Obecnie powszechną praktyką, wręcz zasadą, jest obsługa przez system informatyczny procesów gospodarczych, a nie poszczególnych działów przedsiębiorstwa.

Kierownictwo przedsiębiorstwa jest obsługiwane zwykle przez tzw. Systemy Informacji Kierownictwa o różnym zakresie i stopniu uniwersalności. W najprostszym przypadku mogą to być wyselekcjonowane informacje lub przetworzone wskaźniki, które są przekazywane bezpośrednio z bazy danych przedsiębiorstwa, albo też pośrednio przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego, i adresowane do ograniczonej grupy osób.

Bardziej rozbudowane systemy pozwalają na korzystanie z systemów do analizy danych na bieżąco (OLAP). Najbardziej zaawansowane z nich wykorzystują inteligentne systemy analiz Business Intelligence. Jest to połączenie rozwiązań technologicznych z odpowiednią architekturą oprogramowania. Niezbędnym elementem jest tutaj hurtownia danych.

Dane dla hurtowni danych mogą pochodzić z różnych źródeł, jak ERP, CRM, SCM i istniejących wcześniej w przedsiębiorstwie aplikacji oraz zewnętrznych źródeł informacji składowanych w różnych bazach danych i różnych formatach. Dane do BI są ładowane do hurtowni danych w postaci zunifikowanej, a ich aktualizacja jest częsta, nawet w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Jest to centralna składnica - repozytorium danych dla BI, pozwalające na analizowanie ich na wiele różnych sposobów.

Najwyższy poziom rozwoju reprezentują systemy, w których stosuje się Strategiczną Kartę Wyników BSC (balanced scorecard) lub Kokpit Zarządzania, a ostatnio nadzorowanie efektywności przedsiębiorstwa poprzez śledzenie wybranych wskaźników efektywnościowych. Uzupełnieniem BSC, a czasem alternatywą dla niej, może być tzw. Kokpit Zarządzania. Jest to zestaw wskaźników finansowych i innych, odpowiednio skonfigurowany do potrzeb przedsiębiorstwa, pozwalający na przyspieszenie podejmowania decyzji.

Karta strategiczna

BSC to w dużym skrócie koncepcja, która pozwala na przełożenie strategii na działanie. Jest to system pomiaru efektywności wyprowadzony z wizji i strategii, pokazujący najważniejsze aspekty gospodarcze działalności danej firmy, takie jak jej postrzeganie na rynku przez klientów, efektywność ekonomiczna, sprawność funkcjonowania procesów gospodarczych itp. Chodzi tutaj o udostępnienie wskaźników finansowych i nie tylko pracownikom wszystkich szczebli organizacji. Pracownicy operacyjni powinni być świadomi konsekwencji swych działań, a kierownictwo musi rozumieć, co wpływa na długookresowy sukces operacyjny. BSC w przedsiębiorstwach jest wykorzystywana jako system zarządzania strategicznego. Obecna i przyszła sytuacja przedsiębiorstwa rozpatrywana jest pod kątem czterech obszarów:

• Perspektywy finansowej, pokazującej, jak chcemy być widziani przez właścicieli lub udziałowców, aby uznali, że odnosimy sukcesy.
• Perspektywy klienta, wskazującej, jak chcemy być postrzegani przez klientów, aby możliwa była realizacja naszej wizji.
• Perspektywy procesów wewnętrznych, obrazującej, co trzeba zmienić i doskonalić.
• Perspektywy rozwoju, wskazującej jak zachować zdolność do zmian, by realizować naszą wizję.

W każdej z perspektyw określa się i następnie weryfikuje realizację kilku czynników, które można ująć w postaci pytań: Jakie są cele ogólne? Za pomocą jakich mierników będziemy weryfikować realizację celów ogólnych i szczegółowych? Jakie wyznaczymy cele szczegółowe, poprzez realizację których będziemy osiągać cele ogólne? Jakie inicjatywy podjęto lub są do podjęcia?

Można i zapewne trzeba stosować BSC jako narzędzie zarządzania strategicznego w długim okresie, a głównie do wspomagania podstawowych procesów zarządzania, tj. uściślania wizji i strategii; wyjaśniania celów i mierników oraz ich integracji z systemem zarządzania; planowania, określania celów i podejmowania inicjatyw; usprawniania systemów monitorowania realizacji strategii i uczenia się organizacji.

Co potrafi ERP

ERP pozwala na zarządzanie przedsiębiorstwem za pośrednictwem finansów. Nie jest to jednak tylko system finansowo-księgowy, ponieważ musi obsługiwać wszystkie główne procesy w przedsiębiorstwie. Działanie ERP zamyka się w granicach przedsiębiorstwa. Typowe procesy gospodarcze, które powinien obsługiwać system ERP, to przede wszystkim:

• Obsługa prac rozwojowych w przedsiębiorstwie, dzięki którym powstają nowe wyroby i modernizowane są wyroby już produkowane. Zakres tej obsługi zależy od specyfiki branży, jednak występuje praktycznie zawsze. W najprostszych przypadkach jest to adaptacja opracowanej na zewnątrz technologii, natomiast w bardziej złożonych, zwłaszcza w przemyśle elektromaszynowym, realizowane jest to przez systemy CAD/CAM. Dane o produktach trafiają do bazy danych konstrukcyjno-technologicznych. Do ich utrzymania w aktualności przez cały czas życia wyrobu często wykorzystywane jest oprogramowanie typu PLM (Product Life Management).
• Marketing i sprzedaż są niezbędne do plasowania towarów na rynku, pomocy w zdobywaniu zamówień, zawierania właściwych umów, fakturowania i nadzoru realizacji dostaw. Funkcje te są realizowane albo wewnątrz ERP, albo w znacznej części na zewnątrz przez system CRM.
• Obsługa realizacji zleceń klientów. Zawiera system planowania i nadzoru nad realizacją zleceń klientów od momentu prognozowania popytu przez planowanie realizacji zleceń produkcyjnych. Jedną z podstawowych funkcji jest planowanie potrzeb zakupowych. System planowania zawiera planowanie długookresowe MPS (Master Production Scheduling), pozwalające na tworzenie planów długookresowych w oparciu o prognozy i zapotrzebowania klientów oraz powiązane z nim planowanie potrzeb materiałowych MRP (Material Resorce Planning), które pozwala na planowanie i zarządzanie zleceniami na zaopatrzenie wewnętrzne, z produkcji, i zewnętrzne, z zakupów w horyzoncie średnioterminowym.
• Zaopatrzenie obsługuje kontakty z dostawcami: składanie zamówień, nadzór nad ich realizacją i rozliczeniami.
• Produkcja i usługi obejmują operatywny nadzór nad realizacją terminową produktów na zlecenia klientów z wykorzystaniem CRP do naliczania zapotrzebowania na zdolności produkcyjne (capacity requirements planning).
• Dystrybucja obejmuje planowanie i nadzór nad spedycją towarów do klientów bezpośrednio lub za pośrednictwem sieci hurtowni, składów i detalistów w sieci DRP (Distributed Resorce Planning).
• Obsługa posprzedażna, zwłaszcza w przypadku dóbr trwałego użytku lub inwestycyjnych, obejmuje obsługę gwarancyjną i pogwarancyjną oraz prowadzenie magazynów części zamiennych.
• Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, w tym obsługa wielozakładowości i wielofirmowości oraz obsługa różnych technik nadzorowania i liczenia kosztów, w tym ABC.
• Obsługa zarządzania jakością, pozwalająca na łatwiejsze nadzorowanie jakości produkcji wyrobów.
• Obsługa sfery kadrowo-płacowej, dostosowująca się dynamicznie do zmieniających się warunków otoczenia (a zwłaszcza przepisów).

W bardziej rozbudowanych systemach ERP można znaleźć wbudowane jako składowe obsługę gospodarki remontowej, SCM, CRM i wiele innych.

Systemy ERP dla przedsiębiorstw przemysłowych mogą obsługiwać obecnie wszystkie podstawowe typy działalności, a w szczególności:

• produkcji dyskretnej, np. w przemyśle maszynowym o różnym stopniu powtarzalności;
• procesowej, np. w przemyśle spożywczym i przetwórczym;
• realizowanej na konkretne zlecenia klientów (chodzi o produkty konfigurowane na konkretne zlecenia klientów);
• indywidualnej obsługi projektów, np. budowa statków lub budynków.

System ERP pozwala na śledzenie powstawania wartości dodanej i analizowanie kosztów powstających na poszczególnych etapach wytwarzania.