Prawie na każdą kieszeń

Zwiększeniu popularności systemów wideokonferencyjnych sprzyja rozszerzanie ich oferty tak, by każdy potencjalny użytkownik mógł znaleźć produkt, który jest dopasowany do jego wymagań i możliwości finansowych. Pod tym względem, już obecnie dostępnych jest wiele rozwiązań, które w ogólności można podzielić na trzy podstawowe kategorie.

Największe i oczywiście najdroższe rozwiązania dla 30 lub więcej użytkowników są przeznaczone przede wszystkim do organizowania zdalnych szkoleń, prezentacji lub wykładów i wykorzystywane w edukacji lub dużych korporacjach. Ceny takich kompletnych systemów są liczone w milionach USD.

Nieco mniejsze, ale duże systemy stacjonarne dla firm, korporacji lub firm usługowych mają najczęściej 3, 4 wielkoformatowe monitory, instalowane w specjalnie przystosowanej sali konferencyjnej, z odpowiednim nagłośnieniem i oświetleniem. Typowe rozwiązania tego typu są przeznaczone do obsługi 4-8 osób siedzących z jednej strony stołu konferencyjnego, po którego drugiej stronie jest umieszczany zestaw monitorów prezentujących obrazy z jednej lub wielu zdalnych lokalizacji.

Systemy klasy średniej składają się z jednego monitora i kamery. Mogą obsługiwać 1-3 osób i są dostępne również w wersjach mobilnych, tzn. umożliwiających względnie łatwy montaż/demontaż systemu i jego przenoszenie w inne miejsce.

Oprócz tego na rynku dostępnych jest wiele wersji względnie prostych i tanich systemów osobistych. Mogą to być terminale z monitorami, wideotelefony lub po prostu oprogramowanie zainstalowane w komputerze PC lub notebooku wyposażonym w kamerę, głośniki i mikrofon, i podłączonym do internetu. Nie są to systemy wideokonferencyjne w pełnym tego słowa znaczeniu, ale w niektórych rozwiązaniach pełnią rolę pomocniczą - pozwalają na przykład na podłączenie do wideokonferencji użytkowników, którzy z takich czy innych powodów nie mają dostępu do systemu.

Mimo systematycznie spadających cen, koszty systemów wideokonferencyjnych są wciąż dość wysokie. Wyposażenie pojedynczej sali wideokonferencyjnej mieszczącej 18-36 osób kosztuje ok. 350 tys. USD, włączając w to odpowiednie przystosowanie akustyki i oświetlenia pomieszczenia, ale bez uwzględnienia kosztów wsparcia technicznego i sieci. Jeśli jednak uwzględnić bezpośrednie koszty podróży służbowych, hoteli itp., a także wartość czasu bezproduktywnie spędzanego w czasie ich trwania, to inwestycja może być opłacalna. Jak mówią przedstawiciele Cisco, powołując się na niezależne badania, w wielu korporacyjnych wdrożeniach okazało się, że czas zwrotu takiej inwestycji wynosi tylko 6-9 miesięcy.

Jeśli jednak system wideokonferencyjny wydaje się przydatny, ale wiadomo, że czas jego wykorzystywania nie będzie zapewniał szybkiego zwrotu inwestycji, można rozważyć inne opcje, takie jak leasing wyposażenia czy wynajmowanie sali wideokonferencyjnej od firm świadczących takie usługi. Warto zauważyć, że największe sieci hotelowe Starwood Hotels and Resorts oraz Marriott International zaczęły ostatnio inwestować w wyposażenie niektórych swoich hoteli w sale wideokonferencyjne, które można wynająć.

Inną wartą rozważenia opcją jest zakup systemu HD średniej klasy, który choć nie oferuje tak zaawansowanych funkcji jak wersje high-end, to w wielu zastosowaniach może się dobrze sprawdzać. A tego typu jednomonitorowe rozwiązania można kupić nawet za mniej niż 10 000 USD.