Każdy po swojemu
-
- Andrzej Gontarz,
- 10.11.2003
Zastanówmy się, czy te same argumenty mogą okazać się przekonujące dla kierownictwa urzędów i instytucji publicznych? Paul Strassmann radzi wszystkim szefom IT: "Trzeba mówić tym samym językiem co zarząd, trzeba umieć uzasadnić przeniesienie kapitału do sfery informatyki". Kierujący organami państwa nie myślą jednak kategoriami ekonomicznymi. To nie stanowi domeny ich działalności. Jeżeli szef działu informatyki w administracji ma mówić tym samym językiem co jego zwierzchnik, to musi używać argumentów zbieżnych z oczekiwaniami kierownictwa urzędu. W biznesie oczekiwanie jest jedno - zwiększenie zysku. W administracji oczekiwania mogą być różne, zależne chociażby od celów stawianych przez obecnie rządzącą ekipę. I nie dotyczy to tylko Polski, gdzie administracja jest wyjątkowo bardzo uzależniona od polityki. Poza tym cele stawiane przed administracją mają charakter jakościowy, a nie ilościowy. Sprawna obsługa spraw mieszkańców czy organów państwa jest zadaniem niezwykle ważnym z punktu widzenia interesów obywateli, ale trudnym do jednoznacznego określenia w kategoriach ilościowych.
Nawet cele - wydawałoby się natury czysto ekonomicznej - mają w administracji podtekst polityczny. Paul Strassmann przyznaje, że realizowany obecnie w USA program obniżania kosztów działalności amerykańskiego rządu i wszystkich agencji rządowych jest programem gabinetu George'a W. Busha. Projekty IT w instytucjach rządowych mają przedstawiać korzyści polegające na zmniejszaniu wydatków, ale też być zgodne z priorytetami działania ustalonymi arbitralnie przez waszyngtońską administrację prezydenta. Na przykład w sferze IT są to archiwa elektroniczne, bez względu na to, jakie koszty są związane z ich prowadzeniem.
Warto zauważyć, że u podstaw programu budowy elektronicznego rządu w krajach Unii Europejskiej też leżą przede wszystkim przesłanki polityczne. Aspekty ekonomiczne mają w gruncie rzeczy znaczenie drugoplanowe, przywoływane są dla wzmocnienia politycznej argumentacji.
prof. Witold Kieżun z Katedry Zarządzania Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie
Zarządzanie zamiast administrowania
Bardzo istotne jest dzisiaj pytanie, na ile biznesowe modele zarządzania dadzą się zastosować do zarządzania w sferze publicznej. Doświadczenia z wielu krajów pokazują, że staje się to wręcz niezbędne. W administracji publicznej na świecie jest obecnie bardzo mocny trend do ścisłej analizy kosztów. Wiele zadań i czynności przypisanych sferze publicznej przekazywanych jest też firmom prywatnym, m.in. w zakresie gospodarki komunalnej, transportu, energetyki. Konieczny staje się przy tym ścisły, systematyczny nadzór nad ich działalnością. Nie można się już tu obejść bez systemów informatycznych, które pozwalają na szybkie wykrywanie nieefektywności czy marnotrawstwa.
Proces informatyzacji organów administracji wszystkich szczebli jest na świecie zaawansowany. Polska jest niestety - jeszcze daleko w tyle. I ma to swoje konsekwencje, gdy weźmiemy pod uwagę skuteczność działania organów polskiego państwa.
W krajach wysoko rozwiniętych bogata baza komputerowych informacji umożliwia racjonalną politykę ekonomiczną i strukturę budżetu państwa. Brak dostępu do bieżących informacji nie pozwala administracji na śledzenie realizacji wpływów i podejmowanie natychmiastowych interwencji w przypadku opóźnień w płatności firm. Zanim urzędnik to sprawdzi i wyśle ponaglenie, mija sporo czasu, w którym państwo nie może dysponować należnymi mu funduszami. Dominujące w naszych urzędach ręczne sterowanie to wymierna strata czasu i pieniędzy. Kończy się to deficytem budżetowym, którego jedną z poważnych przyczyn jest właśnie brak stałego dostępudo informacji.
Administracja to nie firma, ale działalność urzędów, tak samo jak i przedsiębiorstwa, ma aspekty finansowe, ekonomiczne. Dlatego też na świecie mówi się o odchodzeniu od administrowania sferą publiczną. Zaczyna się zarządzać jednostkami publicznymi z wszystkimi wynikającymi z tego tytułu konsekwencjami: analizą kosztów, dochodów, rachunkiem opłacalności, szukaniem oszczędności itp. Coraz bardziej odczuwalna jest w sferze publicznej potrzeba myślenia kategoriami biznesu, aby można było skutecznie realizować stojące przed państwem zadania. Nie można odpowiedzialnie planować reformy oświaty lub służby zdrowia, gdy się nie wie, czy wystarczy pieniędzy na płace nauczycieli, lub gdy nie ma możliwości stuprocentowej realizacji składek ubezpieczeniowych. Zestaw aplikacji typowych dla biznesu staje się konieczny dla administracji. Jedna baza danych musi objąć: zaopatrzenie, budżetowanie, finanse, projekty, przetargi, obsługę obywatela, rejestrację, wszelkiego typu zgłoszenia, czy logistykę.
Inwestycje w informatykę w administracji są kosztowne, ale szybko się zwracają w postaci obniżki kosztów działalności urzędów i zwiększenia ich skuteczności w egzekwowaniu wpływów do budżetu państwa. Ten kierunek działania przynosi wymierne efekty we wszystkich dobrze zorganizowanych krajach. Jeśli chcemy być pełnoprawnym partnerem w Unii Europejskiej, konieczny jest - wręcz rewolucyjny - rozwój informatyki w administracji.
