Każdemu opisanemu w systemie urządzeniu towarzyszy załączona dokumentacja: w postaci skanów lub dokumentów PDF. Teoretycznie są to formaty, które nie pozwalają na swobodne przeszukiwanie zasobów dokumentacji, ale w praktyce nie ma to dużego znaczenia, gdyż potrzeba sięgnięcia do dokumentacji pojawia się dopiero wtedy, gdy znane jest już urządzenie wymagające naprawy. Uzupełnieniem bazy dokumentacji są dwa wykazy - tworzony na etapie budowy instalacji wykaz części, które mają czas zużycia poniżej dwóch lat lub trudno jest je dostać; oraz wykaz urządzeń wymagających smarowania i objętych gospodarką olejową, prowadzony przez firmę zewnętrzną, zawierający pełną dokumentację kart smarowania.

Raport? Bez problemu

W systemie D7i zaszyty jest również cały system raportowania, umożliwiający analizę prac w toku, struktury ponoszonych kosztów, wskaźnika kosztów remontów na tonę produkcji i porównanie tego wskaźnika na przykład z innymi podmiotami należącymi do grupy LyondeBasell oraz podział kosztów ze względu na wykonawców.

"Dowolność raportów jest w zasadzie nieograniczona - zgłaszam swoje potrzeby i wykonawca systemu je zaspokaja" - mówi Marek Wilmanowicz. Istotnym elementem systemu raportowania jest zakładka umożliwiająca porównanie planu budżetowego z jego wykonaniem, dodatkowo w rozbiciu na materiały i robociznę. Budżety branżowe zatwierdzane są w połowie roku w oparciu o plany przygotowane przez inżynierów zajmujących się poszczególnymi branżami, np. elektryczną czy automatyczną. Każdy z nich opracowuje je opierając się na wytycznych prawa dotyczących obowiązkowych przeglądów i szacowanej kondycji urządzeń.

Przegląd raportu na temat wykonania budżetów pozwala zorientować się, czy wszystkie zaplanowane wydatki zostały ostatecznie poniesione - jeśli bowiem nie, to oznacza, że jakaś zaplanowana praca nie została wykonana, co z pewnością nie jest dobrą wiadomością.

Stary, dobry Project

Duże przestoje remontowe, trwające do 40 dni, mają miejsce raz na trzy lata. To właśnie w tym czasie wykonywane są wszystkie poważne prace związane z utrzymywaniem urządzeń, rewizje i próby ciśnieniowe. Przygotowania do nich rozpoczynają się rok wcześniej. To wtedy opracowywane są zakresy rzeczowe i specyfikacje prac do wykonania. Po nich następują uzgodnienia z wykonawcami - chodzi między innymi o to, aby byli oni technicznie gotowi na tak szeroko zakrojone prace, które czasem wiążą się na przykład ze ściąganiem unikalnych dźwigów z drugiego końca Polski.