Aby sprostać wymaganiom Unii Europejskiej Polska powinna do 1997 roku spełnić wiele warunków - jednym z nich jest usprawnienie systemu zarządzania kolejami państwowymi i dostosowanie ich do standardów europejskich. Na dzień dzisiejszy system zarządzania PKP oparty jest na klasycznych metodach przesyłania i archiwizacji dokumentów. Utrudnia to sporządzenie szybkich analiz, które mogłyby wspomagać podejmowanie decyzji na szczeblu kierownictwa ogólnokrajowej organizacji, jaką jest PKP.

Dla skomputeryzowania polskich koleji ogłoszony został konkurs na system finansowy i zarządzania dokumentacją zgodny z regułami przetargowymi Banku Światowego (ze względu na kredytowanie przedsięwzięcia przez ten bank). Pod koniec czerwca br. ogłoszono ostatecznie, że najlepszą ofertę złożyła amerykańska firma Computron Software Inc. (Rutheford, Nowy Jork).

Komputeryzacja PKP w obszarze finansów i zarządzania dokumentami będzie realizowana na bazie systemu finansowego klient/serwer firmy Computron Software Inc. współpracującego z systemem zarządzania dokumentacją COOL (Computer Output OnLine). Wartość podpisanego kontraktu ocenia się na 7 mln USD.

System COOL umożliwi zdalny dostęp do zarchiwizowanych na optycznych dyskach informacji aż 7 tys. pracowników kolei. Jest to system, którego cena nie jest bezpośrednio związana z liczbą ewentualnych użytkowników. Natomiast na korzystanie z oprogramowania finansowego zamierza się zakupić ok. 3200 licencji. Warto w tym miejscu dodać, że na PKP zatrudnionych jest obecnie ok. 250 tys. pracowników.

Szefem projektu ze strony PKP jest Mariusz Zienkowicz. Zapytany o czas realizacji przedsięwzięcia odpowiedział, że prace nad budową systemu rozpoczęto w lipcu br. i mogą potrwać do dwóch lat.

Dwa zakupione systemy będą korzystały przede wszystkim z położonych na terenie całego kraju serwerów firmy Digital Equipment opartych na procesorach AlphaAXP i z usług sieci pakietowej Kolpak.

Istniejąca infrastruktura komputerowa na PKP jest wynikiem trwającej od dwóch lat komputeryzacji opartej na sprzęcie firmy Digital i bazie danych Oracle. Kolejowa, ogólnopolska sieć Kolpak jest największą w kraju siecią transmisji danych, zbudowaną na bazie prywatnej sieci łączy telekomunikacyjnych PKP. Jej instalację rozpoczęła w 1993 r. firma Sprint International. Oba przedsięwzięcia również finansował Bank Światowy.

Oferowany przez Computron system COOL przechowuje na dyskach optycznych skompresowane dane (zamiast archiwizacji pełnych obrazów zeskanowanych dokumentów). Upoważniony użytkownik może bardzo szybko obejrzeć interesujący go dokument - pomaga mu w tym system indeksacji zarchiwizowanej treści dokumentów oraz kolejowa, oparta na X.25, pakietowa sieć transmisji danych Kolpak. COOL może pracować niezależnie od zakupionego systemu finansowego.

COOL przesyła dane na bieżąco - on-line. Wspomagające archiwizację oprogramowanie typu serwer zajmuje się m.in. indeksacją - dzięki temu oprogramowanie typu klient ma bardzo szybki dostęp do szukanej informacji.

W czasie realizacji przedsięwzięcia firma Computron Software Inc., będzie uczestniczyła w "dopasowaniu" oferowanych systemów komputerowych do realiów pracy na PKP.

"System będzie używany w ogólnopolskiej sieci kolejowej - stwierdził Michał Zienkowicz - w dalszej przyszłości można będzie system COOL uzupełnić o elementy workflow (sterowanie pracą grupową poprzez zarządzanie przepływem dokumentacji - przyp. red.). Obecny kształt kontraktu nie przewiduje realizacji tej funkcji".