Zasady przetwarzania - określają sposób zachowania się algorytmów oprogramowania w istotnych sytuacjach. Przy zakupie gotowych systemów algorytmy te są już zaimplementowane, więc kupujący musi tylko sprawdzić, czy funkcjonują one poprawnie. Brak tych wymagań może spowodować niejasności w momencie wdrażania systemu lub, co gorsza, w czasie jego eksploatacji. Nieumieszczenie ich w zapytaniu ofertowym wydłuża czas wdrożenia systemu (jeżeli zostanie zaakceptowany) i powiększa koszty inwestycji.

Czas krytyczny obsługi systemu - opisuje możliwość narzucenia określonego reżimu czasowego dla pewnych funkcji systemu. Kupujący powinien wyraźnie określić swoje wymagania w tym zakresie. Jeżeli system jest wielodostępny i pracuje w rozległej sieci komputerowej przy dużej liczbie równoczesnych użytkowników obsługiwanych w trybie czasu rzeczywistego, wówczas narzucenie maksymalnego czasu reakcji nie jest bez znaczenia. Jeżeli zaś system ma wykonywać zbiorcze analizy dla wyższego szczebla zarządzania w określonym terminie od momentu wprowadzenia wszystkich danych, wówczas także należy sprecyzować pożądany czas wykonania. Podsumowując, należy stwierdzić, że wskazanie w zapytaniu ofertowym pożądanego reżimu czasowego dla działań krytycznych jest niezwykle istotne w kontekście doboru rozwiązań technologicznych, struktury organizacyjnej firmy i sposobu przepływu informacji.

Dostęp do danych historycznych - jest to możliwość korzystania w nowym systemie z danych zawartych w stosowanych wcześniej systemach. Może to być dostarczanie danych archiwalnych w wyjątkowych wypadkach lub konwersja wszystkich informacji do nowego systemu w celu zapewnienia ciągłości pracy (np. w wypadku systemów finansowo-bankowych, systemów rezerwacji, systemów informacyjnych). W zapytaniu ofertowym umieszcza się zazwyczaj informacje o stosowanym do tej pory formacie danych, które umożliwią oferentowi ustosunkowanie się do możliwości, terminu i kosztów tej operacji. Należy również zwrócić uwagę, że przy obecnym stopniu zastosowań systemów informatycznych, rzadko zdarza się instytucja, która nie chciałaby przenieść żadnych danych do nowego systemu.

W ofercie producenta powinny znaleźć się: charakterystyka oprogramowania, wymagania sprzętowe i systemowe, cennik poszczególnych elementów systemu i szkoleń, koszty rocznego utrzymania oraz czas realizacji wdrożenia. Często do oferty oprogramowania dołącza się orientacyjną specyfikację cen sprzętu, mimo iż producent oprogramowania nie jest jego dystrybutorem - chociaż coraz częściej zawiera się kontrakty na kompleksową komputeryzację. Dla zapewnienia kompleksowej informacji oferty, producent oprogramowania współdziała często z przedstawicielstwem dystrybutora sprzętu i uzyskuje od niego cennik polecanej konfiguracji. Kooperacja na płaszczyźnie sprzętowo-systemowej jest udanym konglomeratem, zapewniającym:

* dopasowanie sprzętowo-programowe - producent oprogramowania posiada rozeznanie, z jakim sprzętem oprogramowanie dobrze działa, w związku z czym poleca tylko wypróbowane platformy sprzętowe;

* obniżenie ogólnych kosztów - przy dużych inwestycjach firmy oferujące sprzęt często stosują upusty cenowe. Jeżeli ponadto firma oferująca sprzęt kooperuje z twórcami oprogramowania, którzy także udzielają rabatów, wówczas można uzyskać znacznie korzystniejsze warunki zakupu.

Formalizm aż do przesady

Podane wcześniej ogólne zasady sporządzania zapytania ofertowego wymagają ich głębokiego sformalizowania, aby wypunktować wszystkie cechy systemu istotne dla kupującego. Być może przypomina to nieco podejście urzędnicze, niemniej przyglądając się temu wnikliwiej, dostrzeżemy dwie niezaprzeczalne korzyści: sprzedający musi odpowiedzieć na wszystkie pytania przygotowane przez kupującego, a tabelaryczny układ zapytań znacznie przyspiesza późniejsze porównywanie ofert.

Warto więc poświęcić trochę nakładów na rzetelne przygotowanie formularza RFP, gdyż oddaje on ogromne korzyści, jeżeli musimy oceniać co najmniej kilka systemów.

Problem zapytań ofertowych w literaturze dotyczącej implementacji systemów informatycznych traktowany bywa zazwyczaj ogólnikowo. Wyróżnia się na tym tle systematyka wprowadzona przez E. Kallmana i L. Reinhartha, przedstawiająca dokładną specyfikację informacji, które klient powinien uzyskać w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Informacje te podzielone są na następujące grupy: