Kowalski! Znowu się spóźniłeś...

W dużym zakładzie pracy prawdziwe korzyści przynosi dopiero kompleksowa i całościowa informatyzacja. Dlatego w nowoczesnych rozwiązaniach nie można pominąć zagadnień dotyczących nadzoru nad czasem pracy oraz kontroli dostępu do poszczególnych obiektów zakładu.

W dużym zakładzie pracy prawdziwe korzyści przynosi dopiero kompleksowa i całościowa informatyzacja. Dlatego w nowoczesnych rozwiązaniach nie można pominąć zagadnień dotyczących nadzoru nad czasem pracy oraz kontroli dostępu do poszczególnych obiektów zakładu.

Systemy rejestracji czasu pracy to zestaw urządzeń i oprogramowania składający się z terminali (będących najczęściej inteligentnymi czytnikami kart identyfikacyjnych) i komputerów z zainstalowaną bazą danych, w której rejestrowane są wszelkie odczyty dokonywane przez terminale. Mogą więc to być bardzo złożone systemy informatyczne. Takie rozwiązania stosowane na świecie w dużych zakładach przemysłowych (powyżej kilkuset pracowników). Z powodzeniem zastępują tradycyjne rozwiązania w postaci kart zegarowych i strażników sprawdzających przepustki. Dzięki nim zakład jest w stanie nie tylko precyzyjnie na bieżąco określić czas posłużenia się terminalem przez każdego pracownika, ale podzielić poszczególne obiekty na strefy dostępne tylko dla poszczególnych osób.

W efekcie pracodawca jest w stanie w każdej chwili precyzyjnie określić czas rzeczywistej obecności każdego członka załogi, dokładnie rozplanować czas pracy (dysponując wiedzą o aktualnym stanie przepracowanych roboczogodzin) oraz w pełni panować nad bardzo ostatnio modnym tzw. ruchomym czasem pracy. Prawdziwe zalety uwidaczniają się po połączeniu systemu rejestracji czasu pracy z zainstalowanym oprogramowaniem finansowo-księgowym (chociażby wyliczaniem płac). Korzyści mogą być różnorakie - dyrekcja umie sprawować dokładniejszą kontrolę nad tym co dzieje się w zakładzie, załoga jest opłacana jedynie za rzeczywisty czas pracy, a dodatkowo można częściowo zredukować personel administracji i nadzoru.

Na przykładzie Hengstlera

Niemiecka firma Hengstler ze Schwartzwaldu jest jednym z najważniejszych światowych producentów tego rodzaju systemów. W tej dziedzinie zawsze była pionierem. Jej instalacje można spotkać w różnych miejscach na całym świecie, a na oferowane produkty uzyskała normę ISO 9001.

W systemy rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu wyposaża się coraz więcej dużych i średnich przedsiębiorstw. Jak zauważył dr Jerzy Nowak z firmy Systherm, dystrybutora Hengstlera na rynku polskim: "Jeśli chcemy dogonić świat, powinniśmy patrzeć nie tylko na to co widać dzisiaj, ale także na to co będzie jutro".

Różne systemy do różnych zastosowań

Także tutaj widoczny jest najważniejszy w informatyce efekt skali. Dla mniejszych zakładów wystarczy prosty system rejestracji czasu pracy, z ograniczoną liczbą terminali połączonych przez zwykły kabel do komputera osobistego.

W ofercie Hengstlera jest to system IPEV. Można łatwo zintegrować go z oprogramowaniem odpowiedzialnym za liczenie wypłat (software jest oferowany w postaci samodzielnych modułów, które można dowolnie dokładać).

Dla dużych zakładów pracy (powyżej 2 tys. pracowników) stworzony został system Varidat. Między terminalami, a komputerem centralnym znajdują się komputery czasu rzeczywistego RCC (Real time Cell Computer), połączone ze sobą siecią Ethernet. Dane o każdym pracowniku umieszczone zostają w jednym RCC, a komputery te mogą wzajemnie się komunikować w celu wymiany danych. Dzięki temu informacja o przejściu pracownika przez terminal będzie na bieżąco uzupełniona niezależnie od miejsca położenia konkretnego terminala.

Terminale

Są to w gruncie rzeczy specjalizowane komputery służące do czytania różnego rodzaju kart identyfikacyjnych. Pracują autonomicznie, bowiem mają własne zasilanie i pamięć. Ich działanie polega na odczycie włożonej karty i zapisaniu jej danych w pamięci (na stosie) wraz z informacją o czasie w jakim została włożona. Terminale są odporne na uszkodzenia, a próba odłączenia ich od sieci wywołuje alarm. Mogą one sterować pracą śluz bądź kołowrotów (umieszczonych przy wejściu do budynków zakładu). Każdy pracownik po włożeniu swojej karty jest w stanie odczytać informację o aktualnym stanie konta przepracowanych roboczogodzin. Informacje o zarejestrowanych włożeniach kart są przesyłane do centralnego komputera na bieżąco, bądź w określonych odstępach czasu (np. raz na dobę).

Przykłady zastosowań

Jedną z największych można zobaczyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych dla Pracowników Umysłowych w Berlinie (BfA), gdzie system obsługuje kilkanaście tysięcy zatrudnionych urzędników. Rejestrowane są tam wszelkie godziny wejścia i wyjścia z pracy, dostęp do poszczególnych obiektów poprzez śluzy (do niektórych chronionych pomieszczeń mogą wejść tylko uprawnione osoby). Całość połączona jest w jeden system (pod Oraclem zainstalowanym na serwerze HP 9000). Ponieważ sam zakład ubezpieczeń jest rozrzucony po całym Berlinie, w kilku różnych biurowcach, wszystkie filie połączone zostały z centralą poprzez sieć modemową (z wykorzystaniem łączy dzierżawionych), gdzie co jakiś czas przesyłane są dane (uzupełniany jest stan centralnej bazy danych za pomocą informacji gromadzonych w lokalnych komputerach RCC).

Zastosowanie tego systemu pozwoliło na znaczne zredukowanie liczby zatrudnionego personelu pomocniczego (strażnicy, rozliczanie czasu pracy z kart zegarowych itp.), co w niemieckich warunkach bardzo drogiej roboczogodziny, pomimo początkowego poniesienia sporych kosztów na zainstalowanie systemu, w dalszej perspektywie czasowej dało ogromne oszczędności.

W Polsce kilka większych, dobrze prosperujących zakładów przemysłowych przymierza się do zainstalowania takiego systemu, ale pierwszy już działa w luksusowym hotelu Radisson w Szczecinie (dla czterystu pracowników - którzy muszą rejestrować nawet przerwy na lunch i papierosa).

W styczniu tego roku zakupiła go dobrze chyba wszystkim znana fabryka lodówek "Atłant" w Mińsku na Białorusi.

Implikacje socjologiczne

Wprowadzenie zinformatyzowanych systemów rejestracji czasu pracy nigdy nie odbywa się bezboleśnie. Zawsze trzeba tu uwzględnić tzw. czynnik ludzki. Nie da się już teraz oszukiwać - np. odbić karty za kolegę itd., itp. Pracownicy z reguły tego nie lubią. Bardzo ich męczy świadomość, że nad wszystkim sprawuje kontrolę dyrekcja poprzez jakiś mityczny komputer. Dlatego warto włożyć trochę wysiłku, by przed wdrożeniem takiego systemu choć po części zjednać sobie załogę (np. rozliczając jedynie czas rzeczywistej pracy, ale za to lepiej za niego płacić).

Zagrożeniem dla zakładu mogą być tutaj chociażby przypadki sabotażu, polegające na niszczeniu terminali czy kart identyfikacyjnych.

Thomas Stahl, dyrektor finansowy hotelu Radisson, zapytany o negatywną reakcję pracowników hotelu po wprowadzeniu nowego systemu rejestracji czasu pracy odpowiedział: "To zupełnie naturalne, że mało kto lubi być tak dokładnie kontrolowany. Jednak moje doświadczenie jednoznacznie wskazuje, że jest to doskonałe narzędzie dyscyplinowania i selekcji załogi. Ten kto nie potrafi zaakceptować tego systemu, tak czy inaczej w normalnych warunkach także straciłby pracę. Największymi wrogami nowego rozwiązania są prawie zawsze najmniej zdyscyplinowani pracownicy".

Z kolei jak powiedział Peter Bohret, główny specjalista ds. systemu Varidat: "U większości naszych klientów pracownicy początkowo podchodzą do tego systemu bardzo nieufnie. Mało kto zdaje się wierzyć maszynie, bowiem wielu wszelkie godziny przyjścia i opuszczenia pracy skrzętnie zapisuje w notesiku. Po jakimś czasie, gdy staje się jasne, że nie ma tu żadnego oszustwa, zdecydowana większość pracowników akceptuje nowy system i traktuje go jako coś zupełnie naturalnego".

Nie można pominąć także pozytywnych aspektów w postaci humanizacji pracy, mającej swoje źródło chociażby w możliwości wprowadzenia ruchomego czasu pracy.

Potencjalne korzyści finansowe płynące ze stosowania komputerowych systemów rejestracji, czynią je koniecznym warunkiem zachowania konkurencyjności. Jednak trzeba pamiętać, że ich wprowadzenie to tylko jeden z wielu elementów całego procesu informatyzacji przedsiębiorstwa.


TOP 200