Opisany system zarządzania zmianami dotyczy dokumentacji konstrukcyjnej, opisowej i systemu jakości. Nie dotyczy zmian w technologiach - zmiany w technologiach nie są parametryzowane i dokumentowane. Zapisy technologiczne są kontrolowane przez pakiety dotyczące planowania i ewidencji produkcji oraz rejestrowane w postaci transakcji. Zintegrowany system komputerowy ułatwił nadzorowanie zmian w dokumentacji (uważamy, że jest to najważniejsza zaleta tego typu systemów), rozwiązane zostały problemy dotyczące zarządzania dokumentacją i elastycznym wprowadzaniem zmian z tytułu różnych wymagań klientów.

Działania korygujące i zapobiegające

Działania tego typu są realizowane zawsze przed uruchomieniem planu produkcji. Sprowadzają się one do kontroli wybranych plików w zakresie np.: poprawności zapisanych struktur wyrobów, technologii realizacji, kosztów i innych danych. Do kontroli tej służy specjalne oprogramowanie (query) uruchamiane przez tzw. oficerów systemu. O randze tego oprogramowania świadczy fakt, że obecnie jest zredagowanych ok. 300 zestawów programowych, umożliwiających kontrolę plików w różnych układach.

Fakt użytkowania tego typu oprogramowania nie świadczy jeszcze o spełnianiu wymagań wspomnianej normy ISO. Działania w tym obszarze normy muszą mieć charakter systemowy, którego podstawą jest analiza sumarycznych wyników i niezgodności, występujących w dłuższych przedziałach czasowych, świadczących o zaistniałych zjawiskach bądź trendach. W naszym przypadku działania korygujące mogą być realizowane poprzez plan poprawy jakości lub jako problemy jakościowe.

Działania korygujące realizowane w postaci problemów jakościowych dotyczą sytuacji, kiedy istnieje konieczność wprowadzenia zmian w dokumentacji konstrukcyjnej. Każde zgłoszenie, uznane za problem jakościowy, jest szczegółowo analizowane i oceniane. Ocena dotyczy stanów przed i po wprowadzeniu zmian (w tym zakresie wykorzystywane są metody FMEA). Cykl wprowadzanych zmian w dokumentacji może być stosunkowo długi, toteż decydenci mogą na bieżąco obserwować stan zaawansowania działań naprawczych, zarejestrowanych na terminalach, i w porę podejmować działania zastępcze.

Prezentowanie informacji jakościowych

Prawdziwy przełom we wdrażaniu systemu jakości występuje wtedy, gdy bezpośredni wykonawca (robotnik, planista, magazynier) przekona się, że system ten wdrażają wszystkie szczeble zarządzania i nadzoru. Bezpośredni wykonawca ocenia system według swoich kryteriów. Szczególnie zwraca uwagę, czy zgłoszone przez niego problemy jakościowe są rozwiązywane w odpowiedni sposób. Wykonawca, nękany ciągłymi auditami, chce sprawować jakąkolwiek kontrolę nad jakością, a od nadzoru oczekuje informacji syntetycznych i podanych w sposób praktyczny.

Dostęp do informacji zapewniają terminale połączone siecią z serwerem, niemniej zawartość informacji w bazie danych jest tak duża, że uniemożliwia wyciąganie przez użytkowników systemu komputerowego wniosków jakościowych. W związku z tym zaistniała potrzeba wybrania ważniejszych danych jakościowych i zaprezentowania ich na terminalach w sposób zrozumiały dla użytkowników. Przykładem jest uniwersalne "menu użytkownika", które zawiera opcje strategicznych informacji jakościowych.

Jedna z opcji użytkownika dotyczy auditów wewnętrznych. W niej zawarty jest plan auditów, lista pytań kontrolnych, dotyczących elementów systemu jakości, zalecenia poauditowe i oceny z auditu. Wprawdzie oceny z auditów wzbudzały wiele kontrowersji, jednak okazało się, że umożliwiają one wartościowanie elementów systemu jakości niezależnie od ocen kierownictwa. Ponadto są to oceny jawne, dostępne na wszystkich terminalach - personel może na bieżąco śledzić wyniki auditów, związane z nimi działania naprawcze oraz wyciągać wnioski. Zaobserwowano, że w przypadku ocen relatywnie niskich, liczba zgłoszeń problemów jakościowych szybko wzrasta, przy czym autorzy zgłoszeń podają własne propozycje rozwiązania problemów. Jedna z nich dotyczyła drukowania identyfikatorów (przywieszek) na detale - obecnie są one drukowane na papierze samoprzylepnym razem z planem produkcji.

Warto dodać, że zestawy pytań kontrolnych dla auditorów są sformułowane jako jednoznaczne kryteria jakości, określające stany rozpatrywanych elementów systemu jakości. Globalny wskaźnik jakości (dla całego przedsiębiorstwa) jest obliczony na podstawie danych elementarnych (wg zasad inżynierii jakości) i prezentowany graficznie. Analiza tego wskaźnika w różnych odstępach czasu, uzupełniona danymi dotyczącymi interwencji serwisowych, dostarcza syntetycznego materiału informacyjnego o postępie działań i realizacji polityki jakości ustalonej przez zarząd. Informacje tego typu, przechowywane w zastrzeżonych zbiorach, mogą być udostępniane auditorom zewnętrznym za pomocą modemów.

Uwarunkowania

Nowoczesne systemy komputerowe wspomagają działania w systemach zapewnienia jakości, zdecydowanie poprawiają efektywność tych systemów i umożliwiają konkretyzowanie poziomu jakości. Są jednak pewne uwarunkowania związane z uzyskaniem tej efektywności. Podstawowym warunkiem jest wdrożenie bazy danych techniczno-ekonomicznych. Bez tego nie może być mowy o jakimkolwiek systemie jakości zarządzanym techniką komputerową, ponieważ w skład procesów technologicznych wchodzą operacje kontroli. Od nich uzależnione są dalsze działania związane z uruchamianiem odpowiednich transakcji jakościowych (np. dotyczące braków) lub związane z prowadzeniem kart kontrolnych. Konkretyzowanie poziomu jakości jest więc możliwe, w sytuacji gdy "zbiory są pełne". W przeciwnym razie pozostaje mozolna praca ręczna, powodująca, że system komputerowy i system zapewnienia jakości nie są spójne.