Prezes NIK rozpoczął wystąpienie, diagnozując podstawowe przyczyny problemów przy realizacji zamówień publicznych na dostawy usług i sprzętu teleinformatycznego. Wskazał m. in.:

• Problemy związane z doborem projektów, tj. działania przedprojektowe, które nie prowadzą do właściwego zdefiniowania oczekiwań wobec wdrożenia. Powodami takiej sytuacji mogą być np. brak doświadczenia w branży IT czy częste zmiany koncepcji w trakcie realizacji przedsięwzięcia. „Największym wyzwaniem jest samo przygotowanie do przetargu” - podkreślił Kwiatkowski.
• Problemy związane z realizacją projektu, a zatem takie, jak kłopoty ze zdefiniowaniem przedmiotu zamówienia oraz warunków podmiotowych w dokumentacji przetargowej. Z takimi trudnościami zetknęła się istotna część podmiotów publicznych, mających styczność z koniecznością wdrażania systemów IT. „Zdaję sobie sprawę z tego, że polska administracja na tle innych administracji w Europie często nie mogła powiedzieć, że jest najskuteczniejsza w zakresie e-administracji" - przyznał Krzysztof Kwiatkowski, dodając jednak zaraz: „jako Minister Sprawiedliwości miałem okazję odbierać od Computerworld nagrodę za to, co dzieje się w tym ministerstwie [Ministerstwo Sprawiedliwości zdobyło tytuł Lidera Informatyki sektora publicznego w 2011 roku - red.], np. projekty e-sąd, S-24, czy informatyzacja ksiąg wieczystych."
• Kłopoty w pozyskaniu odpowiednio wykwalifikowanej kadry to trzeci z problemów wskazanych przez Prezesa Kwiatkowskiego w kontekście przeszkód stojących na drodze realizacji zamówień publicznych na IT. „Wiem, że podstawowym problemem dla wszystkich, którzy pracują w administracji publicznej jest to, że jesteśmy mało konkurencyjni w pozyskiwaniu specjalistów IT, informatyków, przede wszystkim z racji na płace."

Rekomendacje Najwyższej Izby Kontroli

Niezbędnym warunkiem prawidłowo realizowanej procedury zamówienia publicznego jest rzetelna analiza potrzeb, a potem przełożenie ich w kompleksowy opis Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). To pozwala dostawcom przyszykować ofertę realizującą potrzeby zamawiającego. Prezes Kwiatkowski podkreślił, że „istotne jest opisanie przez zamawiającego dokładnie tego, czego chce. W tym obszarze są dobre praktyki."

Prezes NIK zaleca podzielenie zamówienia na elementy krytyczne i niekrytyczne. Ponadto, „praktyka pokazuje, że warto jest dzielić zamówienia na etapy”, gdyż to z kolei pozwala generować harmonogram działań, i traktować zamówienie na zasadzie projektu do zrealizowania.

Zobacz również:

• Apple Wunderlust - iPhone 15 i inne - relacja z premiery

Konieczne jest zapewnienie czasu na pełne przetestowanie odbieranego systemu. Kwiatkowski podkreślił, że „trzy miesiące temu Polska stanęła - mówię o porażce systemu Krajowego Biura Wyborczego. Co nie zadziałało? Nie przeprowadzono testów!” Był to zdaniem Prezesa NIK koronny dowód na to, „jak we współczesnym świecie zawodność systemu IT potrafi doprowadzić do wrzenia atmosfery politycznej."

Jak ustrzec się przed tak spektakularną porażką? Kwiatkowski powiedział, że w „dokumentacji przetargowej powinny znaleźć się informacje na temat zarządzania projektem”, takie jak metodyka zarządzania, i składające się na nią: struktura organizacyjna i plan komunikacji, zasady tworzenia i przekazywania dokumentów projektowych, czy też ich szablony.

Zastrzec należy także o „możliwość modyfikacji istotnych postanowień umowy.” Zmiany takie powinny móc dotknąć takich aspektów zamówienia, jak modygikacja zakresu i sposobu realizacji wymagań określonych w umowie, rezygnację z realizacji danego wymagania, czyteż przesunięcie go między poszczególnymi etapami realizacji projektu.

„Kolejny niezwykle ważny element to kwestie dotyczące praw autorskich i licencji. Na etapie konstruowania SIWZ z chirurgiczną precyzją powinny być zawarte postanowienia nt. licencji, praw autorskich, czy przekazania kodów źródłowych na oprogramowanie w przypadku zamówienia systemu na zamówienie."

Najwyższa Izba Kontroli stoi na stanowisku, że cena nie powinna być jedynym kryterium wyłaniania zwycięzcy przetargu, zwłaszcza w przypadku tak specyficznych zamówień, jak te dotyczące rozwiązań ICT. Prezes NIK apelował: „uwzględniajmy przy cenie cykl życia produktu, a nie tylko cenę. To oficjalne stanowisko NIK, nie tylko moje.” Takie założenie pozwala wybrać teoretycznie droższą ofertę, z uzasadnieniem odnoszącym się do korzystniejszych kosztów utrzymania.

Interoperacyjność zamiast silosów informacyjnych

Prezes Kwiatkowski - podobnie jak szereg innych uczestników konferencji Computerworld „Państwo 2.0” - podkreślił wagę zapewnienia interoperacyjności systemów zamawianych i wdrażanych przez jednostki publiczne.

Kwestia ta została podniesiona w Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, i - co podkreśla NIK - będzie jednym z punktów, których realizacja będzie dokładnie badana podczas prowadzonych przez Izbę kontroli.