Udane wdrożenie systemu ERP czy rozwiązania Business Intelligence to projekt wymagający rzetelności dostawcy oraz wystarczającej wiedzy i merytorycznego przygotowania odbiorcy.

W pamięci uczestników naszej konferencji "ERP/BI - pierwszy kontakt" na długo w pamięci pozostaną zapewne dwa wystąpienia - Piotra Wąsikowskiego z MCH Advisors, jednocześnie wiceprezesa Stowarzyszenia Jakości Systemów Informatycznych i Ludwika Maciejca, właściciela firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe. Jeden ze słuchaczy nazwał te wystąpienia "antymarketingowymi". Obaj prelegenci mówili bowiem nie o wirtualnych, pięknych światach wdrożeń systemów IT, których to światów miraże lubią roztaczać przedstawiciele dostawców - firm IT, ale o tym, jak wygląda rzeczywistość obcowania firmy, która kontraktuje wdrożenie z dostawcą lub wykonawcą tego systemu.

Ludwik Maciejec mówił wręcz o obecności, wydawałoby się dużych i poważnych firm, które swoim działaniem zasługują na miano szalbierzy. Usiłują bowiem wdrażać systemy niepasujące do potrzeb danego klienta, pozbawione potrzebnej funkcjonalności albo - nierzadko - choć w tę funkcjonalność wyposażone, to wdrażane bez niej, bo tak dla firmy wdrażającej jest taniej i prościej. Wskazać tu można przykład jednej z dużych agencji rządowych, gdzie taka renomowana firma wmawiała klientowi, że jej oprogramowanie nie potrafi wykonywać dość podstawowych operacji księgowych - co nie było prawdą, ale wymagało od dostawcy pewnej dodatkowej pracy związanej z dostosowaniem oprogramowania. Odbiorca systemu nie zadbał bowiem o dobre sformułowanie umowy, które gwarantowałoby mu uniknięcie takich kuriozalnych sytuacji.

Po pierwsze umowa

Właśnie na niedocenianie znaczenia kontraktu wskazywał Piotr Wąsikowski. "Szef IT w firmie każdego dnia musi przeglądać i podpisywać wiele umów. Nic dziwnego, że bardzo kosztowna umowa na wdrożenie systemu ERP staje się tylko jeszcze jedną z takich szybko przerzucanych umów. Zaś dział prawny nie chce się angażować, bo zwyczajnie nie rozumie materii umowy" - mówił. Problemy zaczynają się, gdy okazuje się, że zapisy umowy, sprytnie sformułowane przez dostawcę, pozwalają mu na uzyskanie od odbiorcy 2, 3 i więcej razy większych kwot niźli wynikałoby to z pierwotnego kontraktu.

Podstawowym błędem jest bowiem akceptowanie tzw. standardowych warunków umowy, które dostawca chce narzucić we własnym, dobrze rozumianym interesie. W szczególności dotyczy to umów na outsourcing, których całkowita wartość na ogół nieporównanie przekracza wielkości budżetu największych nawet wdrożeń. "Naprawdę warto zainwestować czas i środki w analizę kontraktów na wdrożenia IT i outsourcing. Nie spieszyć się na tym etapie. Włożony trud na pewno się opłaci" - dodaje Piotr Wąsikowski. Ocenia się, że średni czas życia podstawowego systemu IT w firmie wynosi od 10 do 16 lat, więc o takim horyzoncie czasowym powinno się myśleć przystępując do wdrożenia.

Bardzo istotne jest np. właściwe sformułowanie zobowiązań dostawcy - coś ma być zrobione, a nie jest. Przykładowo, personel ma być wyszkolony w użytkowaniu nowego systemu, a nie szkolony, bo te dwie początkowe litery z praktycznego i prawnego punktu widzenia stanowią ogromną różnicę.

Bartosz Nowicki, odpowiedzialny za rozwój aplikacji w firmie Polcard SA, mówił o tym, w jaki sposób jego firma radzi sobie z utrzymywaniem dobrych relacji z dostawcami i jakie narzędzia stosuje, aby uzyskiwać wysoki poziom w prowadzonych projektach IT. "Każdy przypadek wymaga osobnej analizy, wiele czynników decyduje o tym, jak powinien rozkładać się ciężar obowiązków pomiędzy dostawcą a odbiorcą, czy realizować umowę wg poniesionych nakładów, czy też zgodnie z ustaloną wcześniej kwotą. Dobry wybór zależy tutaj od odpowiedniej wiedzy i umiejętności zamawiającego system" - twierdzi.

W Polcardzie stosowane jest narzędzie RFP (Request For Proposal) służące do strukturalnej oceny dostawcy w trakcie formalnego procesu wyboru. Chodzi tutaj o odpowiednie zadawanie pytań w celu unikania wieloznacznych odpowiedzi dostawcy, na zasadzie "Tak, ale...". Przykładowo - "Tak, funkcjonalność taka jest dostępna", ale wymaga dodatkowej pracy programistów w dostosowaniu systemu; "Tak, funkcjonalność taka jest dostępna", ale wymaga implementacji dodatkowych - nie wspomnianych wcześniej - produktów lub modułów; "Tak, funkcjonalność taka jest dostępna", ale wymaga technologii dostępnych wyłącznie u partnera naszego dostawcy; "Tak, funkcjonalność taka jest dostępna", ale wymaga manualnego przetwarzania danych itd.

Taki kraj...

Andrzej Biesiekierski, szef Fild.NET wskazywał, że fundamentem sukcesu jest wzajemne zaufanie dostawcy i odbiorcy, a solidność i uczciwość musi obowiązywać obie strony kontraktu - we wdrożeniu rozwiązania IT obie strony muszą dawać sobie pewien komfort działania i nie wykorzystywać swojej, chwilowo korzystniejszej pozycji, o czym niestety w praktyce się czasem zapomina. Z kolei Paweł Hajdan z Deloitte mówił o tym, że pochodną obecnej sytuacji ekonomicznej polskiej gospodarki jest dążenie do zbyt daleko idącej redukcji kosztów we wdrożeniach IT, często poniżej granicy opłacalności (czytaj: fachowości) dla dostawcy. Frustracja odbiorców bierze się zatem - paradoksalnie - z ich oszczędności, oczekują bowiem pełnej fachowości za pieniądze, jakie biorą "pół- czy ćwierćfachowcy". Rozwój gospodarczy sprawia jednak, że z roku na rok sytuacja pod tym względem wygląda coraz lepiej. Coraz więcej jest także po stronie zamawiających wiedzy i umiejętności zarządzania ryzykiem przy realizacji wdrożeń IT.