważalne.

Podejmując decyzję o wyborze systemu informatycznego, trzeba przeprowadzić selekcję spośród co najmniej kilku oferowanych gotowych produktów lub firm tworzących oprogramowanie. Sztuka, jaką okazuje się obecnie prawidłowe dopasowanie systemu informatycznego do potrzeb i możliwości odbiorcy, w kontekście rosnących wymagań użytkownika, rosnącej podaży i ciągłych zmianach technologicznych, wymaga wykorzystywania mechanizmów, które jeszcze niedawno były ledwie zauważalne.

Umożliwiają one standaryzację poczynań i zmniejszają ryzyko pochopnego wyboru. Jednym z podstawowych działań pomocniczych przy zakupie systemu i ważnym elementem wartościowania w selekcji porównawczej, jest zapytanie ofertowe.

Czym jest zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe, czyli Request For Proposal (znany także jako RFP) jest:

* formą oficjalnego powiadomienia producenta oprogramowania, że został wzięty pod uwagę, jako potencjalny dostawca swojego produktu;

* prośbą o scharakteryzowanie produktu i warunków jego pozyskania, umożliwiającą późniejszą rzetelną ocenę systemu.

RFP nie jest:

* bezsensownym wymysłem urzędników;

* tylko i wyłącznie pismem grzecznościowym.

Zapytanie ofertowe powinno być kierowane równolegle do wszystkich potencjalnych oferentów, aby odpowiedzi nadeszły w tym samym czasie, co umożliwia porównanie ofert. Nabywca, przystępując do sporządzania RFP, musi mieć wyrobione zdanie na temat wymagań wobec systemu. Pozwoli to sprzedawcom zaoferować konkretne warunki finansowe i techniczne.

Dobrze skonstruowane zapytanie ofertowe powinno zawierać istotne dla kupującego kwestie, być zrozumiałe dla oferentów i rozesłane do wszystkich w jednakowym formacie. Zastosowanie się do tych wskazań przyspiesza późniejszy proces analizy ofertowej. Konstrukcja zapytania ofertowego zależy generalnie od wielkości przedsięwzięcia, niemniej można wyróżnić stałe fragmenty, które powinny się w nim znaleźć, według podanej kolejności:

Wstęp - krótka charakterystyka firmy występującej z zapytaniem, jej dotychczasowe doŁwiadczenia w zakresie organizacji i przetwarzania informacji (także komputerowo), jej wielkość, liczba pracowników, rodzaj działalności, struktura organizacyjna, historia i plany na przyszłość. We wstępie obowiązują pewne zasady mające wpływ na przejrzystość oferty, które powinny zostać opisane według szablonu:

* adresat

* adres odbiorcy oferty i ostateczny termin jej nadejścia

* przybliżony termin powzięcia ostatecznej decyzji o zakupie

* terminy rozpoczęcia i zakończenia negocjacji

* termin instalacji systemu

* wykaz ewentualnych dodatkowych specyfikacji wymaganych poza ofertą

* wymagania dotyczące gwarancji (opcja)

* wymagania dotyczące listy referencyjnej (opcja).

Opis aktualnego systemu - kupujący powinien możliwie dokładnie zdefiniować charakterystykę używanego systemu informatycznego i - jeśli zakłada politykę otwartości - określić wynikające z tego koszty. Umożliwia to stronie sprzedającej obiektywne podejście do zagadnień finansowych.

Wymagania dla systemu - sposób ich opisu może mieć wiele różnych form, od czysto opisowych, aż po szczegółową "dokumentację" każdego modułu. Najistotniejsze jest jednak wyszczególnienie najważniejszych cech, które z punktu widzenia użytkownika decydują o jakości rozpatrywanego systemu. Wymagania często ujmuje się jako dwa odrębne zestawy, typu: "musi być" i "dobrze, aby było", co pozwala oferentowi określić znaczenie poszczególnych elementów systemu. W niektórych przypadkach już w tej fazie można okreŁlić bardziej szczegółowo format danych wejściowych oraz wyjściowych i załączyć przykładowe propozycje.

Wielkość systemu - przez co należy rozumieć wielkość danych i liczbę użytkowników. Trzeba podać wartości minimalne, maksymalne (ekstremalne) i średnie (spodziewane). Opis ten powinien uwzględniać dotychczasowe doświadczenia (na przykład: w banku istnieje milion kont, korzysta z nich miesięcznie 100 tysięcy użytkowników, dziennie dokonuje się średnio tysiąca transakcji, a w dniach najwyższego natężenia do 5 tysięcy). Dane te są bardzo istotne dla sprzedawców systemów informatycznych, gdyż pozwalają stwierdzić, czy aplikacja jest w stanie zrealizować wymagania. Pod tym kątem proponuje się dalsze rozwiązania sprzętowo-systemowe.


TOP 200