W większości przedsiębiorstw działają już systemy wspierające zarządzanie klasy ERP. Taki system po jego wdrożeniu działa przez pewien czas, zwykle kilka lat w sposób zadawalający. Jednak z upływem czasu zmianom ulega organizacja przedsiębiorstwa, następują fuzje i podziały, a firma zaczyna działania na innych rynkach. Wówczas okazuje się, że system nie nadąża, a bywa, że zaczyna stanowić przeszkodę w normalnej działalności. Narasta przeświadczenie, że trzeba udoskonalić go lub zmienić. Po uzyskaniu konsensusu w kierownictwie i wprowadzeniu do budżetu środków na dalsze prace, trzeba opracować dla przedsiębiorstwa wstępny plan rozwoju organizacji i IT w kilkuletnim horyzoncie.

Powinien on zawierać odpowiedzi na poniższe pytania:

- Jak będziemy dostosowywać obsługę informatyczną zmieniającej się organizacji przedsiębiorstwa? Jakie są przewidywane kierunki rozwoju?

- Co chcemy osiągnąć? Jest to zestawienie wstępnych wymagań biznesowych w stosunku do systemu, np. poprawa terminowości obsługi klientów, skrócenie cyklu dostaw itp. Jak te nasze cele mieszczą się w ogólnej strategii przedsiębiorstwa?

- Należy przygotować wstępny harmonogram realizacji wdrożenia systemu z oszacowaniem niezbędnych środków.

- Jakie prace będą konieczne, aby nowy lub udoskonalony system mógł przynieść znaczące efekty? Odpowiedź powinna przynieść analiza organizacyjna, w ramach której będzie określony zakres potrzebnych zmian oraz analiza istniejących przepływów informacji i zastosowań IT, a na tej podstawie wstępne określenie docelowego systemu obsługi procesów biznesowych i przepływu informacji.

- Kto, w jakim zakresie i w jaki sposób oraz przy użyciu jakich metod będzie realizował wdrożenie? Czy przewiduje się wdrażanie własnymi siłami przy wsparciu konsultantów zewnętrznych, czy raczej specjaliści z zewnątrz przeprowadzą wdrożenie szkoląc nasz personel?

- Określenie sposobu postępowania umożliwiającego przeprowadzenie prac organizacyjnych i wdrożeniowych, łącznie z określeniem głównych punktów kontrolnych, tzw. kamieni milowych prac.

- Wstępne oszacowanie kosztów. Można się także pokusić o oszacowanie efektywności ekonomicznej całego projektu: zakupu oprogramowania i wdrożenia. Jest to trudne, może być obarczone znacznym błędem, ale w znacznym stopniu możliwe.

Dość często w przedsiębiorstwie decydenci uważają takie opracowanie za zbędną mitręgę i stratę czasu. Jednak bez tego etapu szanse na powodzenie dalszych działań drastycznie maleją, praktycznie nie będzie wiadomo, co i po co ma być kupione i wdrożone. Obarczenie własnych specjalistów - informatyków - opracowaniem takiego wstępnego planu rozwoju organizacji i IT zwykle nie prowadzi do celu. Będzie to praca wykonywana przez nich po raz pierwszy lub po wielu latach przerwy, a przy braku standardów i uznanych metod efekty mogą być niezadowalające. Wynajęcie wyspecjalizowanej firmy konsultingowej kosztuje, ale daje na ogół gwarancję profesjonalnego opracowania wymagań na system.