Najczęściej na decyzję o oddaniu części działalności firmie zewnętrznej wpływają dwie podstawowe korzyści, które firmy osiągają wykorzystując outsourcing procesów - możliwość koncentracji na podstawowym biznesie i obniżenie kosztów.

Zwłaszcza pierwsza z nich może spowodować znaczący wzrost konkurencyjności. Można to zaobserwować na podstawie ewolucji procesów, które są przez firmy oddawane "na zewnątrz". Na pierwszy ogień poszły najprostsze procesy, takie jak sprzątanie czy obsługa gastronomiczna. Po tym, jak zarządzający przekonali się, jakie korzyści można osiągnąć korzystając z outsourcingu, sięgnięto do bardziej wyspecjalizowanych obszarów, jak księgowość i zarządzanie obiegiem dokumentów. Kolejnym krokiem jest wydzielenie na zewnątrz istotnych z punktu widzenia organizacji usług produkcji, badań i rozwoju oraz IT.

Outsourcing to także porządkowanie procesów

Decyzja o wydzieleniu zewnętrznej firmie części realizowanych przez organizację procesów pozwala na szybkie ich usprawnienie. Ona sama wymusza na organizacji przegląd realizowanych procesów wraz z ich ponownym zdefiniowaniem i optymalizacją. Podczas tych prac można ponadto skorzystać z doświadczeń firmy outsourcującej, która wielokrotnie realizowała podobne operacje, posiada niezbędne zasoby i często bogaty know-how. Patrząc z zewnątrz na procesy realizowane u klienta, jest w stanie zidentyfikować wszelkie ich nieefektywne elementy.

Każdorazowo w fazie projektowania tego rodzaju usług prowadzone są szerokie konsultacje z przedstawicielami klienta, których nadrzędnym celem jest zbudowanie optymalnego rozwiązania, gwarantującego możliwie najwyższy poziom skuteczności usługi i jej bezpieczeństwa. Niewątpliwie osiągnięcie tych korzyści związane z koncentracją spółki na tym, na czym zna się najlepiej, czyli podstawowej działalności - powoduje, że jej pozycja konkurencyjna rośnie.

Należy pamiętać, że outsourcingowi najczęściej podlegają procesy back-office, charakteryzujące się tym, że angażują w każdej firmie duże zasoby, które można uwolnić i skierować do realizacji innych działań. Wszystko to sprawia, że przy prawidłowej identyfikacji procesów i powierzeniu ich do realizacji firmie zewnętrznej - z którą właściwie zdefiniowano wzajemne zasady współpracy - jako szybko osiągalne korzyści pojawia się faktyczne obniżenie kosztów działalności operacyjnej. Dodatkowo jest to zwiększenie bezpieczeństwa oraz szybkości i jakości realizowanych procesów.

Jak można oszczędzić?

Tutaj dochodzimy do drugiego niezaprzeczalnego atutu outsourcingu, jakim jest obniżenie kosztów realizowanych procesów. Nie zawsze jest to czynnik najbardziej istotny przy podejmowaniu decyzji o wykorzystaniu zewnętrznych usługodawców. Wysokość i struktura oszczędności też jest płynna i zależy od projektu. Jednak oszczędności dla zleceniodawcy występują prawie zawsze.

Podczas rozmów z klientami często spotykam się z pytaniem: "Jakim cudem możecie robić to taniej, jednocześnie zachowując jakość realizowanych procesów?" Odpowiedź jest prosta. Dla firmy świadczącej usługi outsourcingowe podstawową działalnością jest właśnie ten obszar, posiada więc doświadczenie, wiedzę oraz korzysta z efektu skali - czy realizuje oszczędności w zakresie optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich i sprzętowych. Każda firma outsourcingowa musi agresywnie zarządzać kosztami operacyjnymi, aby zaoferować klientom tę samą jakość za niższą cenę.

Przykładowo, w zakresie usług outsourcingu zarządzania dokumentami bądź IT - firmy będące zleceniodawcami takich usług w pewien sposób współdzielą obsługujące je zasoby ludzkie i sprzętowe. Klient nie musi ponosić kosztów związanych z budową, utrzymaniem, administrowaniem i zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego infrastruktury serwerowej. Pozwala to osiągnąć maksymalną efektywność ich wykorzystania, co przekłada się na wysokość kosztów ponoszonych przez firmę outsourcingową i cenę dla firmy korzystającej z outsourcingu. Wszystkie te czynniki pozwalają na zaoferowanie klientom atrakcyjnej ceny za usługi. Tym samym rośnie konkurencyjność takiej firmy, która realizuje procesy okołobiznesowe taniej i lepiej, wspierane przez zewnętrzne firmy.

Szybkość i elastyczność

Dwie powyżej wymienione korzyści wynikające z outsourcingu procesów nie są jedynymi. Kolejne to np. łatwość modyfikacji i dopasowania przebiegu procesów do zmieniających się uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych, czy też zwiększenie efektywności i skuteczności działania przedsiębiorstwa, poprzez dostarczanie pełnej i obiektywnej informacji dla kadry zarządzającej.

Dzięki wykorzystaniu zewnętrznego dostawcy usług, firmom łatwiej jest modyfikować i zmieniać przebieg realizacji outsourcowanych procesów. Nie występują tu np. standardowe problemy zarządcze związane z oporem przeciwko wprowadzanym zmianom w organizacji, czy bezwładem organizacyjno-decyzyjnym w kontekście wprowadzanych zmian. Procesy wydawane do realizacji na zewnątrz są dobrze zdefiniowane, mają właścicieli w organizacji, przez co łatwiej je dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych.

Ważny jest też fakt, że z korzyści wynikających z outsourcingu procesów mogą korzystać firmy o różnym stopniu wielkości, reprezentujących różne branże i będące w różnym stopniu rozwoju. Praktycznie każda organizacja znajdzie coś dla siebie w proponowanej ofercie i będzie mogła skorzystać z oferowanych usług w sposób gwarantujący jej podniesienie potencjału konkurencyjnego. Także dlatego jest to rynek, który ciągle rośnie i z którego korzysta coraz więcej podmiotów.

Paweł Cegła jest prezesem zarządu firmy Idem