Jeden zamiast kilku

W Grupie Energa, od początku jej powstania w roku 2007, postawiono na działania zmierzające do osiągnięcia największej wewnętrznej integracji, w tym konsolidację systemów biznesowych współdzielonych przez podmioty z Grupy. - To przejaw ogromnej roli, jaką IT odgrywa w tym procesie - mówi Roman Dudzik.

Do tej pory przeprowadzono konsolidację zintegrowanych systemów wspomagania zarządzania w spółkach podstawowego łańcucha wartości w Grupie. Obecnie głównym systemem ERP Grupy Energa jest system informatyczny SAP. Zastąpił on kilka innych programów wykorzystywanych w spółkach. Obejmuje na razie główne spółki grupy: Energa Operator, Energa Obrót, Energa Obsługa i Sprzedaż oraz 8 innych spółek. Niebawem dołączą do nich: Energa Informatyka i Technologie, Energa Kogeneracja oraz inne spółki z GK Energa. Prawdopodobnie będzie korzystać z niego także Energa SA - spółka zarządzająca Grupą.

- Wspólny system klasy ERP dla spółek był warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia zmiany modelu biznesowego - centralizacji zarządzania zasobami. Nie byłoby to możliwe w rozproszonym środowisku wielu systemów ERP - podkreśla Roman Dudzik.

W Grupie ENERGA będzie funkcjonował jeszcze jeden system ERP, który obejmie pozostałe, mniejsze spółki. W toku jest opracowanie głównych założeń funkcjonowania tego systemu w GK. Jego zadaniem będzie wspomaganie działalności powołanego we wrześniu 2010 r. Centrum Usług Wspólnych (CUW) w obsłudze mniejszych przedsiębiorstw. Do współpracy z dużymi firmami Energa CUW korzysta z systemu SAP. Bierze też aktywny udział w wyborze drugiego systemu ERP, zajmując się określeniem jego funkcjonalności pod kątem procesów biznesowych, które będzie obsługiwał. Nad wymaganiami technologicznymi czuwa Energa Informatyka i Technologie.

Równie ważny jest dla Energa CUW system obiegu dokumentów. "Obecnie wykorzystywany jest system IBM FileNet - informatyczny fundament działania spółki. Pozwolił odmiejscowić procesy, scentralizować je i ustandaryzować. Dokumenty są wprowadzane i opisywane w Energa CUW, a potem akceptowane w obsługiwanych spółkach. System pozwala na obsługę całej grupy, wspierając zmianę procesów wewnątrzgrupowych, również dzięki integracji z SAP" - mówi Roman Dudzik.

Rozwiązanie dla obsługi

Proces konsolidacji przechodzą systemy billingowe. Przed dwoma laty w użyciu było 16 oddzielnych instancji systemów billingowych, dzisiaj zostały one scentralizowane do trzech. Dzięki temu obniżyły się znacząco koszty ich utrzymania. Ich wymiana była okazją do zmian w procesach biznesowych, zwłaszcza w Energa Obsługa i Sprzedaż, spółce zajmującej się obsługą klientów. W III lub IV kwartale 2012 powinno zakończyć się postępowanie konkursowe na System Obsługi Sprzedaży (SOS). "Będzie to docelowo zintegrowane środowisko informatyczne głównie zorientowane na funkcje billingu oraz CRM. Pozwoli na szybkie, łatwe budowanie, zmienianie i wprowadzanie ofert produktów, które sprzedaje Grupa" - mówi Roman Dudzik.