Z oferty producentów adresowanej do firm i przedsiębiorstw znikają drukarki, kopiarki, skanery lub faksy, a zaczynają się pojawiać rozwiązania lub systemy wykorzystujące nie tylko sprzęt, ale również oprogramowanie umożliwiające zarządzanie dokumentami, ich przetwarzanie i archiwizację niezależnie od ich pierwotnego formatu.

Tendencja związana z oferowaniem kompleksowych rozwiązań jest odzwierciedleniem procesu prowadzącego do zrównania znaczenia różnych form komunikacji również w sensie prawnym, a także upowszechnienia systemów sieciowych i konwergencji klasycznych systemów telekomunikacyjnych z systemami transmisji danych.

Awans technologiczny

Przed kilkunastu laty możliwość współdzielenia drukarek była jedną z istotnych przyczyn popularyzacji i rozwoju sieci lokalnych. Obecnie sytuacja się odwraca, sieci LAN umożliwiają zarządzanie, kontrolę i lepsze wykorzystanie drukarek, skanerów, kopiarek i faksów oraz różnego typu urządzeń wielofunkcyjnych, które w tych sieciach pracują. Natomiast samodzielne kopiarki lub faksy stają się obecnie urządzeniami przestarzałymi, stopniowo wychodzącymi z użycia i zastępowanymi przez urządzenia sieciowe.

Współczesne drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne zaczynają w coraz większym stopniu upodabniać się do komputerów. Wyposażane są w wewnętrzne napędy dyskowe, pojemne pamięci RAM i moduły nieulotnych pamięci Flash, zaawansowane oprogramowanie sterujące, a wbudowane w nie serwery WWW i maszyny wirtualne Java umożliwiają zdalne programowanie ich funkcji, automatyczne generowanie komunikatów o stanie urządzenia i żądań serwisowych, jak również prezentację raportów o obciążeniu i użytkownikach sprzętu.

W efekcie urządzenia drukujące zaczynają być aktywnymi, pełnoprawnymi elementami systemów sieciowych w przedsiębiorstwach.

Zaletą pracy w sieci LAN jest nie tylko możliwość współdzielenia urządzeń przez wielu użytkowników, ale również ich zdalnego monitorowania. W efekcie znacznie łatwiej jest kontrolować i optymalizować taki system. W przypadku urządzeń wolno stojących (najczęściej dotyczy to kopiarek lub faksów) taka kontrola też jest możliwa, ale wymaga wyposażenia ich w systemy zabezpieczania dostępu za pomocą haseł (np. kodów PIN) lub czytników kart magnetycznych (jeśli nie są to modele standardowo wyposażone w tego typu funkcje).

Należy również zauważyć, że większość liczących się producentów urządzeń biurowych ma w ofercie oprogramowanie do zdalnego zarządzania i monitorowania sprzętu.

Modele wielofunkcyjne

Modele urządzeń wielofunkcyjnych przeznaczone dla firm z reguły mają architekturę modułową umożliwiającą drukowanie, skanowanie i kopiowanie. Faks jest zwykle opcją. Ich wersje adresowane do małych i średnich firm lub użytkowników indywidualnych mają najczęściej konstrukcję zintegrowaną. Oferowane są różne modele z faksem lub bez niego. Jest to obecnie jeden z najbardziej zróżnicowanych segmentów rynku, a określenie "urządzenia wielofunkcyjne" jest stosowane zarówno do sprzętu atramentowego, jak i laserowego, urządzeń kosztujących setki tysięcy złotych i tanich modeli (poniżej 1000 zł).

Do względnie nowych tendencji w tym segmencie rynku można zaliczyć upowszechnienie funkcji skanowania, która jeszcze niedawno była pomijana w wielu modelach tzw. drukarko-kopiarek. Ważnym uzupełnieniem funkcji skanowania jest oprogramowanie OCR, które umożliwia przetwarzanie dokumentów papierowych do postaci umożliwiającej ich edycję lub archiwizację w formatach pozwalających na późniejsze, pełnotekstowe przeszukiwanie.

Na rynku urządzeń dla małych i średnich firm obserwować można również systematyczny wzrost oferty sprzętu umożliwiającego druk kolorowy, nie tylko atramentowego, ale również wykorzystującego technologie laserową lub LED.

Czy i jak zmniejszać koszty?

Dodatkowym, ale ważnym efektem upowszechnienia sprzętu sieciowego i oprogramowania pozwalającego na jego zdalne zarządzanie jest pojawienie się możliwości monitorowania kosztów i kontroli jego wykorzystania. W większości firm najczęściej nikt nie wie, jakie są rzeczywiste koszty eksploatacji systemu drukowania, kopiowania lub faksowania i dlatego niewiele firm myśli o jego optymalizacji. Jak jednak wynika z opinii analityków, podjęcie takich działań z reguły przynosi szybki zwrot inwestycji.

W przypadku małych lub średnich firm optymalizacja systemów może być prowadzona samodzielnie lub przy wykorzystaniu usług oferowanych przez firmy zewnętrzne.

Samodzielna optymalizacja wymaga najczęściej zakupu i instalacji odpowiedniego oprogramowania narzędziowego oraz przeszkolenia administratora, który będzie zajmował się analizą systemu.

Natomiast korzystanie z usług firm zewnętrznych ma tą zaletę, że z reguły mają one opracowaną odpowiednią metodologię analiz, doświadczenie w prowadzeniu tego typu projektów i pełen zestaw niezbędnych narzędzi.

Obecnie większość producentów sprzętu sprzedaje również oprogramowanie do analizy kosztów druku, sprzedawane niezależnie lub dołączane do niektórych modeli drukarek bądź urządzeń wielofunkcyjnych. Jego funkcjonalność często jest ograniczona do współpracy z urządzeniami tylko danej firmy.

Wśród aplikacji do zarządzania kosztami w sieciowych systemach drukujących można wymienić rozwiązanie PCSM (Printer Cost & Security Manager) oferowane przez Ricoh, program tbmanager firmy TBM (przeznaczony przede wszystkim do współpracy z kopiarkami marki Toshiba, choć można z niego korzystać także na sprzęcie niektórych innych producentów), jak również Printer Accouting Server znajdujący się w ofercie Canona i Centrum Statystyk Wydruków Lexmarka. Na rynku dostępne są też aplikacje uniwersalne, takie jak Printoscope - polskie oprogramowanie do kontroli i optymalizacji kosztów drukowania, które współpracuje ze sprzętem większości firm.