1. Sprzęt

* proponowana konfiguracja - opis wszystkich składników pod względem pojemności, szybkości, ilości i dodatkowych możliwości;

* możliwości rozbudowy (pojemności, szybkości i ilości);

* pozostałe urządzenia niezbędne dla systemu: urządzenia wejścia/wyjścia (terminale, czytniki kodów, linie teletransmisji);

* wymagania lokalizacji urządzeń - warunki lokalowe, zasilanie, klimatyzacja itp.¹

* warunki konserwacji i naprawy - czas trwania gwarancji, dostępność części zamiennych, czas reakcji serwisu, jakość sprzętu (MTBF - Mean Time Between Failure) i jakość serwisu (MTTR - Mean Time To Repair);

* koszty - ceny sprzętu, możliwe upusty, warunki płatności (np. raty, leasing) oraz koszty ewentualnej rozbudowy.

2. Oprogramowanie aplikacyjne

* specyfikacja i właściwości - spis właściwości i funkcji wypunktowany według stopnia ważności sprecyzowanego w zapytaniu ofertowym;

* dodatkowe funkcje aplikacji nie wynikające wprost z zapytania ofertowego;

* przykładowe obrazy wejścia i wyjścia;

* opis plików, z uwzględnieniem ich formatu i zależności informacyjnej;

* specyfikacja długości czasu realizowania ważniejszych funkcji systemu;

* koszty oprogramowania z uwzględnieniem różnych scenariuszy;

* warunki eksploatacji i rozwoju oprogramowania - architektura systemu, zastosowany język programowania, możliwości parametryzowania procedur; opis dokumentacji systemu; zasady praw własności, odpowiedzialność za poprawne funkcjonowanie, możliwości wnoszenia poprawek i rozwoju oprogramowania.

3. Oprogramowanie systemowe

* opis wszystkich składników systemowych niezbędnych do eksploatacji oprogramowania aplikacyjnego: systemy operacyjne, kompilatory, systemy zarządzania bazami danych², środowisko zarządzania siecią, generatory zapytań i raportów, programy pomocnicze;

* ograniczenia oprogramowania systemowego - rozmiary pamięci, liczba jednoczesnych użytkowników - wartości minimalne i maksymalne;

* opis dokumentacji systemowej;

* koszty i terminy płatności - zestawienie kosztów / korzyści przy możliwości alternatywnych rozwiązań, koszty ewentualnych upgrade'ów (ilościowych i jakościowych);

* koszty utrzymania (licencji).

4. Wspomaganie

* określenie zakresu odpowiedzialności ze strony sprzedawcy za poszczególne elementy systemu;

* szkolenia - metody i materiały szkoleniowe oraz czas trwania szkoleń;

* koszty działalności szkoleniowej i wspomagania użytkownika.

5. Kontrakt

* przykładowy wzór umowy zakupu wraz z wszelkimi dodatkowymi obostrzeniami i uprawnieniami; określenie wszystkich zależności cenowych, określenie zasady udzielania gwarancji na elementy systemu, określenie odpowiedzialności sprzedającego i kupującego;

* podanie sposobu akceptacji umowy i realizacji zakupu.

6. Test akceptacji

* opis miejsca, czasu i sposobu dokonania pokazu działania systemu, jego przetestowania i formalnej akceptacji przez użytkowników;

* sformułowanie, które z elementów specyfikacji systemu wymagają poddania ich testowi akceptacji;

7. Sytuacja finansowa sprzedawcy

* raporty finansowe stwierdzające obecną i przeszłą sytuację finansową sprzedawcy (możliwości inwestycji i rozwoju);

* status prawny firmy sprzedającej i jej kapitał;