Konteksty informacji

Użyteczność systemów IT byłaby większa, gdyby użytkowników uczono nie tyle korzystania z samej informatyki, ile przede wszystkim z informacji dostępnych za pośrednictwem technik informatycznych.

Użyteczność systemów IT byłaby większa, gdyby użytkowników uczono nie tyle korzystania z samej informatyki, ile przede wszystkim z informacji dostępnych za pośrednictwem technik informatycznych.

W dalszym ciągu wiele projektów informatycznych kończy się niepowodzeniem. Na szczęście rzadziej niż dawniej zdarza się, by można było mówić o całkowitej porażce, ale nie należą do rzadkości sytuacje, kiedy wdrożenie nie przynosi spodziewanych efektów. Użytkownicy są niezadowoleni, bo uruchomiony system nie spełnia ich oczekiwań i nie realizuje niezbędnych funkcji. Informatycy tłumaczą z kolei, że oprogramowanie zostało wykonane zgodnie z zapotrzebowaniem, specyfikacją i dokumentacją przedstawioną przez zamawiającego. Jeżeli w oprogramowaniu nie ma potrzebnych opcji, to dlatego, że ich wykorzystanie nie zostało wcześniej przewidziane przez przyszłego użytkownika lub zostały one określone w sposób niedostatecznie precyzyjny.

Brak umiejętności przygotowania przez zamawiającego przejrzystej dokumentacji i jednoznacznego, dokładnego określenia specyfikacji wymagań dotyczących projektowanego systemu stanowi jedno z najczęściej stosowanych obecnie uzasadnień dla niepowodzeń w realizacji projektów informatycznych. Wadliwe, niejasne, zbyt ogólnikowe i niespójne określenie funkcji i celów zastosowania systemu utrudnia lub wręcz uniemożliwia dobranie optymalnych rozwiązań, narzędzi i technologii, a w konsekwencji znajduje odzwierciedlenie w małej sprawności wdrożonego programu. "Jeżeli system nie działa tak jak trzeba, to znaczy, że przyszli użytkownicy źle zdefiniowali swoje wymagania pod jego adresem" - to powszechnie dzisiaj stosowane wyjaśnienie potknięć i porażek we wdrażaniu rozwiązań informatycznych.

Zróżnicowane potrzeby

Z pewnością jest w tym tłumaczeniu wiele racji. Duża część użytkowników wciąż jeszcze ma problemy z wyartykułowaniem swych potrzeb i konkretnych oczekiwań wobec narzędzi informatycznych. Użytkownicy przede wszystkim mają problemy ze zrozumieniem ich właściwej roli w procesie funkcjonowania firmy czy instytucji.

Zastanówmy się jednak przez chwilę, czy tak ścisłe, jednoznaczne i precyzyjne - jak by tego chcieli informatycy - wyartykułowanie parametrów użytkowych planowanego systemu jest w ogóle możliwe? Wszak wymiana informacji to proces społeczny. Na jego charakter i ostateczny kształt - bez względu na rodzaj użytego medium - wpływa wiele pozatechnologicznych, nie do końca określonych czynników natury społecznej, kulturowej i psychologicznej. Każdy może mieć własne wyobrażenie o świecie, firmie, inne mniemanie o swojej roli i miejscu w organizacji, inną ocenę własnych kompetencji i umiejętności. W związku z tym każdemu może wydawać się, że w danej sytuacji będzie potrzebował całkiem innych informacji niż jego współpracownik czy kolega. Jego potrzeby informacyjne mogą więc różnić się od potrzeb informacyjnych pozostałych członków grupy, organizacji czy przedsiębiorstwa.

Dostarczane informacje mają służyć poszerzaniu i pogłębianiu wiedzy. Wiedza ma być wykorzystywana przy podejmowaniu decyzji. Te jednak także w dużym stopniu uzależnione są zarówno od otrzymanego w wyniku socjalizacji bagażu norm i przekonań, jak i uzyskanego w wyniku indywidualnego rozwoju bagażu wiedzy i doświadczeń. Analiza otrzymywanych danych odbywa się zawsze przez pryzmat przyswojonych już wcześniej systemów norm, wartości, reguł postępowania, doświadczeń zawodowych itp. To z kolei powoduje, że oczekiwania pod adresem systemów informacyjnych ze strony konkretnych osób są również w dużym stopniu nacechowane tymi właśnie subiektywnymi przesłankami.

Oczywiście, każda dziedzina działalności, każda grupa, firma czy organizacja ma własne, obowiązujące wszystkich jej członków i uczestników reguły działań. Ci, którzy chcą w niej funkcjonować, muszą poddać się ich rygorom. To wprowadza porządek w działania poszczególnych osób, łączy je w spójną całość, wprowadza pewien ład, obiektywizm i uniwersalizm, ułatwia porozumiewanie się.

Wiadomo, że identyfikacja potrzeb informacyjnych w firmie zaczyna się od określenia celów biznesowych i ustalenia na tej podstawie zachodzących procesów biznesowych. One z kolei stanowią punkt wyjścia do charakterystyki przebiegających w przedsiębiorstwie procesów informacyjnych i określenia na tej podstawie potrzeb informacyjnych.

Nie zapominajmy jednak, że zarówno procesy biznesowe, jak i związane z nimi procesy informacyjne to równocześnie z jednej strony procesy społeczne, a z drugiej - psychologiczne. Prowadzenie działalności gospodarczej i przetwarzanie związanych z nią informacji odbywa się w konkretnej rzeczywistości społecznej, kulturowej, cywilizacyjnej, ekonomicznej i jest wykonywane przez konkretne osoby, konkretnych ludzi dysponujących określonymi cechami charakteru i zasobem wiedzy oraz umiejętności. Mimo istnienia tzw. obiektywnych mechanizmów rynkowych i sformalizowanych algorytmów regulujących funkcjonowanie systemów informacyjnych, ich uczestnikami i użytkownikami są współdziałający ze sobą, komunikujący się ze sobą żywi ludzie.

Odbiór warunkowy

Subiektywny kontekst - czy to społeczny, czy psychologiczny - jest zawsze obecny we wszystkich naszych działaniach i nie należy go pomijać zarówno przy projektowaniu i wdrażaniu systemów informatycznych, jak i ich stosowaniu. Te same czynniki i przesłanki, które wpływają na charakter naszych potrzeb informacyjnych, decydują również o sposobach naszego korzystania z dostarczanych nam informacji.

Załóżmy, że udało się stworzyć szczegółową, precyzyjną specyfikację wymagań użytkowych. Czy to automatycznie oznacza, że stworzony według niej system informacyjny będzie w równym stopniu zaspokajał wszystkie potrzeby informacyjne wszystkich użytkowników? Albo, czy każdy pracownik, menedżer, odbiorca na podstawie tych samych danych czy informacji będzie podejmował te same, identyczne decyzje? Z pewnością nie. Tu znowu dadzą o sobie znać wszystkie te same, subiektywne uwarunkowania i relacje, które występują w procesie określania potrzeb informacyjnych.

Odbiór i korzystanie z informacji jest tak samo procesem społecznym i psychologicznym, jak i ich wytwarzanie. Na te same dane, pochodzące z tych samych zasobów, każdy może patrzeć inaczej i widzieć w nich co innego, inaczej rozkładając akcenty i hierarchie ważności.


TOP 200