Najpierw tam gdzie pieniądze

Przy projektowaniu wdrażania poszczególnych modułów postanowiono w pierwszej kolejności wdrażać te z nich, które pozwalały na wprowadzenie procedur planowania produkcji. Tam upatrywano najszybciej wymiernych efektów w postaci ograniczenia nakładów finansowych w proces produkcyjny.

Istniejący w tym czasie w firmie informatyczny system finansowo-księgowy doskonale spełniał swoje zadania w zakresie księgowości sprawozdawczej, podatkowej, a w szczególności tam gdzie w grę wchodziła specyfika przepisów prawa i rachunkowości polskiej. Nie miał natomiast narzędzi pozwalających na wprowadzenie nowoczesnych metod zarządzania firmą, szczególnie do wykorzystania przez kadrę menedżerską średniego szczebla. Był to typowy system wsadowy, który nie uwzględniał np. kosztów poszczególnych barwników, przebiegu materiałowego, planowania w poszczególnych wydziałach.

Wprowadzenie nowego sytemu księgowego, który stwarzałby takie możliwości, i tak wymagało wykonania prawidłowego opisu technologii, linii produkcyjnych, magazynów, wydziałów produkcyjnych czy innych komórek organizacyjnych, co praktycznie umożliwiało szybkie uruchomienie procedur MRP (i pokrewnych). Rozpoczęcie prac od modułu księgowego powodowało niebezpieczeństwo, iż później wystąpi konieczność naginania opisu technologii do wymogów już istniejącego w tym momencie planu kont. A ten plan nie zawsze koreluje z wymogami planowania produkcji czy rachunkowości zarządzczej. Przykładowo - ciąg technologiczny złożony z dwóch maszyn księgowych może opisać jedną normą.

Tymczasem część wyrobów korzysta z jednej maszyny, część z drugiej, a część z obu. Jeśli zatem zostaną opisane jako całość, uniemożliwia to prawidłowe procedury planistyczne, wyliczenie kosztów itd. Opis wykonany przez księgowość może nie być adekwatny do opisu technologicznego. Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego proponuję rozpocząć od opisu technologii, poprzez planowanie produkcji, kończąc na rachunku kosztów i księgowości.

Doświadczenia do wykorzystania

Bogatsi teraz o własne doświadczenie proponujemy zwrócić dużą uwagę na następujące zagadnienia:

Konieczność weryfikacji norm technologicznych. Muszą one być zdefiniowane dla każdego wyodrębnionego etapu obróbki technologicznej, w której powstaje wyrób, mogący być przetwarzany na co najmniej dwa inne wyroby lub kiedy jest sprzedawany. Powinny one uwzględniać obciążenia ekologiczne, a także wykorzystanie mediów energetycznych, zwłaszcza przy rosnącym udziale kosztów powstających z tego tytułu.

Stworzenie dla własnych potrzeb systemu, pozwalającego na szybką identyfikację poszukiwanej przez poszczególnych użytkowników pozycji materiałowych, a także ustalenie dla każdego użytkownika przejrzystego menu. Wydaje się, że są to w znacznym stopniu elementy, które mogą uczynić pracę w systemie "przyjazną". Spotykaliśmy się w praktyce, przy kontaktach z innymi użytkownikami, z przykładami jak można zniechęcić techników do pracy w takim systemie, "karząc" ich 12-cyfrowymi numerami pozycji nie dającymi im żadnej użytecznej informacji. Należy mieć na uwadze, że w tego typu systemach dane - również dla modułów księgowych - są wprowadzane w znacznej części przez użytkowników nie pracujących w działach księgowo-ekonomicznych, gdzie były dotychczas tradycyjnie wprowadzane.

Wypracowanie równocześnie schematu opisującego produkcję i na tej podstawie koncepcji modelu kosztowego, spełniającego z jednej strony wymogi obowiązującego sposobu prowadzenia księgowości czy systemu podatkowego, z drugiej - uwzględniającego specyfikę firmy i pozwalającego wdrożyć rachunkowość zarządczą. Należy zapewnić analizę opłacalności i możliwość podejmowania decyzji dotyczących poszczególnych ogniw firmy (na poziomie wyrobu, linii technologicznej, wydziału). Można to osiągnąć poprzez prawidłowe zdefiniowanie stanowisk kosztowych i sposób ich agregacji, uwzględniając uwarunkowania technologiczne. W tym przypadku ZPB "Boruta" skorzystał ze współpracy z firmą Rafib, przy współudziale której taki system kosztowy opracowano, uwzględniając specyfikę MAX-a.